Krönika: Tack gode gud för Ipren!

Vi har för många möten -vi inför mötesfria onsdagar!

Vi har för många interna mejl -vi inför mejlfria fredagar!

Vi är så stressade -vi tar in en stressföreläsare!

Medarbetarnas engagemang har minskat -vi tar in en engagemangsföreläsare!

Medarbetarnas motivation sjunker -vi tar in en motivationsföreläsare.

Missförstå mig rätt, inspirationsföreläsare kan sätta fokus på det vi vill skall hända, men en quickfix löser inte sjukdomsbilden precis lika lite som en Ipren gör om jag har stresshuvudvärk. Det lindrar för stunden.

För att få gott om tid, få motiverade och engagerade medarbetare, bli en livskraftig organisation som leder oss till att bli en attraktiv arbetsplats och arbetsgivare så handlar det om våra arbetssätt.

I en värld som ständigt är i förändring och för att få medarbetare att vara sitt bästa i den så behöver alla få känna trygghet, mänsklig kontakt och mening. Det visar forskning och det väl något alla av oss vill ha?

Redan 2018 konstaterade Dan Nixon och hans kollegor på Bank of England att vi hade hamnat i en uppmärksamhetskris där alla våra kommunikationskanaler ständigt ropar på vår uppmärksamhet. De kom fram till detta när de såg att de senaste 12 åren fram till då hade produktiviteten stadigt gå ner i världen.

Fakta:

De senaste 20 åren innan pandemin hade mötestiden mer än fördubblats. Bara sedan pandemin har mötestiden ytterligare ökat med 12%.

Samtidigt har vi de senaste 15 åren tillfört allt fler digitala kommunikationskanaler.

Utan att vi tagit bort. Bara lagt till. De flesta har exempelvis den interna mejlen kvar trots att vi teamskanaler eller andra plattformar där den kommunikationen kan ske bättre.

De stressrelaterade sjukdomarna fortsätter att öka.

Allt fler vill byta jobb samtidigt som alla vil vara en attraktiv arbetsgivare.

Jag får inte ihop det. Alltför många är nöjda med att vara missnöjda.

Här kommer några tips som på ett enkelt sätt frigör en månads arbetstid/ år och tjänsteperson! (Hur skulle det kännas hos er?)

Ta fram en intern kommunikationsstruktur där ni en gång för alla reder ut var, när och hur kommunicerar vi vad?

Vad syftar respektive kanal till och vad använder vi dem till?

Våga ta bort är tipset! (oavsett vad ni investerat, det kostar mer att fortsätta med det som inte fungerar)

När det är gjort är det dags att skapa en mötesstruktur.

Kartlägg alla era möten. Titta på att de stödjer er verksamhetsplan (de andra kan ni ta bort). Vilka är deltagarna som kan bidra på mötet? Frekvens och tid.

Oftast går detta bara slentrianmässigt.

Vilka möten är så viktiga att alla skall vara på plats fysiskt? Vilka möten skall vara digitalt? Och om ni skall ha hybridmöten, vad är fördel med dem istället för det skulle ara digitalt?

Synliggör därefter alla möten i en matris som kommuniceras till alla anställda så att alla förstår meningen (syftet) med de möten ni har.

Lägg sedan in allt i de befintliga strukturerna. I medarbetarsamtal, i medarbetarundersökning, i introduktioner, i kompetensplaner (om en chef skall tillbringa 25 år av sitt arbetsliv i mötesrummet är det bra att få en tvådagars mötesledarutbildning, eller hur?)

Denna enkla insats får stora effekter och inte minst att ni blir en syftesdriven organisation!

Du har ett av de viktigaste jobben (det viktigaste?) i din organisation. Du har med största sannolikhet mandat att lyfta denna fråga. Du kan kan!

Av: Micke Darmell, föreläsare, utbildare och författare