Spindeln i nätet hos McNeil i Helsingborg

Åsa Johansson har en bakgrund inom resebranschen och den röda tråden i hennes karriär har varit administration. I sin roll som Executive Assistant stöttar Åsa ledningsgruppen för Supply Chain. Vissa i ledningsgruppen har stöd av andra assistenter på sina avdelningar, men Åsa ansvarar för det övergripande stödet. Hon samarbetar med andra assistenter och jobbar nära VD, HR, finanschef och produktionschefer. Åsa har även väldigt många externa kontakter i sin roll. En stor del av arbetet handlar om att kommunicera och sålla information, så att rätt information kommer fram till berörda medarbetare.

– Jag jobbar mycket med att ta den information som kommer och kommunicera till de som är berörda. Jag håller koll på information som kommer från koncernen och sorterar den för att se vad som ska vidare till ledningen och vad som ska kommuniceras internt, berättar Åsa.

Åsa delar sin tid mellan egna projekt och daglig support. Just nu jobbar hon med ett projekt med inköpsprocessen, med syfte att hitta möjligheter att stötta och underlätta för medarbetarna. En stor del av dagen handlar också om att agera på uppgifter som kommer in och anpassa sig för att kunna stötta ledningen.

– Det roligaste med jobbet är kontakten med andra människor och att få ge support. När jag tittar tillbaka så är det vad jag jobbat med i hela mitt yrkesliv. I min roll är det viktigt att kunna skapa sig en översiktsbild och se saker från ovan. Det är inte konstigt att vi assistenter ofta kallas för spindeln i nätet, det är ofta det vi är och det ger en ganska tydlig bild av yrket, säger Åsa.

Det har hänt mycket inom Åsas roll de sista åren och för att vidareutveckla sig så går hon en utbildning för Executive Assistants på Handelskammaren. Det har gett henne utbyte med branschkollegor och en förståelse för hur olika rollen kan se ut. Åsa jobbar inte lika nära varje person som många andra, eftersom hon hon ger stöd åt en hel ledningsgrupp. Istället har hon en överblick och samarbete med flera människor. För framtidens Executive Assistants tror Åsa det är viktigt att vilja, och kunna, vara personen som inte står längst fram. Att istället ge stöd bakom och se till att allt fungerar. Hon tror även det är bra att ha bra kontakter så man kan stötta andra eller själv ta hjälp när det behövs. Åsa menar att behovet av assistenter är starkare än någonsin.

– Vi som jobbar som assistenter ser att det läggs så mycket på chefer som de inte har tid med. I takt med att cheferna behöver förändra sitt sätt att jobba så ändras även vår roll. Som Executive Assistant är det bra att kunna juridik, ekonomi och hur ett företag fungerar. Det handlar inte bara om att ställa fram en kopp kaffe. Det är viktigt att kunna se saker från ovan och knyta ihop säcken så att allt fungerar, avslutar Åsa.

Av: Lovisa Wallin