Heléne Arvidsson, vd och strategisk rådgivare inom ledarskap och möteskulturHej Ledningsgruppen!
De allra flesta vi möter och utbildar vill ha både effektiva och engagerande möten.
Möten som är välplanerade och genomtänkta, möten där deltagarna kan förbereda sig via en agenda och där det finns ett tydligt syfte och mål. Under mötena vill vi kunna och få bidra, komma till tals utan att vi pratar i mun på varandra.
I de digitala mötena är det sällan tekniken som är problemet eller utmaningen.
Det finns bra tekniska lösningar för att involvera och föra dialog.
Kunskapsbristen har däremot synliggjorts i de digitala mötena, vilket inte är så konstigt då det är klart svårare att planera och leda digitala möten än fysiska möten.
Ni i ledningen har alla möjligheter att underlätta för er organisation och era medarbetare genom att skapa tydlighet vad som gäller. Det är ni i ledningsgruppen som har ansvaret för vilken möteskultur som skall vara normen i er organisation.
Fem steg hur ni skapar en hållbar möteskultur
Gör er möteskultur till en ledningsstrategisk fråga och ansvar där det är tydligt att ledningen premierar och värdesätter er möteskultur.
De interna mötena och möteskulturen är viktig för både en organisatorisk effektivitet, måluppfyllnad samt för den sociala arbetsmiljön.
Att ni har möten där alla får en möjlighet att bidra och få vara involverade, möten där det finns samsyn kring varför vi ses och vad ni ska prestera på mötet. Möten där det finns tydliga riktlinjer kring vad som gäller när ni möts. Möten där deltagarna får en möjlighet att förbereda sig och där mötesledarna har kunskap för att planera och leda effektiva och engagerande möten. Alla som deltar i digitala möten kan och känner sig trygg med den tekniska lösning som valts.
Ta fram spelregler eller riktlinjer för era möten, säkerställ att ni levandegör era värderingar och önskvärt beteende i era möten.
Här behövs en styrning och en tydlighet kring vad som gäller kring organisationens möten. Den vanligaste utmaningen vi får berättat för oss är att det saknas tydlighet kring huruvida kameran ska vara på eller inte. Här kan ledningen underlätta för alla medarbetare genom att vara tydlig med i vilka möten kameran förväntas vara på och på vilka typer av möten den inte behöver vara på. Anledningen till att så få (trots att man tycker det är bra och vill ha det) skickar en agenda vill jag påstå är för att ledningen inte tydliggjort för organisationen vad som gäller kring de interna mötena.
Låt medarbetarna får vara involverade och uttrycka sina åsikter kring de interna mötena och ta sedan fram gemensamma riktlinjer kring mötena.
Att låta alla får vara delaktig och uttrycka sina åsikter gör att förankring kommer gå lättare och fortare, det betyder dock inte att ledningen kan förbehålla sig veto att bestämma kring nyckelfrågor. Prata kring era värderingar och vad dessa innebär när det kommer till era möten? Hur ser ert ledarskap ut på era möten?
Inventera och kartlägg era möten där ni säkerställer att alla era möten har en tydlig koppling till affärs- eller verksamhetsplan.
Många har fortsatt i stor utsträckning att hela eller delar av organisationen jobbar hemma. När vi på sikt kommer tillbaka till våra arbetsplatser så kommer vi få vänja oss med att det ofta är någon som känner sig lite snorig och vill delta digitalt på mötet.
När det gäller de mindre interna mötena som pågår dagligen runt om i våra organisationer menar vi att ledningen även här behöver vara tydlig med vad som gäller på de olika mötena.
Ta fram en årsöversikt över era möten och prata kring vilka möten som ni absolut vill ses fysiskt för att det är bäst för just det mötet. Vilka av era möten funkar att ni har digitalt?
Fysiska mötet är överlägset när vi behöver komma ner på djupet i frågor, stärka eller skapa relationer och bygga en stark lagkänsla. Digitala möten funkar fint till avstämning, beslut och dialogmöten.
Den formen av hybridmöten där en del av gruppen samlas på arbetsplatsen och ett par stycken kopplar upp sig digitalt och deltar är inget vi rekommenderar.
De som deltar digitalt kommer alltid känna sig exkluderade från gruppen som deltar fysiskt i en grupp. För den som ska leda detta möte innebär även att den ska förbereda sig både för att leda en grupp fysiskt i mötet och leda samt involvera de som deltar digitalt. Detta är utmanande och svårt där risken i slutänden är att de som deltagit digitalt känt sig exkluderade. Varför detta redan är så vanligt och garanterat kommer bli ännu vanligare är för ” att vi kan”. Den fråga vi bör ställa oss är om detta är vad vi vill? Vad blir bäst för mötet? Hur hanterade vi det innan vi hade möjligheten att delta digitalt, när vi missade ett möte eller vabbade?
Stora möten som produceras med studiosändning kommer funka att köra som hybridmöten där deltagare deltar digitalt enskilt eller i olika grupper.
Dessa möten är något helt annat än de löpande interna mindre/medelstora mötena.
Se över era utbildningsprogram så att era chefer och mötesledare får kompetens i mötesledning.
De som leder de interna mötena behöver få kunskap, verktyg och metoder för att kunna planera, förbereda och leda effektiva och engagerande möten.
Denna kunskap bör finnas i varje organisations kompetensplan.
Låt inte möteskulturen vara en egen process eller projekt, integrera er möteskultur i befintliga strukturer.
Då mötena korsar och berör de allra flesta i en organisation är det viktigt att ni i ledningen har ett helhetsansvar och kan tillgodo se alla delar. Pratar ni om era möten i utvecklingssamtalet? En chef tillbringar mellan 50–80% av sin arbetstid i möten så då borde frågor kopplat till det vara självskrivet.
En kollega, Mia Liljeberg, uttryckte det så bra; -Varje möte är bara en miniatyr av organisationskulturen. Den organisationskultur ni vill ha förankras lättast via en hållbar möteskultur!
Av: Heléne Arvidsson, vd och strategisk rådgivare inom ledarskap och möteskultur på gr8 meetings
