Executiveeffect intervjuade tungviktaren inom EA-världen Karin Hélène, Senior Executive Assistant på European Spallation Source (ESS) i Lund för sex år sedan. Idag är hon även Head of Director General’s Office. Hur är det att ta på sig chefsrollen och leda teamet som stödjer generaldirektören och den högsta ledningen i ett av Europas mest avancerade forskningsprojekt? Och hur ser hon att EA-rollen kommer utvecklas?

Karin är Head of Director General’s Office och Senior Executive Assistant på European Spallation Source ERIC (ESS), en flervetenskaplig forskningsanläggning som är under uppbyggnad utanför Lund och som samägs av 13 länder. Här har hon varit i drygt 14 år.

Nyfikna på vad som hänt sedan vår intervju 2018 ringer vi upp Karin för att kolla läget!

Berätta om din nuvarande roll!

– Jag rapporterar till ESS Director General, vår högsta chef. Min främsta uppgift är att hans arbetsdag ska fungera smidigt – från planering och möten till underlag och beslut. Då ESS ägs av 13 europeiska länder har vi regelbundet besök på högsta nivå, med kungligheter, presidenter och ambassadörer, dessa besök koordinerar jag. Jag är medlem i ledningsgruppen, Executive Board, där jag planerar agendan tillsammans med generaldirektören och ansvarar för uppföljning av möten och projekt.

Dessutom driver jag projekt på uppdrag av generaldirektören och deltar vid alla styrelse- och kommittémöten, både nationellt och internationellt.

Hur har din roll förändrats sedan 2018 när vi intervjuade dig senast?

– Den har förändrats en hel del. Jag arbetar nu med ESS tredje generaldirektör och har haft förmånen att möta ledare som verkligen förstår värdet av en Executive Assistant. 2022 inrättades en ny avdelning, Director General’s Office, och jag fick uppdraget att leda den – ett förtroende jag är väldigt stolt över. Vi är i dag sju personer i teamet och det har varit en utmaning att gå från EA till chef, men också väldigt lärorikt. Jag har också gått en Chief of Staff-utbildning som stärkt mig i min strategiska roll.

Din roll inom det internationella EA-nätverket IMA har också förändrats!

– Ja, sedan 2020 sitter jag i IMA:s globala Executive Committee som en av fem styrelsemedlemmar. Nätverket är en fantastisk arena för erfarenhetsutbyte och kompetensutveckling – särskilt för oss som jobbar i internationella miljöer.

På tal om att utvecklas – hur jobbar du med AI i ditt dagliga arbete?

– Jag använder AI och lär mig nya saker hela tiden. ESS har ett eget AI-verktyg som påminner om ChatGPT, och jag använder även transkriberingsverktyg vid längre möten. Vår AI-policy är fortfarande under utformning, men jag håller mig uppdaterad via utbildningar både i Sverige och utomlands.

Hur ser du att EA-rollen kommer utvecklas de kommande åren?

– Det finns fortfarande en historisk bild av EA-rollen som administrativ, men många av oss arbetar i dag som strategiska partners till högsta ledningen. Det är viktigt att fortsätta lyfta fram det.

Vad gäller kompetensutveckling tror jag att det är avgörande att vi själva tar ansvar. AI kommer att förändra mycket, men det är vårt strategiska tänkande och vår förståelse för verksamheten som gör oss oumbärliga. Jag hoppas också att fler män vågar ta steget in i yrket – mångfald gör oss starkare. Att arbeta nära högsta beslutsfattande nivå ger en unik inblick i strategiarbete och är en fantastisk språngbräda för den som vill växa som ledare.

Jag vet att du lägger mycket tid på nätverkande?

– Ja det stämmer. Jag lägger mycket kraft på nätverkande, både inom och utanför ESS. Det ger mig tillgång till människor och kunskap som ofta sparar både tid och resurser för min chef.

Och så är du även mentor?

– Sedan 2022 är jag mentor för Executive Business Assistant-utbildningen på IHM och för Sydsvenska Handelskammaren. Det är ett av de mest givande uppdrag jag har.

Ta oss med behind-the-scenes – har du någon rolig händelse att dela med dig av?

– Absolut! Jag kan berätta om en händelse som verkligen tydliggör vikten av nätverk och den handlar om att öppna ”låsta dörrar”.

En gång behövde en chef ha ett möte som alla sa var omöjligt att få till. När jag hörde om detta tänkte jag till på mitt nätverk och om det var något jag kunde göra. Och det var det. Jag ringde en EA i mitt nätverk.

– Hej jobbar du fortarande med xx?

– Ja, det gör jag.

– Min chef skulle gärna vilja träffa din chef.

– När då?

– Så snabbt som möjligt.

– Ja absolut, går det bra på torsdag klockan 11.00?

– Fantastiskt, tack, det bokar vi.

Det ”omöjliga mötet” var helt plötsligt inbokat två dagar efter mitt samtal. Detta är vikten av ett bra nätverk.

Var ser du dig själv om fem år?

– Om fem år är jag förhoppningsvis kvar på ESS. Det är en unik och internationell arbetsplats där jag lär mig nytt varje dag. Jag är en stor förespråkare av ’lifelong learning’ – att alltid vara nyfiken och fortsätta att lära mig ännu mer.

Och avslutningsvis, om du fick vara EA åt vem som helst vem skulle det vara och varför?

– Jag har inget speciellt namn, men jag skulle gärna arbeta nära någon med en riktigt unik agenda, kanske inom en global organisation med fokus på hållbarhet eller innovation.

Jag har lärt mig så mycket av mina chefer genom åren – kunskap jag har haft nytta av både i och utanför arbetet. Att få bidra i en helt ny kontext vore en fantastisk utmaning.

Mer om:

Karin Hélène på LinkedIn

European Spallation Source ERIC (ESS) är en flervetenskaplig forskningsanläggning under uppbyggnad utanför Lund. När anläggningen står klar 2028 förväntas den bli världens mest kraftfulla neutronkälla och fungera som ett gigantiskt mikroskop för att studera material på atomnivå. Anläggningen byggs av ett europeiskt konsortium (ERIC) med Sverige och Danmark som värdländer och totalt 13 medlemsstater.

IMA – International Management Assistants

Läs artikeln med Karin från 2018 här.