”Jag har gått från dörrmatta till co-pilot”

Executiveeffect möter Marie Voss några dagar in på det nya året och vi båda känner att det är ganska skönt att vara igång igen efter alla helger med mycket mat och sällskapsspel.

Över en kopp kaffe (vi skippar båda kakan) berättar hon om hur hon gått från den klassiska vd-assistenten till det drömjobb hon har idag. Hon berättar också vem hon hade velat vara vd-assistent åt om hon nu inte hade trivts så otroligt bra med sin vd som hon jobbat ihop med i över 30 år nu!

Marie Voss berätta om ditt första EA-jobb!

Marie: Min resa i rollen började 1991 då jag som 24-åring sökte jobb som kontorist på Handelskammaren. Mitt arbete bestod då i att skriva åt en pensionskonsult, en äldre herre, som bland annat tyckte att Annandag Jul var en onödig ledig dag.

Det var i princip skrivande hela dagarna då många av de äldre herrarna på kontoret inte hade egna skrivmöjligheter (läs datorer). Efter det fortsatte jag som sekreterare till vår marknadschef och när han sedan avancerade till vår näringspolitiska avdelning följde jag med. 1997 klev jag in i rollen som EA på riktigt, titeln var då vd-sekreterare. Jag är alltså som så många andra i den här rollen internt headhuntad och lite ”self-made”.

Hur kunde en arbetsdag se ut då?

Marie: Som vd-sekreterare på Handelskammaren på 90-talet arbetade jag mycket på kommando. Inte bara för att vår vd var utbildad militär utan det var så rollen var på den tiden. Mycket av arbetet bestod i att agera efter vd:s önskemål.

På den tiden var det inkommande och utgående postgång som styrde dagens arbete och efter genomgång skulle det skickas en massa svar, bokas massa möten och givetvis kokas en massa kaffe! Jag vet inte hur många kaffebrickor jag har arrangerat genom åren, ha ha.

Samtidigt svarade jag på alla inkommande samtal till vd och agerade som något sorts filter så han slapp svara på något onödigt. l detta arbete ingick också att assistera vd:n med styrelsearbetet. Minns många sena kvällar sittande på kontoret med allt styrelsematerial. Minns också utmaningen med att få in dessa handlingar, i form av tjocka pappersbuntar, i Postens brevlåda. Tror många känner igen detta som arbetade i rollen på 90-talet.

Minns du några udda och speciella händelser från den här tiden?

Marie: Ja, jag har flera lite udda händelser! Jag minns bland annat ett styrelsemöte i ett bolag som vi har på Handelskammaren. En ledamot i styrelsen, som i stort sett bara bestod av män, kom med sin 3-årige son i handen och lämnade över honom till mig och sa: Han är hemma från dagis idag då han är sjuk och han har inte ätit lunch.” Tack för den, då var min dag ”räddad” …

En annan gång fick jag passa en av ledamöterna i vårt dåvarande presidiums stora hund. Han sa bara att hunden var snäll innan han räckte över kopplet till mig!

Hur ser rollen ut idag? Och vad har påverkat att det blivit så tror du?

Marie: Idag arbetar jag på ett helt annat vis. För det första så har ju tekniken hjälpt till enormt och flyttat fram rollen. Posten har ju i princip helt ersatts av mail och vd:n har sin egen dator. Likaså när det gäller telefonpassning så ringer många idag direkt till vd:ns mobiltelefon. Många vd:ar skriver sina brev och mejl själva och för EA:n handlar det mer om att korrläsa och snygga till.

Idag är EA-rollen mycket mer kvalificerad. Det handlar i stort om att strukturera, planera och att ständigt vara ”steget före” sin vd. Har man dessutom lång erfarenhet på företaget så vet du vad som skall göras. Du skapar en stabilitet i organisationen och kan då bli det där bollplanket eller co-pilot till vd:n som jag tycker är superkul!

Eftersom tekniken dessutom frigjort en hel del tid är det numera vanligt med egna ansvarsområden och egna projekt. Det var mycket ovanligt på tidigt 90-tal!

Vilket råd ger du till den som vill bli en EA? Vilka kompetenser bör hon eller han ha?

Marie: I den här rollen är det viktigt med lyhördhet! Det gäller att hela tiden ha örat mot vd och organisationen i sin helhet. Sedan är det otroligt viktigt att lära sig förstå själva ”affären” och vad ens företag eller organisation har för syfte och mål. Har du inte koll på detta vill jag nog säga att det blir svårt att bli en bra EA.

Som EA måste du också nöja dig med att lyckas genom andra. Med det menar jag att om vd:n presenterat något, exempelvis för styrelsen och de är supernöjda, får du se dina handlingar genom detta.

”En nöjd vd och ett framgångsrikt företag = du har gjort ett bra jobb som Executive Assistant!”

Du måste vara beredd på långa dagar när det krävs, ha sinne för detaljer och våga utmana och vara ärlig.   

Vad är roligaste med ditt jobb som EA idag?

Marie: Idag får jag verkligen blomma ut i min roll! Jag har världens bästa jobb och det hymlar jag inte med. Förutom att jag har en mycket bra vd, är Handelskammaren en fantastisk arbetsplats med många spännande arbetsområden och så härliga kollegor. Jag får mycket av min inspiration internt!

På Handelskammaren möter vi också många intressanta personer. Det handlar om kompetenta företagsledare, forskare, ministrar inom relevanta näringslivsfrågor och statsministrar så klart. Som EA är ju dessa en del av mitt dagliga kontaktnät.

Förutom EA-rollen så arbetar jag idag som projektledare för Handelskammarens Nätverk för vd-assistenter och utbildningen till certifierad Executive Business Assistant, som jag är initiativtagare till. Båda dessa har tillkommit efterhand och är baserade på vad jag själv har saknat under mina år som vd-assistent.

Att vi får relevant utbildning och möjlighet at träffa andra i motsvarande roll är mycket viktigt. En Executive Assistant är ofta väldigt ensam på företaget och sitter dessutom ofta med kniviga uppgifter. Som jag brukar säga: Ensam är inte stark. Vi behöver varandra i den här rollen!

Slutligen – om du får välja helt fritt – vem skulle du vilja vara EA åt då?

Marie: Oj!!! Jag har arbetat för Handelskammarens vd Stephan Müchler i 30 år och det finns ju en anledning till det. Det handlar inte om att jag inte vågat byta, jag har fått flera erbjudande genom åren, utan snarare att jag faktiskt tycker att jag har världens bästa jobb. Vi har också blivit så samspelta genom åren och det gör mitt jobb så mycket roligare. Han säger ett förnamn och jag fyller i efternamnet – vi har blivit det där teamet som jag jobbat för i så många år.

Men om jag skulle tvingas välja någon annan och fick önska helt fritt ja då är svaret mycket enkelt; då skulle jag välja kronprinsessan Victoria utan tvekan! Jag är en sann rojalist och hon är en fantastisk person!

Läs mer om andra profiler hos oss.

Mer om:
Marie Voss har jobbat som vd-assistent sedan 1997 och projektleder bland annat utbildningen för vd-assistenter Certifierad Executive Business Assistant. På fritiden står cykling och vandring på programmet.