Laila AnaniPlanen var att jobba med journalistik då Laila Anani studerat journalistikvetenskap på JMK samt media och kommunikation i Örebro och Umeå. Men så erbjöds hon tjänsten som Executive Assistant på Universal Music och stortrivdes i rollen sedan dag ett. Sedan fyra år tillbaka arbetar hon på Pophouse Entertainment.
– Service är något jag andas och lever för och jag älskar friheten jag fått av min chef. Vi har jobbat tillsammans i flera år och tillsammans skapat en tillit, ett förtroende och en stor respekt för varandra. Dessutom har jag fått möjlighet och förtroende att utveckla rollen som Executive Assistant och det är jag väldigt stolt över. Det finns ingen uppgift som är för liten eller för stor för mig. Om jag vill prova på något utanför mina arbetsuppgifter så får jag friheten att göra det och min chef pushar mig. Jag älskar att varje dag är full av överraskningar och utmaningar som jag alltid försöker lösa på bästa sätt genom att utmana mig själv och tänka i nya banor, berättar Laila.
Under tiden på skivbolaget Universal Music, som hon jobbade på innan hon kom till Pophouse Entertainment fick hon flera priser. Hon blev utnämnd till Employee of the year två gånger, Negotiator of the year och sist men inte minst fick hon det stora priset Executive Assistant of the year år 2019.
I Lailas roll som EA är de vanligaste och återkommande uppgifterna att boka in möten, planera resor, jobba nära ledningsgruppen och se till att dagen flyter på smidigt för hennes chef. Dagligen stämmer hon av allt som händer med företagets kontorskoordinator.
– Jag älskar mitt jobb. Dagarna är väldigt varierande. Mitt jobb, mina arbetsuppgifter, kollegor och chef ger mig så mycket energi att jag varje söndag kväll ser fram emot och längtar efter måndag morgon då jag får börja en ny vecka med Pophousefamiljen.
Vilka är de största utmaningarna i din roll?
– Som ny var det väldigt lätt att säga ja till allt och till slut blev det för mycket. Man måste lära sig att prioritera och innan man har kommit dit är det väldigt viktigt att fråga sin chef om hjälp. En annan utmaning är att komma ihåg sig själv och prioritera sig själv. Arbetsbördan blev för stor för mig och det gick till en gräns där jag kände att det var ohållbart, det fanns för mycket att göra och för få timmar. Då bestämde vi att jag kommer ta in en kontorskoordinator som tar allt ansvar över kontoret men också assisterar mig. Sätt på din syrgasmask först och sedan på ditt barn. Samma gäller här, om du inte tar hand om dig själv så kan du heller inte ta hand om din chef.
Varje år går Laila på konferensen Vidgade Vyer som arrangeras av Företagsuniversitetet.
– Där får jag så mycket inspiration, jag lyssnar på kunniga och passionerade föreläsare. Jag är med i EA-nätverket IMA där jag får ta del av massvis med tips, möten och information. Jag ska nu fördjupa mig ordentligt i Powerpoint och bli ett superproffs. Mitt tips till den som vill utvecklas i sin roll är att fundera på vad man vill och behöver utvecklas inom och ständigt pusha sig själv för att lära sig nytt och inspireras.
Lailas tips till den som vill arbeta som Executive Assistant är att göra rollen till sin egen.
Det finns ingen arbetsbeskrivning som man kan copy/paste och applicera på alla företag. Det finns ju arbetsuppgifter som är självklara, som att hantera kalendern, boka in möten och planera resor, men så finns det så mycket mer man kan addera som är utvecklande. Ta för dig! Skanna företaget du jobbar på och se vad som saknas och vad du kan tillföra för att förenkla ditt, din chefs och kollegornas vardag. Det kan handla om att addera en resebyrå, nytt konferenssystem, nya sätt att dokumentera möten, förbättra kommunikationen på företaget och mycket mer. Och när du har för mycket – kommunicera det och tala om att du behöver hjälp att prioritera, delegera eller ta hjälp internt eller externt för att nå dina mål. Lycklig assistent – lycklig VD. Lycklig VD – lycklig assistent. Det handlar om en relation och relationen mår bäst när båda parter mår bra. En Executive Assistant är sin chefs öron och ögon, vi är deras högra hand, goda omdöme, minne. Vi påverkar och gör större skillnad än vad vi tror. Vissa påstår att vi gör 40 procent av VD:s arbete, det är mycket arbete, glöm inte det!
Av: Elin Bisander
