På bilden: Lotta TrulssonMöt Lotta Trulsson Executive Assistant till koncernledningen på Enea, leverantör av programvaruprodukter för telekommunikation och cybersäkerhet.
Erbjöds en tjänst med större ansvar
– Under de senaste 20 åren har jag arbetat som Executive Assistant i svenska börsnoterade bolag med internationell verksamhet. Det började med att jag som marknadsansvarig på ett medicinteknikbolag arbetade nära koncern-vd i ett flertal projekt, säger Lotta Trulsson och fortsätter:
– I samband med att dåvarande vd-assistent skulle gå i pension erbjöds jag att ta ett ännu större ansvar och bli befordrad till Executive Assistant. Jag tackade ja till erbjudandet. Ett beslut som jag är mycket glad att jag tog.
Det roligaste med arbetet tycker Lotta är det egna ansvaret och möjliggöra en effektiv verksamhet.
– Jag tycker att det roligaste med rollen är att ha ett stort eget ansvarstagande, ge support på ledningsnivå för att möjliggöra en effektiv verksamhet. Jag har det roligaste jobbet!
Involverad i verksamheten
Bra egenskaper hos en chef är transparens, att hålla mig informerad och involverad i verksamheten menar Lotta. I rollen som Executive Assistant är man engagerad i många olika projekt. Sedan berättar Lotta om det mest annorlunda projektet som hamnat på hennes bord.
– Det mest annorlunda projekt som hamnat på mitt bord är administration av pilgrimsvandring ”Camino de Santiago” för ledningsgruppen på min föregående arbetsplats, säger Lotta och fortsätter:
– Vandringen, som var den första etappen med start i Frankrike över Pyrenéerna till Spanien cirka tio mil fördelat på fyra dagar, blandades med olika övningar som en del i ledarskapsutvecklingsprogram på bolaget. Jag hade också möjlighet att delta vilket var en mycket givande och fantastisk upplevelse på flera plan.
På Lottas bord ligger just nu planering och administration runt koncernledningsmöten, virtuell ledarskapskonferens och styrelsens budgetmöte.
”Ta plats och synliggör din roll”
För att utvecklas i rollen som Executive Assistant är det viktigt att våga ställa frågor enligt Lotta.
– Var inte rädd för att ställa frågor. Ta plats och synliggör din roll. Gå med i ett nätverk för att få erfarenhetsutbyte och vidareutvecklas i rollen. Personligen är jag medlem i IMA (International Management Assistants) och är även ledamot i IMA Swedens styrelse.
Tackbrev från H.M. Konungen
Något som inte många vet om är att det finns ett speciellt tackbrev på Lottas hemmakontor
– På väggen i mitt hemmakontor finns ett inramat tackbrev till mig från H.M. Konungen ”för värdefulla insatser i samband med Konungens födelsedag den 30 april 1996”. Jag var nämligen en av kördeltagarna som uppvaktade kungen på 50-årsdagen med sång framför slottet.
Följ med Lotta under en arbetsdag:
– Det första jag gör på morgonen är att gå igenom nyinkomna mail, om det är något som behöver åtgärdas direkt eller om det är något som kräver att min planerade arbetsdag behöver omprioriteras.
När och hur tar du din förmiddagsspaus?
– Jag brukar för det mesta ta en kaffepaus vid 10-tiden.
Vad är det sista du gör innan lunchen?
– Det sista jag brukar göra innan lunchen är att snabbt se över vad som är på agendan för eftermiddagen och om något nytt kommit in som eventuellt föranleder omplanering.
När och hur tar du din eftermiddagspaus?
– Eftermiddagspauser varierar beroende på möten och arbetsuppgifterna för dagen.
Vad är det sista du gör innan du går hem?
– Stämmer av min to-do-lista vad som är aktuellt framförallt planering och fokus för morgondagen och om jag ska prioritera om något.
