På bilden: Christina SjöbergMöt Christina Sjöberg, Executive Assistant på Itiviti. I många år reste Christina mycket i sitt arbete. I hennes nuvarande roll har hon kunnat minska sitt resande men fortfarande arbeta internationellt.
– Efter många år i roller med mycket resande kände jag att jag behövde förändring. I min nuvarande roll får jag fortfarande arbeta med människor, ge support, koordinera och arbeta med projekt, säger Christina Sjöberg och fortsätter:
– Jag ville arbeta på ett svenskt bolag som arbetade internationellt och Orc som vi då hette var perfekt.
”Visade sig vara en kreativ miljö”
Efter att ha arbetat inom mode- och musikindustrin så kändes det främmande att sätta sig på ett IT-bolag inom finanssektorn berättar Christina.
– Det kändes det väldigt långt bort från vad jag brukar göra. När jag väl började visade sig vara en kreativ miljö men inte lika offentligt. Jag hamnade rätt direkt.
Det bästa med jobbet som Executive Assistant är att få vara spindeln i nätet och bryggan mellan ledning och personalen.
Möter människor från hela världen
– Det är en förmån att få arbeta och möta människor från hela världen. Det är också roligt att få fixa och se till att allt flyter på för de jag assisterar och mina kollegor. Dessutom samarbetet mellan olika avdelningar samt mervärdet av att alla är engagerade och arbetar mot samma mål.
Under åren som Executive Assistant har Christina assisterat ett antal CEO, CFO och COOs på företaget.
– Det har varit enormt lärorikt och det är viktigt att kunna arbeta med olika personlighetstyper. Jag har snart arbetat 15 år på Itiviti. Vilket det inte känns som då företaget utvecklats så mycket. Det har varit som byta arbete cirka vart fjärde år, på grund av alla förändringar.
100 procent remote
De första åren satt ledning på huvudkontoret i Stockholm och senare delad tid mellan Sverige och Danmark.
– Det senaste året har de jag assisterat arbetat på vårt kontor i London. Så det har gått från 100 procent på plats till 100 procent remote, säger Christina.
De personer som Christina har assisterat längst på företaget är CEOs Torben Munch och Thomas Bill samt CFOs Tony Falck och Anders Berg.
”De har alltid involverat mig i deras arbete”
– De har alla gett mig stor frihet i mitt arbete. De har litat på att jag gör det jag ska och uppmuntrat mig till att ta egna initiativ, säger Christina och fortsätter:
– De har gett mig egna projekt med budgetansvar inom olika områden och alltid involverat mig i deras arbeta. Det har underlättat mitt dagliga arbete, fått mig att växa och gjort mitt arbete lättare både internt och externt.
Viktigt med snabba återkopplingar
Det är viktigt med chefer som är snabba på att återkoppla menar Christina. Speciellt nu under pandemin.
– Både Rob och Peter är målinriktade med enormt fokus utifrån vår strategi och mål. De är snabba på att återkoppla vilket underlättar då vi arbetar på distans, då de sitter i London. På grund av pandemin jobbar vi nu dessutom hemifrån, säger Christina och fortsätter:
– De har inte kunnat besöka kontoret i Stockholm sen i mars. Vi har fått hitta andra sätta att arbeta på. Det blir många extra bud av dokument som ska skriva på när e-signering inte är accepterat.
Bryggde ett eget öl
Christina spar idéer från kollegor och ser till att genomföra dem när det är rätt i tiden.
– Ett av de mest oväntade och mycket uppskattade projekten var när jag plockade fram vår dåvarande CEOs idé om att brygga ett eget öl i samband med vår globala konferens 2017 ”One Itiviti”, där jag var projektledare, säger Christina och fortsätter:
– Vi samlade 450 kollegor från världens alla hörn i Stockholm på Djurönäset. Jag satte ihop ett litet projektteam i Stockholm med personer från olika avdelningar och i hemlighet smakade vi av och skapade vårt eget recept. Sedan bryggde vi 3 500 flaskor öl med egen etikett till konferensen.
”Itiviti Citrus Pale Ale” blev en succé, liksom själva konferensen. Något som de pratas om än i dag berättar Christina.
Just nu planerar Christina för att flytta kontoret. Ett stort projekt som tar mycket av hennes tid just nu.
Flexibilitet och att prioritera rätt är A och O
Det är viktigt att vara anpassnngsbar och vara duktig på att prioritera menar Christina.
– Önskar jag visste det men det ändras hela tiden, flexibilitet och att prioritera rätt är A och O. Man får inte bli stressad av att inte veta hur det ser ut nästa vecka, månad, kvartal eller år, säger Christina och fortsätter:
– Jag får ta saker som de kommer. Som sagt grunden finns där och sen får jag ta det därifrån och göra det som behövs. Det är därför extra viktigt att alltid ha en backup plan.
”Från en dag till en annan så arbetade vi hemifrån”
Ett exempel i närtid som ingen kunde förbereda sig på var när de i mars stängde ner kontoret för att arbeta hemifrån.
– De arbete som vi i kommittéen lagt ner under åren i säkerhets- och krishantering visade sig fungera. Från en dag till en annan så arbetade vi hemifrån. Arbetet fortsatte som vanligt utan avbrott, berättar Christina.
Vikarierade sekreterare för fabrikschefen
Något som många kanske inte vet är att Christina är utbildad i textil.
– Jag var vikarierade sekreterare för fabrikschefen och inköpschefen på Ericsson Information Systems under sommarlovet när jag var 17 år. Något som var en bra skola och grund i allt jag gjort, säger Christina och fortsätter:
– Jag har även en textilutbildning med inköpsinriktning. Allt detta har givit mig en bred erfarenhet som jag har haft mycket användning av i mitt arbete.
”Vi underlättar och hjälper varandra”
Christina vill hylla alla Executive Assistant som hon kommer i kontakt med i sitt arbete.
– Jag vill passa på och lyfta vikten av bra samarbete mellan oss Executiv Assistant på andra företag. Assistenter som jag kommer i kontakt med i mitt dagliga arbeten i samband med mötesbokningar, planering av styrelsemöten och resor, säger Christina och fortsätter:
– Jag samarbetar med super duktiga och hjälpsamma kollegor hos bland annat våra ägare, Nordic Capital och andra externa företag. Vi underlättar och hjälper varandra och det är guld värt!
