Micke Darmell Foto: GR8 MeetingsDen afrikanska filosofin Ubunto som översatt betyder Jag finns för att Du finns är det som först poppar upp i min hjärna när jag fick förfrågan att skriva denna årskrönika och besvara tre frågor. Vi finns alla för alla andra! Vi tjänar andra och finns det något finare att göra än att vara där för andra? Precis som ditt jobb!
När jag ser tillbaka på detta år kan jag konstatera att de stressrelaterade sjukskrivningarna fortsätter att öka, att kalendrarna för chefer blir ännu mer fyllda (Hur är det möjligt? De var fyllda redan före pandemin.), mötestiden fortsätter att öka och då är det inte konstigt att 77% av medarbetare inte är engagerade som en Gallup-undersökning nyligen visade.
Samtidigt ska vi transformera, digitalisera ännu mer och gärna ännu snabbare, vi mååååste använda AI säger de som lever på detta, förändra oss och …..
I ett parallellt universum av fakta konstateras det att vi människor är långsamma, våra hjärnor är som för 40 000 år sedan, vi är lata (vi vill spara energi ifall den sabeltandade tigern dyker upp …) och vi är sociala varelser. Vi blev dessutom herren och damen på täppan här på jorden, inte för att vi var starkast, utan för vår förmåga att kunna samarbeta.
Tillbaka till jobblivets universum. Du som EA sitter troligtvis med i en ledningsgrupp. En ledningsgrupps ansvar är att skapa en infrastruktur som möjliggör att medarbetarna kan vara sitt bästa jag och att verksamheten får ut maximal kraft från dem.
Så sa en professor i organisationsutveckling på en VD-dag där jag fick vara med och inspirera kring en modern möteskultur. Det var så bra sagt då en väldigt stor del av denna infrastruktur är intern kommunikation och möteskultur. En chef tillbringar trots allt 60-90% av sin arbetstid i möten. Endast 5% är utbildade i det de kommer tillbringa mest tid i sitt arbetsliv med.
Med över 50 000 timmar i mötets tjänst kan jag bara konstatera att det finns en bromskloss att inte fler har tagit tag i sin möteskultur och det är ledningsgruppen. Eftersom det ytters sällan finns en ”ägare” av möteskulturen (trots allt tid som spenderas och trots att det påverkar allt vi gör) och det gör att väldigt få organisationer ens vet hur mycket tid och vilken kvalité alla möten har. Det finns ingen gatekeeper. Om en mellanchef vill köpa in en ny kopiator behöver hen sin chefs godkännande och kanske t.o.m chefens chef behöver fråga sin chef. Samtidigt kan samma mellanchef bjuda in till ett halvdagsmöte för 30 personer, vilket i spenderad tid i lönekostnad är i runda tal 60 000 kronor – utan att behöva någon chefs godkännande!
Vi har inte mött någon medarbetare eller chef i en medelstor eller stor organisation som inte vill ta tag i detta. Ibland ser HR eller kommunikation denna potential, men oftast tar det stopp i ledningsgruppen. Alla har fullt. Det är dessutom lättare att göra något vi tagit tag i tidigare. Kejsarens ny kläder.
Det bästa du kan göra är att lyfta denna fråga i ledningsgruppen. Detta kommer nämligen inte lösas av sig själv. Studier från USA visar dessutom att mötestiden kommer fortsätta att öka. Det var den första frågan jag besvarade om vad jag tycker det viktigaste som du som läser detta skall ta med dig.
Om du vill ha åtta enkla frågor att ställa i organisationen kring möteskultur är du välkommen att höra av dig. Vi bjuder på detta som en nyårspresent. När ni fått in svaren kan ni snabbt fatta ett beslut om ni skall ta tag i detta eller inte. 30% av mötestiden frigörs. Det är minst fyra timmar för en tjänsteperson och åtta timmar för en chef. I VECKAN!
Så vilka förväntningar kan du som EA ha på mötesbranschen ur ett besöksnäringsperspektiv? Mitt råd är att kolla om mötesanläggningar där ni har externa möten har utbildade mötesrådgivare. En stor del av branschen ställer om från ordermottagare till att bli rådgivare och på många anläggningar finns idag mötesrådgivare som hjälper er bokare att få bättre effekt av era möten. De är experter, de kan hjälpa er med innehållet och utmana er för att mötet skall ge önskat resultat! Du kommer spara massor av tid och mötet kommer bli bättre!
De fysiska mötena viktas högre nu efter pandemi med distansarbeten och digitala möten. Vi ses mer sällan vilket är en stor utmaning för att stärka relationer och kultur. På en vecka fick jag in tre förfrågningar som handlade just om det, så jag tog fram en Relationsboost där jag blandar roliga relationsövningar med ”best of” från mina föreläsningar som handlar om tid och relationer. Det blir svårt att vara effektiv om vi inte lägger tid på våra relationer och allt börjar med goda relationer. Ju bättre relationer, desto bättre kommunikation. Kommunicerar vi bra så kommer vi att samverka bättre och – voilá – då kommer vi snabbare att uppnå våra mål. It is as simple as that!
Vad gäller trender så ser jag ännu fler fysiska möten som är relationsskapande och där vi bygger kulturen utan en massa monologer och powerpoints.
Vi är bara människor. Jag finns för att du finns.
Önskar dig en skön ledighet när den infinner sig och ett gott nytt år med massor av härliga möten 2025!
Micke Darmell
GR8 Meetings
