Hur skapar vi tryggare event och möten? Del 3 – säkerhet, ordningshållning och inpassering

Varför behöver man säkerhet på sitt event?
Den frågan behöver ni själva besvara, genom att fundera över några viktiga frågor:

• Finns det saker, personer, värden eller information som vi behöver skydda på vårt event? Är det till exempel så att ni ska delge affärskritisk information på eventet, som ej bör komma till allmän kännedom?
• Finns det hot mot företaget, branschen, ämnet eller någon medverkande? Dreven på sociala medier går fort idag, även om företaget som anordnar eventet inte själva uppfattar sig som i stormens öga kan det ändras snabbt genom ett missförstånd eller ett drev. En talare som ska föreläsa, kan snabbt gå från att vara populär till att vara ett jagat villebråd av både allmänhet och media.
• Finns det något i närheten som kan påverka ert event? Håller ni till på en knutpunkt typ flygplats? Spelar två rivaliserande fotbollslag en match i arenan bredvid?

Svaren på dessa frågor ger er de första indikationerna på hur och i vilken omfattning ni bör planera för fysisk säkerhet.

Vad behöver jag för olika vakter?

Dörrvakt
(Kan också kallas vakt, entrévärd, security eller motsvarande). För denna roll krävs ingen formell utbildning, men det är önskvärt. I uppgiften ingår att övervaka entrén, välkomna gäster och att kontrollera att gäster uppfyller de eventuella krav som ställs, tex att de ska stå på listan. Dessa kan göra en stor nytta med tydliga instruktioner, enkla rutiner och ett närvarande ledarskap.

Väktare
En väktare arbetar med att utföra bevakningsuppgifter. Väktaren bär uniform och den huvudsakliga uppgiften olika typer av tillsyn och bevakning. På ett event skulle en väktare kunna sköta entré- & badgekontroll samt fast eller ronderande bevakning av till exempel lokalerna eller egendom.

Ordningsvakt
Ordningsvakter på förordnande av polisen och bidrar till att upprätta allmän ordning i offentliga miljöer. De är anställda av en arrangör eller av ett bevakningsföretag men har lydnads- och rapporteringsplikt till polisen, som också ansvarar för utbildning och tillsyn av dem. Alla ordningsvakter arbetar i en blå uniform som är reglerad i polismyndighetens föreskrifter. Oftast krävs det ordningsvakter för att få ett serveringstillstånd, som krävs för att få servera alkohol.

Personsskyddsväktare
En personskyddsväktare (populärt kallat livvakt) arbetar med att skydda en person mot hot i dennes omedelbara närhet. Utöver skyddsverksamheten arbetar personskyddsväktare med riskanalys, skydd mot avlyssning och andra kvalificerade säkerhetstjänster. På ett event kan det vara att skydda en eller flera potentater, till exempel företagsledningen.

Vid event kan det både behöva skapas samverkan med redan befintliga kategorier av säkerhetspersonal som finns på stället som kompletteras med tillfälliga och specifika behov av säkerhetspersonal beroende på typ av event och förutsättningarna i övrigt. Oavsett vilka typer av vakter du väljer att arbeta med på ditt event är det viktigt med tydliga förutsättningar, hur ni ska kommunicera och hur ni delar information för en ordnings- och skalskyddsorganisation. Var ska de stå för att göra mest nytta, behöver de radio för att snabbt kommunicera? Fundera också, gärna tillsammans med säkerhetsföretaget: Vad är syftet, varför står hen här? Vad ska hen göra? Vad är viktigt?

Vi vill ju att vårt event ska kännas tryggt och säkert, då är det viktigt att jobba med trygghetsatmosfär och det skiljer sig mellan olika event och gästprofiler. Så fundera över vad som det ska tryckas på, vad som ska lysa igenom just på ert event.

Jobba med glada och trevliga vakter, och bemöt dem själv glatt och trevligt – då gör de flesta ett bättre jobb.

Skalskydd
Skalskydd kallas det som redan finns på anläggningen, väggar, dörrar, fönster, staket, lås, larm och så vidare. Använd helst befintligt skyddet så mycket det går. Säkerställ att dörrar som ej behöver vara öppna är låsta. Se över vilka anpassningar som kan och behöver göras. Görs inte anpassningar utan skydd, lås, dörrar sätts ur spel så förlorar ni mycket i ”gratis” trygghet.

Vidare kanske det går att använda det ordinarie passagesystemet? Kan det skapas och anpassas behörighetsgrupper för eventet, och samtidigt spärra bort ordinarie verksamhet och andra som inte har med eventet att göra?

På event lämnar vi ju också ofta stora värden i datorer och teknik över natten, kan inbrottslarmet anpassas och aktiveras så man slipper dyrbar bevakning/bemanning nattetid?

Vilka är på eventet?
Det finns flera anledningar till att ha bra koll på vilka som befinner sig på eventet. Dels att inga obehöriga tar del av information och eventet, i händelse av utrymning behöver vi veta hur många det var och genom att ha koll på vilka som är inne, vet ni också att alla andra är utanför.

De flesta event har ett anmälningsförfarande, med badgar som delas ut vid ankomst. Genom att uppdatera listan med ej uthämtade badgar och ev. tillkomna ligger ni väldigt bra till. Om ni sedan också fyllt på med några vakter/värdar som på strategiska platser kollar att alla har sin badge synlig så har ni både skapat en trygghet för gästerna och en säkerhet för er själva. Nu skriver vi genomgående badge, men det kan vara namnskylt, rfid-armband eller annan märkning som visar vilka som hör hemma var.

Säkerhet uppfattas ofta som motsats till tillgänglighet, flexibilitet, smidighet, frihet men oftast uppskattar gästerna känslan av att det här är ett event där min trygghet är viktig. Och som vi skrev i första avsnittet, om trygghet och säkerhet får vara med under hela planeringen behöver inte ingreppen speciellt märkbara. Det är när de görs i sista sekund som de lätt kan uppfattas som inte helt anpassade och genomtänkta.

Vad kan hända?
Utåtagerande
Vi lever i en ny omvärld som kräver en helt annan beredskap kring våld, hot, attentat, tyvärr. Det måste finnas en beredskap mot utåtagerande personer, de kan faktiskt finnas både inom eventet och/eller utifrån. Ökad psykisk ohälsa ute i samhället ökar risken för att i någon form hamna i icke önskvärda och obehagliga situationer. Men det är ofta svårt att veta var, när och hur. Att möta ohälsa kan innebära att möta allt från utsatthet, ilska, frustration, uppgivenhet och ju bättre beredskap och medvetenhet kring dessa delar desto bättre kan en beredskap och hantering bli.

Alkohol
Alkoholservering är något som sker på många event och med tanke på att 15 % av alla svenskar 16–84 år har en riskkonsumtion av alkohol enligt FHM så finns det risker med att servera alkohol på event. Det ökar också risken för sex- och våldsbrott, vilket gör att man har mycket att vinna på att hålla berusningsgraden i schack.

Stölder
Många värdefulla föremål och kontanter i samhället har blivit svårare att tillgripa och detta innebär att brottslingar kommer hitta nya sätt och arenor att komma över värdeföremål. Många tillvägagångssätt blir också både mer iskalla och brutalare (rån) och naivitet kan ofta utnyttjas. Se till exempel trenden att råna kändisar som visat sina värdeföremål på sociala medier, eller mäklare som rånats på visningar.

Inrymning
Hur stänger vi in oss och låser lokalen om något allvarligt skulle hända utanför eller i närheten? Skolor övar idag lika mycket på inrymning som utrymning, men vi som är i vuxen ålder har alltid fått lära oss att springa ut om något händer. Vi har aldrig tränat på att gömma oss.

Nedanstående film har MSB och Polismyndigheten tagit fram, den ger en bra grundberedskap hur man som enskild ska/kan agera vid en oönskad händelse.

Sammanfattning
Om ni svarar på frågorna ovan, inventerar vilka säkerhetsresurser ni behöver, säkrar skalet och har en förberedelse för att saker kan hända så kommer ni på ett helt annat sätt kunna hantera mycket av det som kan hända.

Det här den tredje artikeln om tryggare event och hur man väver in detta i sitt arbete. I det avslutande avsnittet kommer vi på arbetsmiljö.

Den första hittar du här, den andra här.

Dessa artiklar blir ju bara relevanta om de ger er läsare något, så hör av er mail eller LinkedIn

Tomas Stålmarck och Jacob Silverhult

Om författarna
Tomas har med sina 20 år av professionellt eventarbete varit med om det mesta, lägger man till tio somrar som livräddare och ett antal år som frivillig brandman så blir det några pulshöjande händelser att plocka erfarenheter från.

Jacob har en lika lång och bred säkerhetsbakgrund inom riskhantering, skadeförebyggande arbete, fysisk säkerhet, krishantering, bevakning och brandskydd inom branscherna industri, energi och produktion. Det är verksamheter där säkerhetsområdet är brett och omfattande och något som det aldrig får tummas på.

Deras vägar korsades när de genomförde ett större event tillsammans. Jacob som säkerhetsansvarig från beställaren och Tomas som ansvarig för bland annat säkerheten från eventbyråns sida. De kände direkt att de hade liknande värderingar kring eventtrygghet och har sedan tio år arbetat ihop med konserter, festivaler och företagsevent. De utbildar också regelbundet i olika forum.