“Jag håller alltid ett öga på min inkorg”

Hej Li Dahl! Vem är du och vad jobbar du med?
– Jag är en snabb 55-åring som levererar med kvalitet, en av åtta Executive Assistants (EA), som arbetar med den verkställande ledningen på Scania i Södertälje.

Hur många år har du varit Executive Assistant?
– Sedan år 2001 är jag medlem som EA i verkställande ledningen. Jag började på Scania år 1995 – vilket innebär 25 år och guldklocka nästa år! Jag har sedan jag började genom olika möjligheter och egna initiativ letat mig vidare inom Scania-organisationen.

Hur ser din roll ut på Scania?
– Varje EA arbetar med en av verkställande ledningens Executive Vice Presidents (EVP). Jag supporterar EVP, Head of Purchasing. Det innebär att jag idag har två kontor. Ett på vårt huvudkontor och ett på Inköpskontoret. Det är två helt olika miljöer att arbeta i. På huvudkontoret är det fokus på ledningen, att de har vad de behöver inför sina möten och att utgöra ett team med de andra sju ledningsassistenterna. På Inköpskontoret har jag en annan roll då jag är teamleader för Inköps övriga sju assistenter. Inom teamet jobbar vi mycket för ett inköp, vilket helt enkelt handlar om att de 500 medarbetarna på inköp löser administrativa uppgifter och daily work på samma sätt. Sedan har jag givetvis också min chef att hålla ett öga på så att han har det han behöver. Nu lät det som han kom i andra hand, men det är egentligen tvärtom…

Berätta hur en vanlig dag kan se ut?
– Mejlskörden. Ibland undrar jag om våra medarbetare på Scania arbetar på natten? Inkorgen fylls på i samma stund som man går hem på eftermiddagen. Nu tillhör jag den kategorin som jobbar 24 timmar om dygnet, känns det som i alla fall, det vill säga jag håller alltid ett öga på min inkorg. Dyker det upp något viktigt som behöver min omedelbara action, oavsett tid på dygnet, så fixar jag det.

– När jag gått igenom mejlen handlar det om att titta i kalendern framåt, att min chefs möten följer varandra på ett naturligt sätt. Att han har luft för förflyttning mellan mötena och att han hinner andas! Scania är stort och han rör sig en del över hela Scania på sina möten och en transporttid på 15 min behövs minst från norr till söder. Det är också viktigt att han får sin lunch. Om den inte finns med i planeringen måste vi lösa det på annat sätt.

– Kalendern behöver tittas till varje dag, den förändras ständigt med resor och möten och annat som dyker upp. För min del kan jag i regel inte planera varje dags detaljer mer än en vecka eller två framåt. Då pratar jag om inbokade möten. Resor kan jag titta längre fram för och handlar det om Asien och USA gäller det att boka biljetter i god tid. Eftersom min chef reser mycket i tjänsten behöver även visum kollas upp och eller ansökas om i god tid.

– På huvudkontoret och hos verkställande ledningen är jag en medlem i EA-teamet som på ett övergripande sätt ska se över att vi löser rent administrativa frågor på likartade sätt i de olika områdena. Detta tar jag sedan med mig till området Inköp och mitt team där.

– På Inköp har jag mitt assistent-team som är en grupp på sju stycken, åtta med mig. Vi har regelbundna möten och tittar på Inköpsområdet och vad ledningen på Inköp behöver. Vi samplanerar resor och försöker få vardagen för min chefs ledningsgrupp att rulla på.

– Min chefs ledningsgrupp stöttar jag i de frågor jag kan. Det är de som vänder sig till mig för att få till möten med min chef och jag tar hjälp av dem när det är dags att planera punkter till våra ledningsgruppsmöten som vi har en gång i veckan.

– Så sammantaget är det här min vardag. Mejl, telefon och människor som bara dyker upp vid skrivbordet. Helt enkelt vara spindeln i nätet eller den magiska som har många bollar i luften.

Vad är roligast i ditt jobb?
– Egentligen skulle jag vilja säga alla bitar tillsammans, men det absolut roligaste är när samarbetet med chefen fungerar till 110%. När du en dag upptäcker att du har ett så bra samarbete att det inte behövs så många ord utan att man ändå förstår vad den andra menar. Då har man uppnått det ultimata samarbetet.

Vad lockade dig till rollen?
– Block, papper och pennor. Älskar det. Egentligen ganska lustigt, då utvecklingen för rollen blivit att jag mest sitter och tittar in i den digitala världen genom en skärm hela dagarna…

Vad är det viktigaste i samarbetet mellan en chef och en assistent?
– Teamwork. Det handlar om att vi båda håller koll på vad som händer och att vi kommunicerar och informerar varandra om det. Min chef och jag har i första hand sms-kontakt. Det passar honom och mig allra bäst då både han och jag vill ha snabba svar för att snabbt kunna gå vidare. I andra hand kommer mejl och i tredje telefonsamtal. Face-to-face (F2F) sker givetvis också när vi råkar vara på samma ställe samtidigt.

Hur gör du för att utvecklas i din yrkesroll?
– Jag har F2F med mina assistenter med jämna mellanrum. Det får mig att utvecklas som teamledare. Jag går även kurser regelbundet och har gått en fantastisk ledarskapskurs relativt nyligen som hette Scania Leadership Introduction. Den gav mig otroligt mycket och jag har hopp om att den lever vidare till nästa ledarskapsutbildning.

– I övrigt försöker jag hänga med i IT-utvecklingen och lära mig det som jag kan ha nytta av i min roll och som kan underlätta mitt jobb. Just nu handlar det mycket om Office 365, OneNote och Teams.

Kan du berätta om något misstag som du har gjort i början när du var ny i rollen och hur du hanterade det?
– Oj, jag gjorde säkert många, men det har jag förträngt..! På den tiden var det många oskrivna regler som behövde följas. Det handlade om klädkoder, till exempel inga jeans. Det handlade även om att dela samma värderingar som de äldre och mer erfarna. Det var helt klart mycket svårare att undgå att göra misstag. Du lärde dig av misstagen den hårda vägen på den tiden. Du skulle också passa dig noga för att ta egna initiativ, då var du inte en i teamet.

Vilket tips skulle du ge till andra som är sugna på rollen?
– Se till att bli specialist inom något område och jobba för att bli oumbärlig. Läs företagsekonomi och lär dig grunderna. Ju mer du lär dig desto mer kan du bli en business partner med din chef. Lär dig främmande språk eller specialisera dig på affärsengelska. Och kanske viktigast – jobba med att få skinn på näsan. Det behöver du. Min långa erfarenhet har gett mig mycket kunskap och en stor lärdom om hur jag ska hanterar olika människotyper och hur jag ska ta itu med komplexa arbetsuppgifter.