Executiveeffect
  • Start
    • Affärsresor
    • Expertråd
    • Inspiration
    • Kontor
    • Ledningsmöten
    • Livsstil
    • Möteskultur
    • Personlig utveckling
    • Rekrytering
    • Styrelsearbete
    • Säkerhet
  • Member
  • Utvalda mötes- & eventlokaler
  • Profiler
  • Krönikor
  • Karriär
    • Lediga Jobb
  • Verktyg
  • EVENTLEVERANTÖRER
  • Partners
    • IMA – International Management Assistants 
    • Scandinavian XPO
    • Robot Event
    • 7A
    • Koncept & Event
    • Trippus
    • OneMotion
    • Elite hotels
    • Fotografiska
    • Bio & Bistro Capitol
    • Aktiva event
    • Citykonferensen
    • Båsenberga Hotell & Konferens
    • Golfbaren
    • Volvo Studio
    • Liberty International
    • Convendum
    • Ventla
    • Style Scandinavia
    • Mindley
    • Spritmuseum
    • Maxim
  • Annonsera
  • Om oss
Skip to content

2019-05-31 | Profiler

“Be om att få “skugga” din chef för att lära dig mer”

Möt Karin Hélène, Senior Executive Assistant på European Spallation Source ERIC (ESS) och även regionordförande för ”IMA Sweden South”. För Executiveeffect berättar hon om hur en vanlig dag kan se ut samt hennes bästa tips på hur man går tillväga för att utvecklas i rollen.

“Be om att få “skugga” din chef för att lära dig mer”

Hej Karin Hélène, vem är du och var jobbar du?
– Jag arbetar på European Spallation Source ERIC (ESS) som är en neutronforskningsanläggning som är under uppbyggnad norr om Lund. Jag har en internationell bakgrund och har bott i USA, Saudiarabien, Turkiet och Thailand innan familjen återvände till Sverige 2001.

Hur många år har du varit Executive Assistant?
– Jag har arbetat som Executive Assistant sedan 1987.

Hur ser din roll ut?
– Jag arbetar som Senior Executive Assistant till Director General (Generaldirektören) och är medlem i ledningsgruppen där jag tillsammans med min chef ansvarar för gruppens planering och uppföljning av möten och projekt.

Berätta hur en vanlig dag kan se ut!
– En vanlig dag startar för mig när min väckarklocka ringer 06:00, några dagar per vecka tränar jag på ett gym i närheten och efter en lätt frukost tittar jag igenom dagens kalender och e-mails på min Iphone innan jag kör de cirka 35 km till ESS i Lund. Jag börjar alltid med en kaffe vid mitt skrivbord och går igenom min och min chefs kalender för dagen. Jag går också igenom e-mailen för att se om något behöver snabb hantering. Dagen är ofta fylld av diverse möten, olika ledningsgruppsmöten, diverse projektplaneringsmöten etc. En typisk dag varvas möten och arbete vid datorn. Jag försöker även få tid för möten med kollegor över lunch eller en kopp kaffe, de är viktiga för mig.

Hur ser ditt arbete för International Management Assistants (IMA) ut?
– Jag är regionordförande i södra Sverige för ”IMA Sweden South” och i den funktionen även medlem i den svenska nationella styrelsen. Regionens styrelse träffas en gång per månad och vi är i regionen ca 50 medlemmar. Vi är ansvariga för och arrangerar ett event per månad för våra medlemmar med ett kort uppehåll över sommaren. I IMA Sweden’s nationella styrelse håller vi ett möte per månad, vi träffas fyra gånger per år och håller resterande möten per telefon. För mig ett viktigt nationellt arbete som även sträcker sig utanför Sverige med internationella möten.

Vad är roligast i ditt jobb?
– Att en dag aldrig är en annan lik. Mötet med olika människor i mitt dagliga arbete, allt från kungligheter, ministrar, företagsledare till kollegor på kontoret – det är något jag verkligen uppskattar och njuter av. Att få vara med att bygga upp en verksamhet och dessutom vara delaktig i ledningen och bidra till en så fantastisk organisation känns som ett privilegium och jag känner en stor stolthet i mitt arbete.

Vad lockade dig till rollen?
– När jag fick mitt första jobb som sekreterare till en VD var det inget jag planerade, allt var nytt för mig och jag hade mycket att lära. Efter att ha arbetat under några år inom yrket var jag fast. Det är nog ett av de roligaste och mest utvecklande arbeten man kan tänka sig. Man jobbar med högt och lågt och ingen dag är den andra lik, du arbetar i nära samarbete med en eller fler chefer och ni formar och utvecklar ert eget unika sätt att arbeta på. I vårt yrke har vi chansen att jobba i en ledningsgrupp och i nära samarbete med den person som leder hela verksamheten. Att få ett sådant unikt tillfälle att på nära håll observera och lära sig allt om organisationens ledning och strategiska frågor är otroligt spännande.

Vad är det viktigaste i samarbetet mellan en chef och en assistent?
– Det måste finnas en viss personlig kemi mellan en chef och en assistent, det är även viktigt med respekt och tillit. Detta är något man bygger upp över tid, man bygger en gemensam plattform att arbeta utifrån.

– Själv har jag lagt in ett planeringsmöte med min chef varje måndag morgon så att vi tillsammans kan gå igenom kalendern och vad som ska prioriteras. Under dessa möten får jag även input och lär mig om hur min chef tänker och vill hantera vissa situationer och möten, jag frågar mycket frågor och lär mig på så sätt min chefs prioriteringar och sätt att arbeta.

Om du som Executive Assistant har ambitionen att utvecklas i yrkesrollen och få fler ansvarsområden. Hur gör man då?

– Lär dig så mycket som möjligt om din organisation. Mitt råd är att du ber att få ”skugga” din chef och vara med på samma möten som han/hon deltar i. När du är med på möten får du kunskap om organisationen, strategier och hör de diskussioner som förs och framförallt även hör hur din chef och dina kollegor diskuterar, tänker och tycker i många frågor. Du kan även be att få driva vissa projekt. Själv har jag drivit flytt projekt, ändringar inom organisationen och arrangerat många möten, både i Sverige och utomlands. Tala om att du är redo att ta dig an denna typ av arbeten, anmäl dig frivilligt till att delta i eller leda ett projekt.

– Hör dig för om utbildning, om du kan delta på kurser, seminarier och om du genom din arbetsplats kan få ansöka om medlemskap i professionella nätverk. Idag är det extra viktigt med ett livslångt lärande för att hålla sig i framkant. I början av min karriär sa någon till mig ”Det finns inga dumma frågor bara dumma svar”, – var inte rädd att fråga – för att lära måste vi ställa frågor.

Kan du berätta om något misstag som du har gjort i början när du var ny i rollen och hur du hanterade det?
– Säkert flera misstag, jag fick lära mig arbetet och vad det innebar efter hand.

Vilket tips skulle du ge till andra som är sugna på rollen?
– Mitt första tips är att söka en tjänst som Executive Assistent eller liknande roll. Det är ett unikt tillfälle att lära sig från insidan hur ett företag/en organisation fungerar på ledningsnivå, att vara med där det händer och att få vara med och lära sig av de bästa.

Redaktionen [email protected]

Läs mer:

Möt Teresa Södergren:

Möt Teresa Södergren: ”Det är viktigt att kunna säga nej”

Hon är inte ensam om att ha en delad roll där hon både är Executive Assistant samtidigt som hon axlar rollen som HR-koordinator. För Executiveeffect berättar Teresa Södergren på Scanreco hur hon hanterar det och om vikten av att kunna säga nej.

Möt Carola Bender:  ”Jag är en viktig del i ett effektivt team”

Möt Carola Bender: ”Jag är en viktig del i ett effektivt team”

Hon sitter på Catellas huvudkontor på Birger Jarlsgatan i Stockholm men projektleder möten både på hemmaplan och i Europa. I sin roll som Executive Assistant för ledningsgruppen och Office Manager har Carola Bender två roller och är dessutom personalansvarig. För Executiveeffect ger hon sina bästa tips på hur du organiserar event utomlands, berättar om sitt mentorskap inom organisationen Stella och vem hon skulle vilja vara EA åt om hon fick drömma helt fritt.

Möt Eva Petersson: ”Jag gillar att vara med där det händer"

Möt Eva Petersson: ”Certifieringen fick mig att känna mig värdefull i min roll”

Hon har 15 års erfarenhet inom yrket och är certifierad från både Executive Assistant 1.0 och 2.0. Eva Petersson är Executive Team Assistant på Roxtec International AB i Karlskrona och för Executiveeffect berättar hon om sin karriär, drivkrafter och varför hon aldrig tröttnar på sitt jobb.

Bakom kulisserna hos Årets Hotellkedja – så säkrar Elite Hotels kvalitet och service i världsklass

Bakom kulisserna hos Årets Hotellkedja – så säkrar Elite Hotels kvalitet och service i världsklass

Annons

När Elite Hotels of Sweden nyligen utsågs till Årets Hotellkedja 2025 vid Grand Travel Award baserades valet på omfattande feedback från både resenärer och professionella branschaktörer. En avgörande faktor bakom utmärkelsen är hotellkedjans ständiga fokus på kvalitet, service och utveckling av sina anläggningar.

Annonsplatta gron
IMA banner

BESTÄLL VÅRT KOSTNADSFRIA NYHETSBREV

Jag godkänner EventEffect Nordics personuppgiftspolicy *Personuppgiftspolicy

300x250 studio puck

Tillgängliga nätverk

  • International Management Assistants (IMA) Sweden
  • Inhouse - Nätverket för Executive Assistants
  • The Pace - Nätverk för executive assistants
  • EGN - Nätverk för executive assistants
  • Chefssekreterarna Skåne
  • Cassto
  • Dialog - Kompetensnätverket för Executive Assistants
  • Handelskammarens Nätverk för VD-assistenter

Krönika

Retorikexperterns 10 tips – så får du dina mottagare att lyssna och delta

Kan AI förstå ironi? Och vad har det med retorik att göra? 

Krönika

AI kan härma, men inte känna – och just där ligger den avgörande skillnaden. Retorik och kommunikation handlar om nyanser, känslor och samspel, något tekniken aldrig helt kan ersätta. Retorik- och röstexpert Per Furumo reflekterar över AI:s begränsningar och vad det betyder för mänsklig interaktion. 

Därför är självledarskap avgörande för VD:ar

Därför är självledarskap avgörande för VD:ar

Krönika

Självledarskap är inte längre en individuell färdighet – det är en nyckel för framtidens ledarskap. I denna krönika skriver Louise Key-Hedberg om insikter från rapporten Ledarspaning 2025 och om hur VD:ar ser självledarskap som avgörande för hållbara organisationer.

Vad är du utan ditt jobb? AI kanske snart ger dig svaret

Vad är du utan ditt jobb? AI kanske snart ger dig svaret

Krönika

Är du någonsin på en middag där det första som händer är att någon frågar: ”Vad jobbar du med?” Det är en oskyldig fråga på ytan, men bakom den ligger en samhällsnorm som kopplar din identitet till din produktivitet. Vi är våra jobb, våra titlar, våra leveranser. Och det är kanske därför vi känner oss så hotade av AI.

Årskrönika: ”Detta kan ni EA:s förvänta er av vår bransch!"

Årskrönika: ”Detta kan ni EA:s förvänta er av vår bransch!”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Kajsa Tamsen är partner på Inhouse och vi bad henne skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Emmy Sundberg

Årskrönika: ”Att våga gå före kräver mod”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Emmy Sundberg är Director of Meetings & Private Events på Fotografiska Stockholm, och vi bad henne skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: ”Vi ska spegla era förväntningar”

Årskrönika: ”Vi ska spegla era förväntningar”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Mikael Björkqvist är CMO på matlagningsstudion AVEQIA, och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Pär Haga

Årskrönika: ”Ta på dig rollen som innovatör!”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Pär Haga är CEO och co-founder på Boardeaser, en plattform med digitala verktyg för styrelse och ledning, och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Framtidsäkra din karriär steg för steg

Årskrönika: Framtidsäkra din karriär steg för steg

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025 när det kommer till din egen karriär och yrkesroll? Stefan Haglund är vd på Företagsuniversitetet och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: 2025 innebär både nya krav och nya möjligheter

Årskrönika: Nytt år med nya krav och nya möjligheter

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025 när det kommer till möten och evenemang? Henrik Vallentin är CEO på Event Logic, en webbaserad plattform som förenklar planering, upphandling och hantering av möten, event och konferenser. Ta del av hans årskrönika skriven för dig som EA. Trevlig läsning!

Årskrönika: Det attraktiva kontoret

Årskrönika: Det attraktiva kontoret

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025 när det kommer till möten och evenemang? Oscar Ohlsén är koncernchef på Carotte Group, som erbjuder soft facility services med fokus på mat, möten och upplevelser. Ta del av hans årskrönika skriven för dig som EA här. Trevlig läsning!

Utbildning

- Distansutbildningar

AKTUELLT ERBJUDANDE

Lediga Jobb

Mest läst

Intim och charmig festlokal Vardagsrummet på Gamla Stadshotellet i Uppsala, perfekt för mindre tillställninga

De 10 bästa festlokalerna i Uppsala för en minnesvärd tillställning

Letar du efter en festlokal att hyra i Uppsala? Här hittar du en mängd spännande alternativ som passar både små och stora tillställningar. I vår lista finns allt från charmiga, intima lokaler till rymliga festvåningar, där flera erbjuder möjligheten att ta med egen dryck och mat, vilket kan hålla kostnaderna nere. Vare sig du föredrar ett centralt läge eller en ...
16 restauranger att abonnera i Stockholm för middagar och fester

16 restauranger att abonnera i Stockholm för middagar och fester

Letar du efter en restaurang i Stockholm där du kan abonnera för ditt nästa event eller fest? Det finns många fantastiska alternativ som erbjuder en kombination av unika miljöer och högkvalitativ mat. Oavsett om du planerar en privat fest på restaurang, en bröllopsmiddag eller en företagskickoff, finns det restauranger som passar alla behov. I denna guide presenterar vi några av ...
Hitta topp 13 festlokaler att hyra i Malmö

De 13 bästa festlokalerna att hyra för ditt evenemang i Malmö

Letar du efter den perfekta festlokalen i Malmö för ditt nästa evenemang? Oavsett om du planerar ett stort firande med många gäster eller en mer intim tillställning, har Malmö ett brett utbud av fantastiska festlokaler att hyra. Här kan du hitta allt från stora, pampiga lokaler till små, mysiga festlokaler som passar perfekt för mindre sällskap. Vill du hyra en ...
VD, CEO eller managing director - vad är skillnaderna?

Vd, CEO, president eller managing director – vad är skillnaderna?

Vd, CEO, president, managing director eller kanske koncern-vd? När det kommer till ledartitlar är företagsvärlden en djungel av akronymer och begrepp. Men vad betyder de egentligen, vilken titel gäller var och skrivs de med stor eller liten bokstav? Här reder vi ut skillnaderna och bjuder på en rolig språkfälla du absolut vill undvika.
Så hittar du rätt mötesplats – ny tjänst lanseras i dag

Så hittar du rätt mötesplats – ny tjänst lanseras

Nu blir det enklare för dig som ledningsassistenter och andra mötesbokare att hitta rätt plats för nästa konferens eller ledningsgruppsmöte. Den 16 maj lanseras den nya tjänsten STHLM MÖTEN, en kostnadsfri digital tjänst som erbjuder jämförbara offerter, rådgivning och möjlighet att boka direkt online. Vi passade på att ställa några frågor till Magdalena Höglund inför lanseringen.

Expertråd

Exklusiv visningsresa till Artipelag med Lars Wallin

Exklusiv visningsresa till Artipelag med Lars Wallin

Event

Artipelag är en internationell mötesplats för konst, god mat och fantastiska eventmöjligheter – vackert belägen på Värmdö i Stockholms skärgård.
Den 10 juni arrangerar Executiveeffect en visningresa till Artipelag där ni även får se den nya utställningen med Lars Wallin!

Så hittar du rätt mötesplats – ny tjänst lanseras i dag

Så hittar du rätt mötesplats – ny tjänst lanseras

Aktuellt

Nu blir det enklare för dig som ledningsassistenter och andra mötesbokare att hitta rätt plats för nästa konferens eller ledningsgruppsmöte. Den 16 maj lanseras den nya tjänsten STHLM MÖTEN, en kostnadsfri digital tjänst som erbjuder jämförbara offerter, rådgivning och möjlighet att boka direkt online. Vi passade på att ställa några frågor till Magdalena Höglund inför lanseringen.

IMAs vårseminarium: Framtidssäkra dig själv och ditt jobb!

IMA bjöd på insikter om hur du framtidssäkrar dig själv och ditt jobb

Aktuellt

9 maj var det dags för International Management Assistants (IMA) årsmöte, som i år ägde rum i Göteborg. Efter själva årsmötet stod flera intressanta talare på programmet och temat för dagen är hur du som Executive Assistant kan framtidssäkra dig själv och ditt jobb – ett verkligt aktuellt ämne som också uppskattades av deltagarna.

Taxi Stockholm ansluter sig till SAS Transfer

Taxi Stockholm ansluter sig till SAS Transfer

Affärsresor

SAS Transfer är tjänsten som gör det enkelt för SAS-resenärer att boka marktransport i samband med sin flygresa. Nu erbjuds även Taxi Stockholm som ett av taxialternativen när resenärerna befinner sig i Stockholm.

Disney-modellen: Nyckeln till kreativ framgång

Disney-modellen: Nyckeln till kreativ framgång

Verktyg

Disney-modellen – en strategi som kombinerar fantasi, realism och kritiskt tänkande – kan du öppna dörren till innovativa lösningar och förbättrad arbetsmiljö.

Vyn vinner Simrishamns arkitekturpris 2025

Vyn vinner Simrishamns arkitekturpris 2025

Aktuellt

Stjärnkrögaren Daniel Berlins hyllade restaurang Vyn tilldelas Simrishamns kommuns arkitekturpris 2025. ”FOJABs omvandling av gården framstår som både oemotståndlig och magnifik”, sa byggnadsnämndens ordförande Roland Thord när han läste upp motiveringen till priset.

Waxholms Hotell – där skärgårdspuls möter storstadsvibe

Waxholms Hotell – där skärgårdspuls möter storstadsvibe

Inspiration

När ledningsgruppen behöver mer än bara en whiteboard och kaffeautomat, erbjuder Waxholms Hotell en inspirerande miljö där skärgårdens ro möter storstadens energi. Beläget endast 30 minuter från Stockholm, kombinerar detta nyrenoverade hotell historisk charm med moderna faciliteter, inklusive sju mötesrum med havsutsikt och en nyöppnad Skajbar som bjuder på utsikt över horisonten. Med 42 rum och en restaurang som hyllar det svenska köket, är Waxholms Hotell en plats där idéer föds och relationer stärks.

Möt My Widholm: "Mitt stora nätverk är ovärderligt"

Möt My Widholm: ”Mitt stora nätverk är ovärderligt”

Hon är Office Manager på Tradedoubler och ett av hennes första projekt när hon började var att hitta ett nytt huvudkontor. För Executiveeffect berättar My Widholm hur hon jobbar med AI och hur hon får kollegorna att älska att hänga på kontoret med hjälp av sitt stora nätverk. Och så får vi reda på vad som är hennes hemliga talang …

Välkommen Mötesbaren den 15 maj – Magnus Helgesson föreläser om: Attityder som gör skillnad

Välkommen Mötesbaren den 15 maj – Magnus Helgesson föreläser om: Attityder som gör skillnad

Event

Den 15 maj bjuder vi in dig som läser Executiveeffect till ett unikt evenemang där kunskap och nätverkande möts i en härlig miljö. Lyssna till föreläsningen: Attityder som gör skillnad – med toppföreläsaren Magnus Helgesson, få en exklusiv rundtur i Solvallas nyrenoverade mötesytor och avslutande mingel.

Monica Ohlson, Executive Assistent till generalsekreterare och styrelse på Barncancerfonden och Niklas Cerovina, Vice President Assistant på Tetra Pak Packaging Solutions AB

Erfarenhet mötte nyfikenhet – mentorsprogrammet utvecklande för båda

Karriär

Monica Ohlson på Barncancerfonden och Niklas Cerovina på Tetra Pak Packaging Solutions var båda nyfikna på vad ett mentorsprogram skulle innebära för deras professionella utveckling, hon i egenskap av mentor, han som adept. De har båda precis avslutat mentorsprogrammet som ingår i EA-nätverket IMA Swedens medlemskap och här berättar de om varför de anmälde sig, vad de båda tagit med sig och varför de tycker att fler borde våga kasta sig ut på en liknande resa.

 

Executiveeffect.se - Oberoende nyheter, expertråd, inspiration och verktyg för ​dig​ som jobbar närmast ledningen i företag och organisationer.
Eventeffect Nordic AB, Vasagatan 28, 111 20 Stockholm
Vi följer GDPR och använder cookies. Läs mer här.

Eventeffect.se | Passioneffect.se | Saleseffect.se | Influencereffect.se | Bestplacesinsweden.com