Det är därför vd-assistenter och ledningsassistenter inte blir mindre viktiga i AI-eran. Tvärtom. De blir ännu viktigare.
För medan många pratar om hur AI ska effektivisera arbetslivet, vet varje erfaren assistent redan sanningen: det är inte brist på verktyg som skapar kaos. Det är brist på struktur, prioritering, fingertoppskänsla och någon som faktiskt ser helheten.
Och där kommer assistenten in.
AI är smart – men assistenten är klok
AI kan hjälpa till med mycket. Den kan skriva första utkastet till en agenda, sammanfatta ett långt möte, göra en checklista, föreslå projektsteg eller sortera upp en rörig mejltråd.
Men AI vet inte alltid vad som är känsligt, politiskt, bråttom på riktigt eller bara bråttom för att någon ropar högst.
Det gör ofta ledningsassistenten.
Microsoft och LinkedIn konstaterade i sin Work Trend Index 2024 att 75 procent av kunskapsarbetare redan använder AI på jobbet. Samtidigt oroar sig många ledare för att organisationen saknar en tydlig plan för hur AI ska användas på ett bra sätt.
Det betyder att arbetsplatser inte bara behöver AI. De behöver personer som kan få AI att fungera i verkligheten.
Det är här assistenten blir superkraften
En vd-assistent eller ledningsassistent sitter ofta mitt i flödet. Kalendern, mötena, prioriteringarna, dokumenten, människorna, deadlines och de där “kan du bara snabbt”-frågorna som aldrig är snabba.
Det gör assistenten till en perfekt projektledare i praktiken.
Asana beskriver ett av arbetslivets största problem som “work about work” – allt arbete runt själva arbetet. Enligt deras Anatomy of Work Index går 60 procent av arbetsdagen åt till att kommunicera om uppgifter, leta dokument och hantera förändrade prioriteringar.
Det är precis den typen av brus som en skicklig ledningsassistent kan minska.
Och med AI i verktygslådan går det ännu snabbare.
Citat att ta med sig
“Employees, overwhelmed and under duress, say AI saves time, boosts creativity and allows them to focus on their most important work.”
Källa: Microsoft, Microsoft and LinkedIn release the 2024 Work Trend Index on the state of AI at work, publicerad 8 maj 2024.
Det här är egentligen en perfekt beskrivning av vad många assistenter redan gör varje dag: sparar tid, skapar lugn och hjälper andra att fokusera på det viktigaste.
Ett annat relevant perspektiv kommer från McKinsey, som uppskattar att generativ AI kan bidra till ökad produktivitet över tid:
“Generative AI could enable labor productivity growth of 0.1 to 0.6 percent annually through 2040.”
Källa: McKinsey & Company, The economic potential of generative AI: The next productivity frontier, publicerad 14 juni 2023.
Men produktivitet uppstår inte av sig själv. Någon måste veta vad som ska göras, vad som kan vänta och vad som behöver följas upp. Det är där assistentens roll blir avgörande.
AI kan vara praktikanten – assistenten är chefen över kaoset
Ett roligt sätt att se på AI är att betrakta den som en snabb, ambitiös praktikant.
Den kan producera mycket. Den klagar inte. Den kan hjälpa till dygnet runt. Men den behöver tydliga instruktioner, kontroll och någon som säger: “Nej, det där kan vi inte skicka till styrelsen.”
Ledningsassistenten blir alltså inte ersatt av AI. Rollen utvecklas snarare till att bli den som:
- ställer rätt frågor
- kvalitetssäkrar svaren
- gör informationen användbar
- fångar upp risker
- skapar tydlighet för vd och ledning
- ser till att saker faktiskt blir gjorda
Det är inte lite. Det är jättemycket.
Därför behövs ledningsassistenter mer än någonsin
Ju fler digitala verktyg organisationer använder, desto större blir behovet av människor som kan skapa ordning. AI kan hjälpa till att minska administrationen, men den kan inte ersätta relationer, förtroende och situationskänsla.
En riktigt bra ledningsassistent vet när något ska mejlas, när det ska tas muntligt och när det är bäst att vänta till efter lunch. Den typen av omdöme finns inte i en AI-knapp.
Så om någon frågar om AI gör assistentrollen mindre viktig är svaret enkelt:
Nej. AI gör assistenten ännu mer värdefull.
För framtidens arbetsliv kommer inte bara att belöna den som kan använda ny teknik. Det kommer att belöna den som kan kombinera teknik med mänsklig intelligens, struktur, omtanke och fullständig koll.
Med andra ord: precis det som skickliga vd-assistenter och ledningsassistenter redan gör varje dag.
