Hemmablind? Foto Ryoji Iwata UnsplashJag fick en komplimang härom dagen för en jobbsak som jag efter alla år ”bara gör” utan att tänka så mycket på det. Mycket av det jag gör har liksom blivit en del av mitt DNA.
Kollegans ord fick mig att inse att det faktiskt inte är självklart att klara av det jag gör och det var då jag insåg att jag blivit hemmablind! Nu menar inte jag att man måste bli en skrytmåns, men att vara medveten om sina kompetenser och sitt eget värde är ändå viktigt att tänka till på med jämna mellanrum.
Du liksom många andra Executive Assistants är ofta trogna era chefer under många år, så när jag själv blev påmind om att jag blivit hemmablind tänkte jag att jag ville lyfta det i en krönika. Vilka saker ”bara gör” du utan att tänka så mycket mer på hur svårt det hade varit för någon annan att utföra? Hur många situationer räddar du tack vare att du är den du är? Hur många uppgifter går dubbelt så fort för att du har de kontakter du har? Dags att ta en stund och reflektera över allt du gör för din chef!
1. Effektiv tidsförvaltning
Din vd:s dag är fylld med möten, samtal, resor och en mängd olika uppgifter. För att hantera det hektiska schemat behöver vd:n hjälp med tidsplanering och prioritering. Du som Executive Assistant är expert på att organisera och hantera detta, vilket gör det möjligt för din chef att släppa det och fokusera på andra uppgifter. Du har dina kontakter, vet hur du bokar, planerar och styr om möten när det behövs.
2. Smidig kommunikation
En viktig del av vd:ns roll är att kommunicera med olika intressenter, både internt och externt. Du som Executive Assistant fungerar som en central punkt för att hantera och sammanställa kommunikation. Du hjälper till att filtrera e-post, besvara samtal och samordna information som behöver delas med andra avdelningar eller kollegor. I allt brus säkerställer du att din chef väl informerad och kan agera snabbt när det krävs.
3. Problemlösning
När utmaningar och problem uppstår inom organisationen, kan du som kompetent Executive Assistant vara din vd:s första linje av försvar. Du har en fingertoppskänsla och är bra på att identifiera problem, samla information och samarbeta med andra avdelningar för att hitta lösningar. Genom att agera som en problemlösare är du en stor del i att skapa kontinuitet och stabilitet i företaget. Genom dina nätverk har du också möjlighet att hitta alternativa lösningar på olika problem som kan uppstå.
4. Sekretess och förtroende
Som Executive Assistant tar du del av mycket känslig information och strategiska planer. Att du har hög integritet och kan följa strikta sekretessregler är det verkligen inte alla som klarar av! Det här förtroendet är ovärderligt för din vd och innebär en trygghet.
5. Flexibilitet och anpassningsförmåga
Företagsvärlden är dynamisk och fylld av snabba förändringar. Som Executive Assistant är du flexibel och kan anpassa dig till olika situationer och utmaningar. Att du kan agera snabbt och kan hantera olika uppgifter samtidigt är avgörande för att din vd ska lyckas.
6. Avlastning av administrativa uppgifter
Alla administrativa uppgifter som landar på din vd:s bord tar fokus från mer strategiska arbetsuppgifter. Som Executive Assistant är du en mästare på att organisera och effektivisera de administrativa uppgifterna och avlasta din chef vilket gör att företaget inte tappar fart framåt.
Det har historiskt sett inte funnits någon direkt utbildning där man efter ett visst antal år kommer ut redo att ta sig an ett jobb som Executive Assistant. Ni som jobbar i rollen har mer er person som duktig projektledare och mästare på att lösa problem att luta er emot än en specifik utbildningstitel. Men bli inte hemmablinda för det! För att din vd ska klara av sin roll och vara framgångsrik är ni helt avgörande. Det får bli min komplimang till er!
Tips – Sydsvenska Handelskammarens utbildning för Executive Assistants våren 2024.
