Möten är en självklar del av chefens arbetsdag. Men när kalendern fylls från morgon till kväll riskerar tiden för reflektion, förberedelser och strategiskt arbete att försvinna. För assistenten öppnar det samtidigt för en allt viktigare roll: att inte bara administrera kalendern – utan aktivt hjälpa ledningen att prioritera sin tid.

Hur mycket av chefens kalender består egentligen av möten som verkligen kräver chefens närvaro?

Frågan blir allt mer relevant. En aktuell rapport från Falck, baserad på data från över 4 000 chefer, visar att svenska chefer generellt är motiverade i sina arbeten – men samtidigt brottas med stress och tidsbrist. Var fjärde chef uppger att de aldrig, sällan eller bara ibland hinner slutföra sina arbetsuppgifter. Falck pekar också på hur mötestider och organisationen av arbetsdagen kan påverka chefers möjligheter att få vardagen att fungera.

Samtidigt visar en svensk undersökning som publicerades tidigare i år att medarbetare i genomsnitt lägger 7 timmar och 48 minuter i veckan på möten och att 58 procent av mötestiden upplevs som onödig eller inte särskilt värdefull.

Chefens kalender berättar vad organisationen prioriterar

En full kalender kan lätt uppfattas som ett tecken på hög aktivitet. Men en kalender där möten ligger rygg mot rygg lämnar liten plats för att läsa in material, förbereda beslut, tänka långsiktigt eller följa upp det som beslutats.

Det är därför kalenderhantering kan vara betydligt mer än administration.

För Executive Assistants och andra som arbetar nära ledningen finns en möjlighet att börja se chefens kalender som en begränsad strategisk resurs.

I ett aktuellt avsnitt av Chefspodden diskuterar Tobias Nielsén, vd för bokförlaget Volante, just skillnaden mellan chefens ”mötesklocka” och medarbetarnas behov av sammanhängande arbetstid. På Volante har man bland annat experimenterat med särskilda dagar för djupjobb.

Samma tanke går att applicera på chefens arbetsdag: all tillgänglig tid behöver inte vara bokningsbar tid.

Från kalenderadministratör till strategisk partner

Traditionellt har kalenderhantering ofta handlat om att hitta en ledig lucka. Men den mer strategiska frågan är en annan:

Ska mötet över huvud taget ligga i kalendern?

Här kan assistenten spela en viktig roll genom att förstå chefens och verksamhetens prioriteringar. Ett möte som någon vill boka in är inte automatiskt viktigare än den tid som redan är avsatt för förberedelse, analys eller strategiskt arbete.

Det innebär också att våga ställa frågor.

Vad ska mötet leda till? Behöver chefen delta under hela mötet? Kan någon annan representera ledningen? Krävs verkligen 60 minuter? Finns det ett beslut som ska fattas – eller handlar mötet huvudsakligen om informationsöverföring?

När den typen av frågor blir en naturlig del av kalenderarbetet förändras också assistentens funktion.

Börja ifrågasätta 60-minutersmötet

En enkel förändring kan vara att sluta behandla en timme som standardformat.

Ett informationsmöte kanske klaras på 20 minuter. En avstämning kan ta 15. Ett beslutsmöte kanske behöver 30 minuter – förutsatt att deltagarna fått rätt material i förväg.

En tydlig möteskultur omfattar enligt Svenska Möten bland annat hur möten kallas, hur agendan utformas, hur tiden respekteras och hur deltagarna involveras. Tydliga mål och färre onödiga möten lyfts fram som delar av en mer hållbar möteskultur.

För assistenten innebär det en möjlighet att hjälpa till att skapa struktur redan innan mötet börjar.

Skydda den tomma tiden

En av de svåraste sakerna i en chefs kalender kan paradoxalt nog vara att försvara det som ser ut som en lucka.

En tom timme mellan två möten uppfattas lätt som tillgänglig. Men den kan vara precis den tid chefen behöver för att läsa ett beslutsunderlag, ringa ett viktigt samtal eller tänka igenom nästa steg i en strategisk fråga.

Att aktivt blockera tid för förberedelser, uppföljning och koncentrerat arbete kan därför vara minst lika viktigt som att boka nästa möte.

Erfarenheter från Region Dalarna visar exempelvis hur förändrad mötesstruktur och bättre framförhållning kunde frigöra tid för chefer och minska stressen.

Gör en kalenderrevision

Ett konkret sätt att börja är att tillsammans med chefen regelbundet gå igenom kalendern – inte dag för dag, utan på systemnivå.

Titta på de återkommande mötena under exempelvis en månad. Vilka skapar värde? Vilka har hängt kvar av gammal vana? Vilka kan kortas? Vilka kan hållas mer sällan? Och vilka behöver chefen inte längre delta i?

Det kan också vara värdefullt att titta på balansen mellan olika typer av tid.

Hur mycket tid går till interna möten jämfört med kunder, medarbetare och omvärld? Hur mycket sammanhängande tid finns för strategiskt arbete? Finns det luft mellan viktiga möten?

Plötsligt blir kalendern något mer än ett schema.

Den blir en bild av hur ledningen faktiskt använder sin mest begränsade resurs: tiden.

Fem frågor innan nästa möte bokas

För assistenten kan fem enkla frågor göra stor skillnad:

Vad ska mötet resultera i?
Måste chefen vara med?
Behöver mötet verkligen vara 60 minuter?
Kan frågan lösas på annat sätt?
Vilken annan viktig aktivitet trängs undan om mötet bokas?

Det handlar inte om att göra kalendern så tom som möjligt. Möten är en central del av ledarskapet och nödvändiga för beslut, relationer och samarbete.

Men varje möte bör förtjäna sin plats.

Och när assistenten börjar hjälpa chefen att avgöra vad som ska få ta plats i kalendern – inte bara var det får plats – blir kalenderhantering en del av det strategiska ledningsstödet.

Källor: Falck, Hur mår chefen? (2026); Svensk Chefsförening/Chefspodden; Svenska Möten; Suntarbetsliv; HRnytt.