Truvio hiring Global Office Experience Manager i Stockholm – rollen med global räckvidd och lokal bas i Solna
Truvio söker en Global Office Experience Manager med placering i Solna, Stockholm. Rollen kombinerar strategiskt och operativt arbete för att skapa en sammanhållen, inkluderande och engagerande medarbetarupplevelse – i fysiska kontor och i distansmiljöer världen över. För läsare av Executiveeffect, särskilt executive assistants, VD-assistenter och ledningsstöd, är detta en roll i framkant där internkommunikation, kontorsdrift, kultur och engagemang möts.
Om uppdraget
Du får helhetsansvaret för daglig drift av kontoret i Solna och en koordinerande, global roll för att säkra standarder, efterlevnad och en enhetlig arbetsplatsupplevelse i alla regioner. Du blir en synlig kulturambassadör som förenklar samarbete över gränser och stärker känslan av sammanhang, oavsett var medarbetarna befinner sig.
Huvudsakliga ansvarsområden
- Bygga en positiv, konsekvent och engagerande employee experience globalt – på kontor och i remote-miljöer.
- Äga den dagliga kontorsdriften i Solna och följa upp globala arbetsplatsstandarder och funktionalitet.
- Samverka med lokala intressenter för att säkra efterlevnad av policy, arbetsmiljö och riktlinjer världen över.
- Säkerställa att kontor och hemarbetsplatser är väl utrustade, underhållna, säkra och effektiva.
- Driva globala engagemangsinitiativ (inkl. personalaktiviteter) med fokus på inkludering och budgetansvar.
- Planera och stötta interna och externa möten/event: logistik, teknik och kommunikation.
- Leda global internkommunikation, inklusive planering och publicering av innehåll på intranätet.
- Säkra en välkomnande och enhetlig global onboarding för nyanställda.
- Ansvara för upphandling, leverantörsrelationer och kostnadsuppföljning för Solna samt stötta global budget- och kvalitetskontroll.
- Värna arbetsmiljö, hälsa, säkerhet och juridisk regelefterlevnad i samarbete med regionala team.
- Agera kultur- och värderingsbärare och bidra i globala initiativ och projekt.
Kravprofil
- Dokumenterad erfarenhet av globalt administrativt stöd, office management eller liknande arbetsplats-/workplaceansvar.
- Mycket god förmåga att prioritera och driva flera parallella globala initiativ.
- Praktisk erfarenhet av budgetarbete, kostnadsuppföljning och grundläggande finansiell rapportering.
- Vana att skapa engagerande, visuellt starka presentationer för en global målgrupp.
- Hög nivå i Office 365 (PowerPoint, Outlook, Word, Excel).
- Utmärkt kommunikativ förmåga på svenska och engelska, i tal och skrift.
- Meriterande: erfarenhet av facilities management och samarbete med externa leverantörer.
Personliga egenskaper som gör skillnad
- Trygg och tydlig kommunikatör som får saker att hända och omsätter idéer till handling.
- Strukturerad problemlösare som skapar ordning i komplexa, snabbföränderliga miljöer.
- Proaktiv, serviceinriktad och lösningsfokuserad – hittar smartare och smidigare arbetssätt.
- Relationsbyggare som skapar förtroende och samarbete över kulturer och regioner.
Varför denna roll är relevant för executive assistants och ledningsstöd
- Strategisk påverkan: Du sätter standarden för global employee experience, kultur och internkommunikation.
- Operativ spets: Hands-on ansvar för kontorsdrift, onboarding och mötes-/eventlogistik.
- Tvärfunktionell samverkan: Nära dialog med HR, IT, säkerhet, ledning och lokala team.
- Datadrivet arbetssätt: Budget, kostnadsuppföljning och kvalitetskontroll ger mätbar effekt.
- Karriärsprång: Rollen motsvarar en modern Office/Workplace Manager med global räckvidd – ett naturligt steg för erfarna EAs.
Om bolaget bakom rollen
Enligt jobbannonsens företagsbeskrivning handlar uppdraget om SignUp Software – en global aktör inom finansiell processautomation. Deras lösning ExFlow, inbyggd i Microsoft Dynamics 365, används av över 1 200 kunder i mer än 60 länder för att effektivisera bland annat leverantörsreskontra och kundreskontra. Bolaget växer snabbt i Europa, Nordamerika och APAC med stöd av Insight Partners, och har som mission att hjälpa organisationer få mer värde ur sina ERP-investeringar genom tydlighet, skalbarhet och kontinuerlig innovation.
Plats, omfattning och start
- Placering: Solna, Stockholm.
- Anställningsform: Heltid, tillsvidare.
- Arbetstid: 07:00–16:00 på Solnakontoret.
- Start: Så snart som möjligt.
Trender och kompetens som efterfrågas
Annonsen speglar ett tydligt skifte i arbetsplatsfunktionens roll: från traditionell office management till ett helhetsansvar för workplace experience, internkommunikation och global kultur. För att lyckas krävs kombinationen av projektledning, kommunikationsskicklighet, datadrivet budgetfokus och förståelse för hybridarbete. Hög nivå i Office 365 och förmåga att paketera budskap visuellt är centralt när organisationer skalar över regioner och tidszoner.
Så går du vidare
Är du intresserad av rollen som Global Office Experience Manager i Solna/Stockholm? Granska den fullständiga jobbannonsen och ansök via den officiella kanalen som tillhandahålls i annonsen. Säkerställ att din ansökan tydligt visar din erfarenhet av global samordning, internkommunikation, budgetansvar och hur du konkret skapar en inkluderande och konsekvent medarbetarupplevelse.
Nyckelord för dig som söker
Global Office Experience Manager, Office Manager, Workplace Experience, internkommunikation, intranät, onboarding, kulturambassadör, kontorsdrift, facilities, leverantörsrelationer, arbetsmiljö, hälsa och säkerhet, budgetansvar, Office 365, Solna, Stockholm, SignUp Software.
