Global Banking – Nordics Assistant på UBS i Stockholm
UBS förstärker sitt nordiska investeringsteam och söker en erfaren Executive/Team Assistant till kontoret i Stockholm. Rollen, Global Banking – Nordics Assistant (Job Reference #344134BR), är en heltidstjänst där du arbetar nära Head of Nordics, ytterligare en MD samt ett team av seniora och juniora bankirer i både Stockholm och London.
Jobb i Stockholm: Executive Assistant/Team Assistant inom Investment Banking
Det här är en roll för dig som trivs i ett högt tempo, kan prioritera med precision och leverera på topp i en internationell, affärskritisk miljö. Enligt annonsen krävs stark organisationsförmåga, hög professionalism och förmåga att hantera konfidentiell information.
Om uppdraget och teamet
Som Executive/Team Assistant blir du navet i den dagliga affären. Tyngdpunkten ligger på avancerad kalender- och mötesplanering tvärs tidzoner, koordination med kundkontor, samt löpande stöd till flera senioritetsnivåer – från MDs/EDs till juniora bankirer. Du förväntas bygga relationer med interna och externa kontakter och säkerställa sömlös täckning för teamet.
Huvudsakliga arbetsuppgifter
- Avancerad kalenderhantering: koordinera, prioritera och agera gatekeeper
- Planera interna/externa möten, videomöten och konferenssamtal över flera tidzoner
- Relationsbyggande med klienter och deras assistenter
- Mötesförberedelser och underlag
- Reseadministration inklusive visum enligt UBS Travel Policy; viss jour utanför kontorstid
- Utläggs- och reseersättningar i Concur
- Löpande kontakt med ledningskontor och nyckelfunktioner inom banken
- Första linjens stöd vid IT-frågor
- Databashantering (t.ex. Banker Portal) och uppdatering av distributionslistor
- Telefonpassning och ad hoc-uppgifter
Kravprofil och erfarenhet
- Dokumenterad initiativförmåga och självständighet, samtidigt stark lagspelare
- Förmåga att snabbt förstå skiftande prioriteringar och anpassa stödet därefter
- Utmärkt muntlig och skriftlig kommunikation och professionellt bemötande
- Leverans- och deadlinefokus med hög detaljnoggrannhet
- Avancerade kunskaper i MS Office
- Positiv, lösningsorienterad attityd och flexibilitet
- Flera års erfarenhet från corporate finance på investmentbank
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
- Strategisk exponering: Nära samarbete med Head of Nordics och seniora dealteams
- Internationell räckvidd: Tvärfunktionellt och tvärgeografiskt samarbete Stockholm–London
- Operativ bredd: Från komplex kalender och kundkontakt till data- och reseflöden
- Professionell standard: Hög integritet, sekretess och affärskritisk precision premieras
Om UBS
UBS är en ledande global förmögenhetsförvaltare och universalbank i Schweiz, med närvaro i över 50 marknader. Företaget lyfter fram samarbete, mångfald och ett inkluderande klimat där medarbetare ges stöd att växa. UBS använder även AI för att arbeta smartare och effektivare och är en Equal Opportunity Employer med åtaganden för tillgänglighet i rekryteringsprocessen.
Plats, omfattning och referens
- Plats: Stockholm
- Omfattning: Heltid
- Jobb-ID: 344134BR
Så ansöker du
Ansökan sker via UBS karriärsida. Ange referensnumret 344134BR. Vid behov av anpassningar i rekryteringsprocessen kan du kontakta UBS Recruiting. Mer information finns på ubs.com/careers.
Executiveeffects snabbguide: Så lyfter du din ansökan
- Visa på investeringsbankserfarenhet: Konkretisera din roll i corporate finance-miljöer
- Kalender- och tidszonsmästerskap: Beskriv hur du hanterat konflikter och prioriteringar
- Affärskritisk sekretess: Ge exempel på hur du arbetat med känslig information
- Concur och resepolicy: Nämn systemvana och typiska processflöden du behärskar
- Stakeholder management: Lyft samarbeten med MDs/EDs, klienter och externa assistenter
- Proaktivitet i praktiken: Beskriv konkreta förbättringar du drivit i teamets arbetssätt
FAQ: Global Banking – Nordics Assistant på UBS
Är tjänsten heltid? Ja, heltid.
Var är rollen placerad? Stockholm, med nära samarbete med London-team.
Vilken bakgrund efterfrågas? Flera års erfarenhet inom corporate finance på investmentbank, avancerade MS Office-kunskaper och stark leveransförmåga.
Vilka system förekommer? Concur för utlägg och ersättningar samt interna databaser (exempelvis Banker Portal).
Finns krav på språk? Annonsen specificerar inte, men i internationella team är mycket av arbetet vanligtvis på engelska. Säkerställ aktuella språkkrav i dialog med rekryterare.
