Vi har alla suttit där. I ett konferensrum eller framför en skärm, med kaffekoppen i handen, och undrat varför vi egentligen är där. Otydliga syften, utdragna diskussioner och brist på resultat gör att möten ofta upplevs som tidstjuvar snarare än värdeskapare.

Det är lätt att skämta om meningslösa möten – men sanningen är att de kostar oss både pengar och energi. Enligt olika undersökningar ägnar tjänstemän upp till hälften av sin arbetstid åt möten, och en stor del av den tiden upplevs som ineffektiv. Det är inte bara frustrerande för individen, utan också skadligt för organisationens förmåga att nå sina mål.

När mötet blir en motor – eller en broms

Micke Darmell, mötesexpert och föreläsare, har tillbringat över 50 000 timmar i mötets tjänst. Hans slutsats är tydlig: endast tio procent av möten i Sverige har ett uttalat syfte som beskriver meningen och nyttan. Resten riskerar att bli just det som många redan känner – en broms.

Ett välplanerat möte däremot kan vara raka motsatsen: en motor som skapar framdrift, stärker relationer och driver verksamheten framåt. Skillnaden ligger i att mötet har ett tydligt syfte som deltagarna förstår och kan engagera sig i.

Tre vägar till meningsfulla möten:

Hur gör man då för att undvika att kaffet blir det enda bestående minnet? Här är tre konkreta råd från Micke Darmell.

Prata om era möten, detta är en ledningsstrategisk fråga! Gör en enkel mätning på er möteskultur. Då får ni ett nuläge att utgå ifrån. Få organisationer vet ens om hur mycket tid som investeras i möten.
Definiera syftet innan kallelsen går ut
Fråga dig själv: Vad ska mötet leda till på lång sikt? Om du inte kan svara – boka inte.
Säkerställ framdrift
Avsluta varje möte med tydliga beslut, ansvarsfördelning och nästa steg. Då lämnar deltagarna med energi istället för frustration.

Dags att ta möten på allvar

Möten är en av våra mest använda arbetsformer – men också en av de mest missförstådda. Med rätt struktur kan de bli en av företagets starkaste konkurrensfördelar. Det handlar inte om att ha färre möten, utan om att ha bättre möten.

Som Micke Darmell uttrycker det: “Motsatsen till mening är meningslöst.”

I en debattartikel på Aftonbladet pekar Micke Darmell på hur vår omoderna möteskultur riskerar att dränera både engagemang och energi – och i förlängningen hota själva kärnuppdraget. Han kopplar också resonemanget till den avgående statsepidemiologen Magnus Gisslén, och menar att det är ett symptom på en större utmaning: när meningslös mötestid får breda ut sig skapas inte de resultat eller den motivation som behövs för att leda verksamheter framåt.

Läs hela hans debattartikel i Aftonbladet här: Mitt i prick av Gisslen – vårt kärnuppdrag hotas.