Steget att som executive assistent gå över från näringslivet till offentlig sektor kan vara både tufft och roligt. Det vet Jessica Rohlin som för fyra år sedan valde att bli chefssekreterare till kommundirektören i Huddinge. Ett arbete med en ganska speciell arbetsfördelning. - De förtroendevalda politikerna beslutar vad som ska göras, och tjänstepersonerna hur det ska göras, säger Jessica. Det är inte alltid en lätt balansgång.

Jessicas tips!

Lär dig processerna så lär du dig affären snabbare och kan stötta din chef 100 procent.
Gör ingenting som du inte kan stå till svars för.
Var flexibel – chefens mål är dina mål.
Värna om att ha goda relationer med dina medarbetare.

Jessica Rohlin tillhör de som är väldigt stolt över sina arbetsinsatser. Mycket beroende på att hon själv bor i den kommun där hon arbetar. Något som innebär att hennes arbete påverkar människor dagligen runt omkring henne.

– Jag jobbar för en organisation som ska leverera välfärdstjänster, även till mig, från vaggan till graven och allt där emellan, säger hon. Det är inte alltid en lätt balansgång.

– Man är sin organisation! Det innebär att privat och arbetsmässigt går det väldigt tätt ihop med det som beslutas och levereras i en kommun. Jag måste alltid tänka på hur jag uttrycker mig utanför för arbetet. Exempelvis när jag träffar grannar eller andra jag känner som har synpunkter på kommunens olika beslut eller service.

Det som varit en avgörande del enligt Jessicas i hennes val att bli executive assistant beror till stor del på de människor hon mött i början av sitt yrkesliv. Jessica valde efter flera år inom turist och hotellbranschen att byta bransch. Hon sökte en tjänst som Office manager på It-företaget Lemontree.

– Där jobbade ägarna i bolaget, vilket tilltalade mig eftersom det då blir ett starkt driv framåt, säger Jessica. Det var så jag ville jobba, så jag sökte en tjänst som Office manager. Den utökades sedan till executive assistant efter bara något år.

Det blev sex spännande år på Lemontree. Företaget växte under tiden Jessica arbetade där från 22 till 140 anställda. Under samma period blev de även Gasell företag och AAA-ratade.

– Det var för mig en jättebra lärdomsresa och det var roligt att arbeta med en VD som var en entreprenör ända ut i fingerspetsarna, säger Jessica. Han såg min potential. När jag utvecklades och växte i rollen fick jag mer utmaningar. Hade det inte varit för det stöd och den uppmuntran jag fick på Lemontree hade jag nog jobbat med något helt annat tror jag.

– De satsade även tid och pengar på min utveckling Jag fick även under den här tiden möjlighet att gå Företagsuniversitetets Executive Assistant Masterclass, vilket hade stor betydelse för mig.

Jessica vande sig tidigt i sin yrkesroll att arbeta som ett bollplank och ett team med sin VD. Något som varit en viktig och avgörande del för henne i valet av arbetsplats.

– När man jobbar som VD-assistent är det mycket som ska stämma med ens chef. Mycket handlar om personkemi. En VD behöver också förstå nyttan och effektiviteten av att ha en assistent. Det kan säkert vara tufft för en hög chef som har ett enormt stort ansvar att släppa in en assistent väldigt nära i många avseenden.

– Saknas tillit blir man inte ett framgångsrikt team. Det har jag lärt mig i de olika arbetsrelationer jag har haft under åren. Att vara rak och ärlig åt båda håll går fint om tilliten finns.

Efter att ha arbetat under flera år som VD-assistent inom näringslivet tog Jessica steget över till den offentliga sektorn. Inledningsvis arbetade hon som chefssekreterare på socialförvaltningen i sin egen hemmakommun Huddinge. Knappt ett år senare sökte hon tjänsten som assistent till kommundirektören. Ett jobb som skiljde sig mycket från vad Jessica var van vid.

– I en kommun blir vanligtvis effekterna stora av de beslut som tas. Det blir också väldigt tydligt vilka processer som fungerar respektive inte fungerar. Det skapar ett hårt tryck på kommundirektören och förvaltningsdirektörerna. Plus att de har allmänhetens ögon på sig. Främst eftersom människor inte alltid förstår att de är tvungna genomföra det som de förtroendevalda politikerna beslutar och måste följa de olika lagar som kommun lyder under.

– Allt man gör är offentligt och det måste man kunna stå till svars för, säger Jessica. Allt vi skriver som exempelvis mejl, utlåtanden, beslut och underlag är offentliga handlingar. De kan begäras ut av vem som helst och hur ofta som helst. En utmaning inom offentlig sektor är också den tighta och snabba mediabevakningen. Jag måste alltid även tänka på hur jag uttrycker mig utanför jobbet.

En av de styrkor som såväl tidigare som nuvarande medarbetare lyfter fram när det gäller Jessica är hennes förmåga att arbeta kunna arbeta under ständig förändring. Något som kommit väl till pass under åren i kommunhuset. Inte minst med tanke på att kommunen exempelvis fick en ny politisk majoritet efter valet. Då hade man innan haft samma politiska styrning under 16 år.

– När det blir en ny politisk majoritet då blir det också en ny politisk inriktning, vilket påverkar vårt arbete.

Den som arbetar som tjänsteperson i en kommun har som uppdrag att hjälpa de förtroendevalda politikerna, oavsett partitillhörighet, att styra kommunen. För att de ska kunna ge den bästa servicen till kommuninnevånarna.

– Tanken att vi gör nytta ger mig en stor drivkraft i jobbet. Min chef brukar säga att vårt jobb det är det finaste man kan ha, för man gör skillnad.

Tycker du att yrkesrollen förändrats under åren?

– Många VD-assistenter har numera en helt annan dignitet i jobbet, säger Jessica. Det upplever jag överlag när jag pratar med andra kollegor. Vi får mer och mer mandat att fatta beslut som är ganska viktiga. Det kan vara allt från kravställan till leveranser och ledarskap. Till skillnad från tidigare då var man chefens högra hand på redan fattade beslut. I ledningsgruppen är man numera inte bara en sekreterare utan man har en röst, vilket är positivt.

Av: Karin Urbina Rutström

Om utmärkelsen Executive Assistant of the Year 2023

Utmärkelserna ”Executive Assistant of the Year” och ”Upcoming Executive Assistant of the Year” 2023 delades ut under kristallkronorna på Berns på konferensen Vidgade vyer den 15 juni.

Jury:

Maria Cirillo, juryns ordförande, Executive Assistant på Skogsindustrierna samt tidigare ordförande i IMA Sweden.
Stefan Haglund, VD, Företagsuniversitetet AB
Marlene Berglund, utvecklingschef, Företagsuniversitetet AB.
Sofie Koark, Vice Chairman IMA och Executive Assistant, Budbee
Kajsa Tamsen, vice VD, Inhouse AB
Håkan Holstein, Sales Development, Strawberry

Motiveringen lyder:

Jessica är snabbfotad och resultatinriktad, hon tar initiativ med utgångspunkt i förståelse för vad hennes chef behöver och levererar alltid med kvalitet. Hon tar sig smidigt fram i den politiska miljön och ser till att alla levererar och blir nöjda utan att känna sig trampade på tårna.

Jessica är operativ och handlingskraftig, i allt från att planera chefsdagar till att ha tentaklerna ut mot organisationen. Hon lever förändring, hittar hela tiden fram till nya enklare och mer effektiva lösningar bland annat vad gäller IT och digitalisering.

Jessica är en superstjärna som förenklar sin chefs vardag, hon får hjulen att snurra, i takt, och verksamheten att fungera.

Läs mer om utmärkelsen här.