Executiveeffect
  • Start
    • Affärsresor
    • Expertråd
    • Inspiration
    • Kontor
    • Ledningsmöten
    • Livsstil
    • Möteskultur
    • Personlig utveckling
    • Rekrytering
    • Styrelsearbete
    • Säkerhet
  • Member
  • Utvalda mötes- & eventlokaler
  • Profiler
  • Krönikor
  • Karriär
    • Lediga Jobb
  • Verktyg
  • EVENTLEVERANTÖRER
  • Partners
    • IMA – International Management Assistants 
    • Scandinavian XPO
    • Robot Event
    • 7A
    • Koncept & Event
    • Trippus
    • OneMotion
    • Elite hotels
    • Fotografiska
    • Bio & Bistro Capitol
    • Aktiva event
    • Citykonferensen
    • Båsenberga Hotell & Konferens
    • Golfbaren
    • Volvo Studio
    • Liberty International
    • Convendum
    • Ventla
    • Style Scandinavia
    • Mindley
    • Spritmuseum
    • Maxim
    • Artipelag
    • Aronsborg
  • Annonsera
  • Om oss
Skip to content

2023-04-15 | Säkerhet

Hur skapar vi tryggare event och möten? Del 4 – vad har arbetsmiljö med event att göra?

I den sista artikeln om tryggare event ger vi oss in på arbetsmiljö, ett ämne som man kanske inte direkt förknippar med trygga event och säkerhet. Arbetsmiljö och eventarbete hör i allra högsta grad ihop. I grund och botten handlar det ju om att komma hem i gott skick efter en arbetsdag, men också att ha en arbetsmiljö fri från farligheter och stress som kan orsaka både olycksfall, skador psykisk ohälsa.

Hur skapar vi tryggare event och möten? Del 4 – vad har arbetsmiljö med event att göra?BIld av sagoodi från Pixabay

Det utmanande och intressanta är ju också att det handlar om flera olika gruppers arbetsmiljö. Dels såklart byrå, leverantörer och anläggning men det som skapar en extra knorr i detta är att beställaren flyttar sin arbetsmiljö från sitt vanliga kontor till en annan plats, men med exakt samma arbetsgivaransvar och krav. Ofta kanske i en fysisk miljö där någon annan ansvarar för lokalerna och en arrangör med anlitad byrå använder lokalerna med tillfälliga behov av byggnationer och installationer.

Utmaning
Ovanstående ger ju utmaningar såklart, och det som också tillkommer är att det är kedjor av leverantörer som har uppdraget i olika led. Beställaren har en begränsad budget, och tar beslutet att bara hyra lokalen i en dag. Det kommer förmodligen att innebära rigg från väldigt tidig morgon, och riv en bra bit in på natten. Beställaren anlitar en eventbyrå, som i sin tur anlitar en teknikfirma, som i sin tur anlitar en underleverantör för ljuset, som i sin tur anlitar en underleverantör för takrigget som i sin tur anlitar en stage hands-firma för att hänga lamporna i trossen. Och lek då med tanken att den här stage hands-killen eller tjejen skulle skadas allvarligt under arbetet, vem är då ansvarig?

Det enda man kan säga med säkerhet är det finns många inblandade och lager och nivåer av ansvar vilket kan leda till att fler ansvariga och olika ansvar kan komma i fråga när/om ansvaret ska utkrävas. Men visst har vi alla som arbetat några år historier att berätta om när man tagit beslut som på allvar kunnat påverka människoliv negativt. Lyssna gärna på Eventpodden där Tomas berättar om en sådan ”blooper”.

Det skulle kunna sluta med att beställaren anses ha ett långtgående ansvar för arbetsmiljön, till och med för ett företag och/eller en person som de kanske inte ens vet om att hen finns. Det vill säga att beställaren även är ansvarig för att arbetsmiljön är inom lagens ramar för deras leverantörer, när de arbetar för beställaren. Speciellt om beställaren tagit beslut som gör det svårt att uppfylla lagen. Sen är det såklart också viktigt att uppdragstagarna i kedjan informerar om vilka effekter ett beslut får. Som ni ser, det är inte alls tydligt vem som ansvarar för vad.

Byggbranschen har ju i många år dragits med denna problematik. Att det bildas långa kedjor med underleverantörer där de som sitter i toppen av kedjan har kunnat svära sig fria från kunskap och ansvar om arbetsmiljön för arbetarna i andra änden av kedjan. För bara ett par år sedan så styrdes detta upp och förenklat kan man säga att ansvaret i större utsträckning ”följer pengarna” och att den som beställt ett uppdrag också måste förvissa sig om att lagar och regler efterlevs.

Vad kan du som beställare göra?
Om man som beställare har inställningen att man har stor påverkan på och ansvar för arbetsmiljön skulle nog många beslut vara lättare att ta. Det handlar om hur man använder sin budget för eventet, självklart vill vi alla ha så mycket ”bang for the buck” som möjligt. Men det får ju naturligtvis inte gå ut över liv och hälsa, och beställaren kan markera. Här är några exempel:

Ställ krav
I avtalet med din avtalspart, förmodligen byrån, kanske du som beställare ska klargöra att ni förväntar er att samtliga underleverantörer följer arbetsmiljölagen, och att det kommer att premieras med kollektivavtal eller liknande vid upphandlingen. Självklart ska även era leverantörers underleverantörer följa denna lag.

Var lyhörd
Det är dyrt att hyra en stor konferensanläggning en eller två dagar extra för rigg. Men det är kanske det som krävs för att hinna? Gynna inte leverantörer som säger att vi går in kl. 04 på morgonen, riggar några timmar, repar på fm, gigar på eftermiddag och kväll och river på natten och sedan har arbetat 24 timmar i sträck. I värsta fall tänker de köra hem lastbilen efter dessa 24 timmar också…

Förvissa dig
I första artikeln talade vi om att få från att förutsätta till att förvissa sig, det gäller i allra högsta grad här. Domstolarna tittar mycket på hur man agerat och följt upp för att inte bara förutsätta att allt är i sin ordning utan att man förvissat sig om det också. Det betyder fråga, till exempel ”om vi gör den här ändringen, vad skapar det för följdeffekter för arbetet?” Dokumentera detta, det skapar också en medvetenhet i organisationen externt och internt att du tar detta på allvar och att du inte tänker låta dig föras bakom ljuset.

Sammanfattning
Vi verkar i en utsatt miljö, som vi sa i början är det ofta på ett nytt ställe, där vi inte äger lokalen och med uppbyggda miljöer, som inte är hemma för de flesta som befinner sig där. Ibland är det dessutom alkohol för besökarna under genomförandet som gör att vissa normala reaktioner sätts ur spel.

Med de här fyra artiklarna har vi verkligen inte velat lägga sordin på de givande, utvecklande och lyckade event som genomförs. Vi önskar bara sätta fokus på och lyfta de viktiga frågorna om säkerhet och trygghet. Vi är övertygade om att trygghetsarbetet i eventet ska vila på medvetenhet, riskhantering, planering och beredskap i stället för på ovisshet, ”ogenomtänkthet”, tur och slump. Eventet ska ske tryggt och säkert för alla, och att alla ska må bra efteråt. Vi hoppas alla i branschen lyfter blicken lite, vågar ställa en extra fråga, vågar förvissa sig om att en utrymningsdörr går att öppna och framför allt känner sig trygg att agera när det oväntade och oönskade händer.

Det har varit enormt roligt att skriva dessa fyra artiklar. Har du missat någon hittar du dem längst ned. Reaktionerna har varit överväldigande och de har verkligen visat att vi lyft på en sten som många andra också varit och petat på. Tillsammans gör vi branschen bättre, tryggare och roligare.

Tack för oss!

Det här den fjärde och avslutande artikeln om tryggare event och hur man väver in detta i sitt arbete.

Den första hittar du här, den andra här, och den tredje här.

Dessa artiklar blir ju bara relevanta om de ger er läsare något, så hör av er mail eller LinkedIn

Tomas Stålmarck och Jacob Silverhult

Om författarna
Tomas har med sina 20 år av professionellt eventarbete varit med om det mesta, lägger man till tio somrar som livräddare och ett antal år som frivillig brandman så blir det några pulshöjande händelser att plocka erfarenheter från.

Jacob har en lika lång och bred säkerhetsbakgrund inom riskhantering, skadeförebyggande arbete, fysisk säkerhet, krishantering, bevakning och brandskydd inom branscherna industri, energi och produktion. Det är verksamheter där säkerhetsområdet är brett och omfattande och något som det aldrig får tummas på.

Deras vägar korsades när de genomförde ett större event tillsammans. Jacob som säkerhetsansvarig från beställaren och Tomas som ansvarig för bland annat säkerheten från eventbyråns sida. De kände direkt att de hade liknande värderingar kring eventtrygghet och har sedan tio år arbetat ihop med konserter, festivaler och företagsevent. De utbildar också regelbundet i olika forum.

Jacob har en lika lång bakgrund inom den tunga industrin, bland annat med kärnkraftverk, ståltillverkare och energibolag. Allt detta är verksamheter där säkerheten och arbetsmiljön essentiellt och något som det aldrig får tummas på.

Deras vägar korsades när de genomförde ett större event tillsammans. Jacob som säkerhetsansvarig från beställaren och Tomas som ansvarig för bland annat säkerheten från eventbyråns sida. De kände direkt att de hade liknande värderingar kring eventtrygghet och har sedan tio år arbetat ihop med festivaler och event. De utbildar också regelbundet i olika forum.

Redaktionen [email protected]

Läs mer:

Efter Vasaloppets IT-attack – så skyddar du dig

Efter Vasaloppets IT-attack – så skyddar du dig

I samband med Vasaloppsveckan kapades Vasaloppets vd:s mejlkonto. Gregory Singh, med lång erfarenhet av säkerhetsfrågor, berättar hur den här typen av attacker går till – och hur du skyddar dig mot dem.

SWEPO Group lanserar Security-as-a-Service

SWEPO Group lanserar Security-as-a-Service

SWEPO Group tagit fram en lösning som ger företag utan egen säkerhetsavdelning möjlighet att stärka sin säkerhet. Den nya tjänsten, kallad Extern Säkerhetsavdelning, erbjuder en kostnadseffektiv lösning för att få tillgång till omfattande säkerhetsexpertis, utan att behöva anställa, genom ett innovativt ”Security-as-a-Service”-paket.

Atea lanserar två nya säkerhetstjänster

Atea lanserar två nya säkerhetstjänster

Två nya satsningar som stärker kundernas cybersäkerhetsarbete finns tillgängliga genom Atea, som nu lanserar säkerhetstjänsterna Atea Cybersecurity Assessment och Atea Automated Moving Target Defense.

Elite Hotels of Sweden utses till Årets Hotellkedja – så skapas Sveriges bästa mötesupplevelser

Elite Hotels of Sweden utses till Årets Hotellkedja – så skapas Sveriges bästa mötesupplevelser

Annons

Elite Hotels of Sweden har tilldelats den prestigefyllda utmärkelsen Årets Hotellkedja 2025 vid Grand Travel Award, där över 4000 resenärer och branschproffs röstade fram vinnaren. Utmärkelsen är ett kvitto på hotellkedjans målmedvetna arbete med att leverera mötes- och konferensupplevelser i absolut toppklass.

Annonsplatta gron
IMA banner

BESTÄLL VÅRT KOSTNADSFRIA NYHETSBREV

Jag godkänner EventEffect Nordics personuppgiftspolicy *Personuppgiftspolicy

300x250 studio puck

Tillgängliga nätverk

 
  • IMA - International Management Assistants Sweden
  • Inhouse - Nätverket för Executive Assistants
  • The Pace - Nätverk för executive assistants
  • EGN - Nätverk för executive assistants
  • Chefssekreterarna Skåne
  • Cassto
  • Dialog - Kompetensnätverket för Executive Assistants
  • Handelskammarens Nätverk för VD-assistenter

Krönika

Dags för sandaler och solglasögon!

Dags för sandaler och solglasögon!

Krönika

Vi har snackat AI, bjudit på tips, råd och inspiration. Vi har fått ta del av hur olika EA-rollen kan se ut i våra många profilintervjuer med er och vi har setts på olika event och webinarier. Men nu stundar midsommar och det är dags att byta e-post mot solkräm och ta på sandaler och solglasögon och gå ner i varv några veckor. Vårt nyhetsbrev är tillbaka igen i augusti. Vi ses då! 😎

Retorikexperterns 10 tips – så får du dina mottagare att lyssna och delta

Kan AI förstå ironi? Och vad har det med retorik att göra? 

Krönika

AI kan härma, men inte känna – och just där ligger den avgörande skillnaden. Retorik och kommunikation handlar om nyanser, känslor och samspel, något tekniken aldrig helt kan ersätta. Retorik- och röstexpert Per Furumo reflekterar över AI:s begränsningar och vad det betyder för mänsklig interaktion. 

Därför är självledarskap avgörande för VD:ar

Därför är självledarskap avgörande för VD:ar

Krönika

Självledarskap är inte längre en individuell färdighet – det är en nyckel för framtidens ledarskap. I denna krönika skriver Louise Key-Hedberg om insikter från rapporten Ledarspaning 2025 och om hur VD:ar ser självledarskap som avgörande för hållbara organisationer.

Vad är du utan ditt jobb? AI kanske snart ger dig svaret

Vad är du utan ditt jobb? AI kanske snart ger dig svaret

Krönika

Är du någonsin på en middag där det första som händer är att någon frågar: ”Vad jobbar du med?” Det är en oskyldig fråga på ytan, men bakom den ligger en samhällsnorm som kopplar din identitet till din produktivitet. Vi är våra jobb, våra titlar, våra leveranser. Och det är kanske därför vi känner oss så hotade av AI.

Årskrönika: ”Detta kan ni EA:s förvänta er av vår bransch!"

Årskrönika: ”Detta kan ni EA:s förvänta er av vår bransch!”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Kajsa Tamsen är partner på Inhouse och vi bad henne skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Emmy Sundberg

Årskrönika: ”Att våga gå före kräver mod”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Emmy Sundberg är Director of Meetings & Private Events på Fotografiska Stockholm, och vi bad henne skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: ”Vi ska spegla era förväntningar”

Årskrönika: ”Vi ska spegla era förväntningar”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Mikael Björkqvist är CMO på matlagningsstudion AVEQIA, och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Pär Haga

Årskrönika: ”Ta på dig rollen som innovatör!”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Pär Haga är CEO och co-founder på Boardeaser, en plattform med digitala verktyg för styrelse och ledning, och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Framtidsäkra din karriär steg för steg

Årskrönika: Framtidsäkra din karriär steg för steg

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025 när det kommer till din egen karriär och yrkesroll? Stefan Haglund är vd på Företagsuniversitetet och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: 2025 innebär både nya krav och nya möjligheter

Årskrönika: Nytt år med nya krav och nya möjligheter

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025 när det kommer till möten och evenemang? Henrik Vallentin är CEO på Event Logic, en webbaserad plattform som förenklar planering, upphandling och hantering av möten, event och konferenser. Ta del av hans årskrönika skriven för dig som EA. Trevlig läsning!

Utbildning

- Distansutbildningar

AKTUELLT ERBJUDANDE

Lediga Jobb

Mest läst

Så mycket tjänar en Executive Assistant

Så mycket tjänar en Executive Assistant

Som Executive Assistant spelar du en nyckelroll i att stötta företagsledningen med administration, kommunikation och projektledning. Lönenivån reflekterar både kompetens och ansvar, läs mer i vår sammanställning, så mycket tjänar en Executive Assistant.
“Jag befinner mig i händelsernas centrum hela tiden”

“Jag befinner mig i händelsernas centrum hela tiden”

Möt Maija Adriansson, Executive Assistant på Sweco AB till Näringslivets mäktigaste kvinna 2019. För Executiveeffect berättar hon om betydelsen av att ha en inkluderande chef och delar med sig av sina bästa tips på hur du utvecklas i yrkesrollen.
Hi, hello eller dear? Så mejlar du professionellt på engelska

Hi, hello eller dear? Så mejlar du professionellt på engelska

Svenskar ligger i topp i internationella rankningar över engelska som andraspråk. Trots det så blir det ibland fel när svenskar ska kommunicera på engelska, framför allt i professionella sammanhang. Experterna tipsar om hur du förbättrar din skriftliga kommunikation på engelska.
5 planeringsverktyg som du önskar att du hade upptäckt tidigare

5 planeringsverktyg som du önskar att du hade upptäckt tidigare

Upptäck fem oumbärliga planeringsverktyg som kommer att revolutionera din arbetsdag. Oavsett om du arbetar ensam eller i ett team, erbjuder dessa verktyg enkelhet och effektivitet för att ta din planering till nästa nivå.
Webinar: Effektivisera ditt arbete i Outlook med hjälp av AI

Webinar: Effektivisera ditt arbete i Outlook med hjälp av AI

I detta webinar får du en praktisk genomgång av Microsofts AI verktyg Copilot direkt i Outlook och hur du kan använda det för att: - Snabbare skriva och svara på e-post med AI-genererade förslag - Effektivt sammanfatta långa e-posttrådar och hålla koll på viktiga detaljer - Få hjälp med möteshantering

Expertråd

Amadeus och GBTA Foundation i ny allians för mer hållbara och tillgängliga affärsresor

Amadeus och GBTA Foundation i ny allians för mer hållbara och tillgängliga affärsresor

Affärsresor

Amadeus anslöt sig till GBTA Foundation som en ny företagspartner och bidrar direkt till dess branschomfattande People and Planet-program. På Planet-sidan gick Amadeus med i GBTA Sustainability Initiative som Silver-partner för att påskynda klimatåtgärder inom affärsresandet. På People-sidan blir Amadeus den första grundande allierade till GBTA Accessibility Initiative, som syftar till att säkerställa smidiga affärsresor för alla.

AI förändrar hur Google fungerar – och hur företag behöver tänka SEO

AI förändrar hur Google fungerar – och hur företag behöver tänka SEO

Aktuellt

En ny söklogik skapar både trafikbortfall och affärsmöjligheter. Så säkrar du din synlighet när Gemini tar över.

Därför behöver du som executive assistant synliggöra ditt värde

Därför behöver du som executive assistant synliggöra ditt värde

Karriär

Du är en avgörande kugge i verksamheten — men när allt flyter på som bäst märks du knappt. Det låter som en komplimang, men riskerar att göra ditt arbete osynligt. Här får du konkreta råd för hur du kan visa värdet av dina insatser utan att det känns som skryt.

Från försvar till framtidstro – därför behövs Almedalen mer än någonsin

Från försvar till framtidstro – därför behövs Almedalen mer än någonsin

Gästskribent

Efter några års tvekan är Almedalsveckan tillbaka, inte bara till omfång, utan till relevans. I en tid när demokratin skakar och marknaden söker fotfäste blir värdet av genuina mötesplatser tydligt.

Välkommen till Mötesbaren på nyrenoverade Maxim Stockholm

Välkommen till Mötesbaren på nyrenoverade Maxim Stockholm

Event

Den 4 september bjuder Effect-sajterna in till en inspirerande kväll med föreläsningen Framtidens möte – när själ, känsla och AI kliver in i rummet, med hållbarhetsexperten Mikael Salo. Kvällen bjuder även på mingel och visning av nyrenoverade Maxim Stockholm.

Dags för sandaler och solglasögon!

Dags för sandaler och solglasögon!

Krönika

Vi har snackat AI, bjudit på tips, råd och inspiration. Vi har fått ta del av hur olika EA-rollen kan se ut i våra många profilintervjuer med er och vi har setts på olika event och webinarier. Men nu stundar midsommar och det är dags att byta e-post mot solkräm och ta på sandaler och solglasögon och gå ner i varv några veckor. Vårt nyhetsbrev är tillbaka igen i augusti. Vi ses då! 😎

Magisk kväll på Fotografiska när Mötesbaren bjöd in till mingel och inspiration

Magisk kväll på Fotografiska när Mötesbaren bjöd in till mingel och inspiration

Event

Sol från klarblå himmel, mingelglada gäster, fantastisk mat och en inspirerande föreläsning – när Mötesbaren intog sommarverandan på Fotografiska blev det en kväll att minnas. Kolla in mingelbilderna här!

Möt Johanna Tüll Hollander:  ”Jag höll på att ta livet av min chef”

Möt Johanna Tüll Hollander: ”Jag höll på att ta livet av min chef”

Profiler

Hon har nyligen bytt jobb från Executive Assistant på Munters till Chaos Coordinator på Swedish Neutral. Vi möter Johanna Tüll Hollander som berättar hur hon höll på att ta livet av sin chef, om sin checklista och sitt bästa engelska språktips!

Sustainable Healthy Performance lär chefer agera i oroliga tider

Sustainable Healthy Performance lär chefer agera i oroliga tider

Event

Chris Christiansson är programdirektör på Ara Health och har utbildat över 5 000 ledare i ”Sustainable Healthy Performance” och i ”In Demand Robustness”. I geopolitiskt oroliga tider är detta viktigare än någonsin, menar Chris. Nu har du som Executiveeffects läsare möjlighet att få delta under två dagar i Laax i Schweiz för att se om det kan vara något för din organisation.

Grattis alla ny-cerifierade EA:s!

Grattis alla ny-certifierade EA:s!

Aktuellt

I går var det dags för den tionde omgången av Executive Business Assistant att certifieras. Stort grattis säger vi på Executiveeffect till er alla!

 

Executiveeffect.se - Oberoende nyheter, expertråd, inspiration och verktyg för ​dig​ som jobbar närmast ledningen i företag och organisationer.
Eventeffect Nordic AB, Vasagatan 28, 111 20 Stockholm
Vi följer GDPR och använder cookies. Läs mer här.

Eventeffect.se | Passioneffect.se | Saleseffect.se | Influencereffect.se | Bestplacesinsweden.com