SD Worx söker Office Assistant i Sundbyberg – nyckelroll i kontorsdrift, event och ledningsstöd
SD Worx förstärker sitt svenska team med en Office Assistant i Sundbyberg. Tjänsten är en central nod för kontorsdrift, facilities, mötes- och kalenderhantering, samt stöd till både ledning och People‑funktionen. Rollen omfattar även koordinering mellan kontoren i Sundbyberg och Norrköping samt tre mindre satellitkontor. För dig som är kontorsassistent, lednings-/VD‑assistent eller executive assistant med driv och servicekänsla är detta ett karriärsteg med bredd och påverkan.
Nyckelansvar i rollen
- Vara huvudkontakt för alla kontors- och facilityfrågor; planera och koordinera dagliga aktiviteter med interna och externa intressenter.
- Säkerställa en välkomnande, professionell och välfungerande kontorsmiljö för medarbetare och besökare i samtliga svenska kontor.
- Stödja huvudkontoren i Sundbyberg och Norrköping samt tre satellitkontor.
- Stötta ledningen med möten och evenemang – bland annat ett större kundevent i november med cirka 150 deltagare.
- Administrativt stöd till People Team: onboarding, offboarding och hantering av förmåner.
- Fungera som svensk kontaktpunkt gentemot Office Managers och Executive Assistants i koncernen; ansvara för möteskoordinering, bokningar och kalendersynk för Market Team.
- Utföra övriga administrativa uppgifter utifrån verksamhetens behov.
Efterfrågad profil och kvalifikationer
- Erfarenhet från administrativa roller, kontorsassistent- eller assistenttjänster.
- Proaktiv, positiv och kundfokuserad lagspelare med utmärkt kommunikations- och samarbetsförmåga.
- Exceptionell planerings- och organisationsförmåga, noggrannhet och ”can‑do”-attityd.
- Flexibel och stresstålig med förmåga att prioritera och driva flera spår parallellt.
- Närvaro på kontoret minst tre dagar i veckan och vilja att arbeta från Sundbyberg.
- God IT-vana, särskilt i MS Office.
- Utmärkt svenska och flytande engelska i tal och skrift.
Erbjudande till dig som söker
- Konkurrenskraftig lön baserad på erfarenhet och resultat samt flexibelt förmånspaket.
- Modern arbetsmiljö med flexibla arbetstider och möjlighet till distansarbete.
- Löpande kompetensutveckling via individuella utvecklingsplaner och professionella utbildningar.
- Tydliga karriärvägar – fördjupa expertis eller bredda kompetens inom kontorsdrift, HR‑administration eller ledningsstöd.
Varför rollen är intressant för executive assistants och ledningsstöd
Rollen kombinerar klassiskt office management med ledningsnära uppgifter. Du arbetar nära chefer och team över flera orter, bygger processer för onboarding/offboarding, säkrar friktionsfri vardag i kontoren och driver större möten och kundevent. För EA/VD‑assistenter innebär det en möjlighet att nyttja styrkor i kalenderhantering, stakeholder management och operativ projektledning – och konkret visa affärsnytta i vardagen.
Plats och arbetssätt
Tjänsten är placerad i Sundbyberg med ansvar även för Norrköping och tre satellitkontor. Minst tre dagar per vecka på plats för att säkerställa hög närvaro i kontorsdriften och nära samarbete med organisationen.
Så maxar du din ansökan
- Visa exempel på hur du har förbättrat kontorsprocesser (t.ex. leverantörsstyrning, mottagning, arbetsplatsservice) med mätbara resultat.
- Lyft erfarenhet av att koordinera ledningsmöten, komplex kalenderhantering och bokningslogistik över flera orter.
- Beskriv hur du skapat minnesvärda event (gärna 100+ deltagare) med fokus på detaljer, budget och uppföljning.
- Konkreta insatser inom onboarding/offboarding och förmånsadministration som ökat kvalitet eller minskat ledtid.
- Understryk din IT-vana i MS Office och eventuella verktyg för rumsbokning, leverantörs- eller ärendehantering.
- Framhäv tvåspråkighet (svenska/engelska) och din förmåga att samarbeta i internationella team.
Mångfald och inkludering
SD Worx välkomnar ansökningar från kvalificerade kandidater oavsett ursprung, kön, etnicitet, religion, ålder, funktionsvariation, sexuell läggning eller livssituation. Bolaget lyfter mångfald som en drivkraft för innovation och inspiration.
Ansökan och nästa steg
Är du en strukturerad, serviceinriktad och Swedish speaking Office Assistant som trivs i en snabb och dynamisk miljö? Då kan detta vara rätt steg för dig. Sök tjänsten via SD Worx officiella kanaler och ange tydligt hur din erfarenhet matchar ansvar och krav ovan. Observera att informationen är sammanställd från arbetsgivarens jobbannons; kontrollera alltid annonsen för senaste uppdateringar.
Executiveeffect bevakar kontinuerligt lediga jobb och karriärvägar för dig som arbetar närmast ledningen. Vill du fördjupa din kompetens inom office management och executive support? Följ våra guider, intervjuer och verktyg för fler insikter och resurser.
