I många bolag fattas de mest avgörande besluten inte i formella möten, utan i samtal mellan möten. I korridorer, i telefonsamtal, via mejl eller meddelanden. Ofta sker det av effektivitetsskäl och med goda intentioner.

Men när beslutsfattandet glider från det formella till det informella uppstår en risk som sällan uppmärksammas förrän i efterhand.

Informella beslut är fortfarande beslut

Ett vanligt misstag är att betrakta informella beslut som preliminära eller utan faktisk betydelse. I praktiken kan de få minst lika stor betydelse som ett protokollfört styrelsebeslut.

När en inriktning kommuniceras, när en affär tillåts fortgå eller när en risk accepteras utan att tydligt adresseras, har ett beslut i realiteten redan fattats. Även om det aldrig formellt dokumenterats. Det är här många organisationer underskattar sin egen exponering.

När ansvar och dokumentation glider isär

Styrelseansvar bygger inte enbart på vad som står i protokoll, utan på hur beslut faktiskt har vuxit fram. När viktiga överväganden inte dokumenteras blir det i efterhand svårt att visa vilka risker som identifierats, vilka alternativ som diskuterats och på vilka grunder beslut fattats.

Det skapar ett glapp mellan faktisk styrning och formell dokumentation. Ett glapp som ofta får betydelse först när något går fel, och där ansvar i efterhand är svårt att tydliggöra.

”Beslut som inte dokumenteras upphör inte att existera. De blir bara svårare att bära ansvar för.” – Frida Treschow, advokat och grundare av Treschow & Partner

Styrelsens roll i informella processer

Styrelsens uppgift är inte att eliminera informella samtal. De är en naturlig del av allt ledningsarbete. Däremot behöver styrelsen säkerställa att avgörande ställningstaganden förs tillbaka till det formella rummet.

Det handlar om att ställa rätt frågor. När fattades detta beslut. På vilket underlag. Har riskerna diskuterats. Finns det dokumenterat.

Utan den disciplinen riskerar styrelsen att i praktiken stå utanför sitt eget ansvar, samtidigt som ansvaret formellt ligger kvar.

Governance som struktur för beslutsmognad

God governance handlar inte om att bromsa verksamheten, utan om att skapa struktur även när tempot är högt. Organisationer som fungerar väl har ofta tydliga mekanismer för när frågor måste lyftas, när beslut ska formaliseras och när processen behöver stanna upp.

Det är inte ett uttryck för byråkrati, utan för mognad. I dessa organisationer finns en gemensam förståelse för att beslut inte bara ska fattas, utan också kunna försvaras.

Avslutande reflektion

Många styrelser fokuserar på vad som beslutas. Färre reflekterar över hur besluten faktiskt kommer till.

I en allt mer komplex affärsmiljö är det ofta just beslutsprocessen som avgör om governance fungerar i praktiken. Inte när allt går enligt plan, utan när det oväntade inträffar.

Det är där skillnaden mellan informellt handlingsutrymme och faktisk styrning blir tydlig.