Jannis Norén Karras Foto: Beatrice GraalheimDet är något med årsskiften som inbjuder till eftertanke. Och inför 2025 vill jag ta tillfället i akt att lyfta fram er, Sveriges Executive Assistants – en yrkesgrupp som inte alltid står i strålkastarljuset men som är avgörande för både företags framgång och för konferensbranschen i stort. Er roll som navet för planering och koordinering av möten och konferenser är mer relevant än någonsin, särskilt i en tid präglad av digitalisering, hållbarhetskrav och förändrade arbetsmönster. Låt oss utforska några frågor som jag tror är viktiga. Och även om jag inte brukar ge nyårslöften så kommer jag i slutet faktiskt ge ett – till er!
I en värld där kvalitet trumfar kvantitet och där möten blir alltmer strategiska, är ditt ansvar som EA avgörande för att säkerställa framgångsrika konferenser. 2025 handlar om att skapa värde snarare än att bara fylla dagordningen. Viktiga fokusområden som jag ser det är:
- Optimera möten för effekt – och följ upp: Se till att varje konferens har ett tydligt syfte och skapar konkret värde. Noggrann planering, struktur och gemensam målbild skapar bra förutsättningar för det enskilda mötet. En tydlig mötesstrategi och mötespolicy bidrar till att optimera alla era möten. Det ger en bra möteskultur, som i sin tur bygger en stark företagskultur. Och följ upp era möten! Säkerställ att de ger effekt på verksamheten – men inte på klimatet.
- Integrera hållbarhet: Hållbara möten är inte längre en trend utan en nödvändighet. Val av miljöcertifierade anläggningar, hållbara menyval och minimering av klimatpåverkan genom smart logistik är några av nyckelfrågorna som redan varit på agendan ett bra tag och som jag tror att flertalet av er redan är medvetna om. Men inför 2025 står möten och konferenser inför ett nytt och ganska stort kliv i samband med EU:s nya lagstiftning CSRD.
- Prioritera säkerhet: I dagens omvärld blir både fysisk och digital säkerhet allt viktigare. Vi behöver säkerställa trygghet för både människa och information. Från säkra Wi-Fi-nätverk till trygga mötesmiljöer. Din förmåga att förutse och tillgodose dessa behov stärker konferensens värde och deltagarnas trygghet.
- Inkludering: Inkludering tar allt större plats på den internationella mötesagendan och har varit ett av de mest omtalade ämnena på senare tid. Skift Meetings och IMEX Group har nyligen lanserat en guide som riktar sig till mötesarrangörer för att hjälpa dem att bättre förstå och tillgodose deltagarnas mångfald av behov. Inkludering har även varit en viktig agendapunkt på IBTM.
Vilka förväntningar kan du som Executive Assistant ha på mötesbranschen?
I din roll har du rätt att ställa krav på att din mötesleverantör ska vara en strategisk partner. Det innebär att:
- Tillhandahålla hjälp och support för hållbarhetsstyrning och rapportering: Du bör kunna förvänta dig att få verktyg och metoder för att mäta och rapportera mötets klimatpåverkan och även klimatsäkra ditt event om din verksamhet behöver det. Din mötespartner ska också kunna bidra med kunskap och hjälpa dig att förstå vad som är viktigt och relevant för er.
- Erbjuda anpassade lösningar för era möten: Välj en leverantör som kan hjälpa dig med alla era konferenser – stora som små, från ax till limpa, oavsett om det gäller strategi, policy, bokning, transporter, projektledning, deltagarhantering eller uppföljning.
- Erbjuda kvalitetssäkrade anläggningar och rådgivning: Platsen gör skillnad! Slott eller herrgård? Cityläge eller naturnära? Södra eller norra Sverige? Välj en mötespartner som erbjuder kvalitetssäkrade mötesplatser över hela Sverige. Vet du vad du vill boka och när kanske du enkelt gör det själv via direktbokning. Men säkerställ att du kan få personlig hjälp, rådgivning och support om du önskar. Det kan till exempel handla om att få inspiration och rekommendationer samt offerter att jämföra innan du bokar.
Ett strategiskt partnerskap
Ditt arbete som Executive Assistant bidrar inte bara till företagets framgång utan också till att forma framtidens möteskultur. Och genom att samarbeta med en strategisk partner får du hjälp att inte bara effektivisera ditt arbete utan också säkerställa att era möten blir hållbara, säkra och meningsfulla. Skapa konferenser som inte bara möter dagens krav utan också driver utvecklingen framåt. Med en bra mötespartner som stöd kan du sikta högt vad gäller att skapa möten som gör avtryck på verksamheten – men inte på klimatet. Det blir mitt nyårslöfte till dig!
Låt 2025 bli året då vi inte bara möts – utan vi möts smartare och hållbarare. Och låt oss ta steget tillsammans!
Jannis Norén Karras
Svenska Möten
