Hur bra är det med möten där man efter ett tag är osäker på om alla verkligen deltar? Hur bra är det med möten där interaktionen bara sker mellan några få? Hur bra är det med möten där visserligen alla är inloggade men hälften utzoomade…? Här bjuder Per Furumo på tre konkreta tips för god digital mötesetikett.

Man kan säga mycket om hur kulturen beträffande fysiska möten skulle kunna utvecklas på många arbetsplatser. Det handlar naturligtvis bland annat om struktur och mötesplanering. Och det handlar väldigt mycket om den muntliga kommunikationens kvalitet.

I de digitala sammanhangen rör det sig till stor del om samma faktorer fast ”ännu mer”. Många saker beträffande ett fysiskt mötes genomförande funkar per automatik. Men ett blodfattigt tilltal i den fysiska kontexten blir lätt förödande blekt i det digitala. Det digitala mötet i sin tur kräver dessutom mer planering och fastare mötesledning för att säkra interaktion och delaktighet.

Min bestämda uppfattning är att vi, oberoende av mötesforum, borde tala mer om mötesetikett. Och varje organisation som tror att BÄTTRE digitala möten ger bättre utfall, affärer och resultat borde fundera på, det än så länge ovanliga begreppet, digital mötesetikett.

God digital mötesetikett kan t ex innefatta ett ramverk av enkla regler som alla inom organisationen respekterar och följer. Här kommer några förslag på vad det skulle kunna vara och innebära, särskilt för möten med fler än fyra personer.

Se till att alltid ha en mötesledare. Självklart ska mötesledaren ha mandat att verkligen LEDA mötet, oavsett roll i organisationen. Mötesledarens uppgift bör bl. a vara att SÄKRA INTERAKTIONEN, att ALLA kommer till tals, även de som gärna håller sig i bakgrunden. I långa loppet bidrar det till en sund möteskultur. Att sedan låta mötesledarrollen cirkulera får medarbetarna att växa, är god TEAMBUILDING.
VARIERA mötenas genomföranden. Vi stimuleras alltid av variation. De flesta webbaserade mötesverktyg erbjuder t ex smidiga lösningar för digitala grupprum Att med jämna mellanrum dela upp en grupp i mindre enheter, kanske bara två och två och i korta sessions, kanske bara fem min, är ett effektivt sätt att säkra samtliga deltagares delaktighet.
VÅGA FÖRSTÄRKA TILLTALET för att tränga igenom det digitala filtret. Det går inte att tjata nog mycket om detta. Tydlighet beträffande artikulation förmedlar energi och engagemang och hjälper oss att få det vi talar om att låta LEVANDE och VIKTIGT. Motsatsen är blek, blodfattig kommunikation som försvårar lyssning och interaktion.

Av: Per Furumo, expert i talarträning, retorik och presentation