KMH söker ledningskoordinator – nära rektor och högskoleledning i Stockholm
Kungliga Musikhögskolan i Stockholm (KMH) rekryterar en ledningskoordinator till Avdelningen för ledningsstöd och ekonomi. Tjänsten är en kvalificerad administrativ roll med tydligt ledningsstöd och många kontaktytor – idealisk för erfarna executive assistants/VD-assistenter som vill arbeta nära besluten i en statlig högskolemiljö.
Om rollen och placering i organisationen
Som ledningskoordinator blir du en nyckelperson mellan rektor, vicerektor, högskoledirektör, medarbetare och externa parter. Du ingår i Avdelningen för ledningsstöd och ekonomi (cirka tio medarbetare) som stöttar högskoleledningen i både operativa och strategiska frågor.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter
- Samordna och handlägga beslutsärenden åt rektor och högskoledirektör.
- Ansvara för administrativ samordning för rektor, vicerektor och högskoledirektör.
- Vara administrativt stöd till det nyinrättade akademirådet.
- Formulera och hantera korrespondens självständigt på svenska och engelska.
- Planera möten för ledningen samt boka interna och externa möten.
- Välkomna besökare och bistå i representativa sammanhang.
- Sköta reseplanering, post och fakturahantering för ledningen.
- Vid behov arbeta i myndighetens registratur.
I perioder med hög belastning kan andra avdelningsuppgifter förekomma. Du förväntas bidra till att utveckla effektiva administrativa rutiner och arbetssätt.
Kvalifikationer
- Relevant högskoleutbildning eller likvärdig kompetens.
- Flerårig, aktuell erfarenhet av liknande arbetsuppgifter i ledningsnära stöd.
- Mycket god administrativ förmåga och vana vid dokumenthantering.
- Trygg i digitala samarbetsverktyg och systemstöd.
- Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift.
- God kännedom om statliga regelverk.
Meriterande bakgrund
- Erfarenhet från högskolesektorn eller annan statlig verksamhet.
Personliga egenskaper
- Strukturerad och noggrann med förmåga att driva flera parallella processer.
- Hög integritet och omdöme i hantering av konfidentiell information.
- Samarbetsinriktad, prestigelös och relationsskapande.
- Stabil i pressade lägen, god prioriteringsförmåga och självständigt beslutsfattande.
- Ansvarstagande, serviceinriktad och lyhörd.
KMH gör en helhetsbedömning av förtjänst, skicklighet, personliga egenskaper och lämplighet. I denna rekrytering läggs särskild vikt vid personliga egenskaper.
Anställningsvillkor och förmåner
- Form: Tillsvidare med inledande provanställning (sex månader).
- Omfattning: Heltid.
- Tillträde: 15 januari eller enligt överenskommelse.
- Placering: Stockholm (Valhallavägen).
- Förmåner: Upp till 35 semesterdagar/år, friskvårdsbidrag, gratis gym på arbetsplatsen och möjlighet till distansarbete.
Varför rollen är intressant för Executive Assistants
Det här är en sällsynt möjlighet att arbeta nära högsta ledningen vid en nationellt profilerad musikhögskola. Du får kombinera avancerad ärendehantering och formell beredning i offentlig sektor med kontaktintensivt ledningsstöd. Uppdraget att stötta ett nyinrättat akademiråd och att koordinera rektors ärendeflöde ger djup inblick i akademisk styrning, kvalitet och strategi – erfarenheter som höjer värdet på din EA/ledningsassistentprofil.
Så maxar du din ansökan
- Tydliggör din erfarenhet av ärendeberedning/diarieföring och arbete i statlig kontext eller liknande regelstyrd miljö.
- Visa prov på skriftlig precision: bifoga exempel på policytexter, PM eller mötesunderlag (om möjligt).
- Beskriv hur du byggt effektiva mötes- och beslutsprocesser för ledningsgrupper.
- Lyft din integritet och din förmåga att hantera sekretessbelagt material.
- Ge konkreta exempel på förbättringar du drivit i administrativa arbetssätt och digitala verktyg.
Ansökan och kontakt
Skicka din ansökan (CV och personligt brev) senast 2026-10-26. Ange diarienummer 26/388. Mer information om KMH finns på www.kmh.se.
Kontakt: Högskoledirektör Kersti Hedqvist, e-post: [email protected]
Fackliga kontakter: OFR/ST – Erik Metall, [email protected]; Saco-S – Karl Asp, [email protected]
Kort om Kungliga Musikhögskolan
KMH är Sveriges enda fristående musikhögskola och en attraktiv miljö för studenter, forskare och det omgivande samhället. Här kombineras konstnärlig spets med akademisk kvalitet och ett uppdrag i offentlig sektor.
Nyckelord
Ledningskoordinator, ledningsstöd, executive assistant, VD-assistent, högskolesektorn, offentlig förvaltning, KMH, Kungliga Musikhögskolan, Stockholm, administrativ samordning, diarieföring, ärendehantering, akademiråd.
