Hej Karin Hélène, vem är du och var jobbar du?
– Jag arbetar på European Spallation Source ERIC (ESS) som är en neutronforskningsanläggning som är under uppbyggnad norr om Lund. Jag har en internationell bakgrund och har bott i USA, Saudiarabien, Turkiet och Thailand innan familjen återvände till Sverige 2001.
Hur många år har du varit Executive Assistant?
– Jag har arbetat som Executive Assistant sedan 1987.
Hur ser din roll ut?
– Jag arbetar som Senior Executive Assistant till Director General (Generaldirektören) och är medlem i ledningsgruppen där jag tillsammans med min chef ansvarar för gruppens planering och uppföljning av möten och projekt.
Berätta hur en vanlig dag kan se ut!
– En vanlig dag startar för mig när min väckarklocka ringer 06:00, några dagar per vecka tränar jag på ett gym i närheten och efter en lätt frukost tittar jag igenom dagens kalender och e-mails på min Iphone innan jag kör de cirka 35 km till ESS i Lund. Jag börjar alltid med en kaffe vid mitt skrivbord och går igenom min och min chefs kalender för dagen. Jag går också igenom e-mailen för att se om något behöver snabb hantering. Dagen är ofta fylld av diverse möten, olika ledningsgruppsmöten, diverse projektplaneringsmöten etc. En typisk dag varvas möten och arbete vid datorn. Jag försöker även få tid för möten med kollegor över lunch eller en kopp kaffe, de är viktiga för mig.
Hur ser ditt arbete för International Management Assistants (IMA) ut?
– Jag är regionordförande i södra Sverige för ”IMA Sweden South” och i den funktionen även medlem i den svenska nationella styrelsen. Regionens styrelse träffas en gång per månad och vi är i regionen ca 50 medlemmar. Vi är ansvariga för och arrangerar ett event per månad för våra medlemmar med ett kort uppehåll över sommaren. I IMA Sweden’s nationella styrelse håller vi ett möte per månad, vi träffas fyra gånger per år och håller resterande möten per telefon. För mig ett viktigt nationellt arbete som även sträcker sig utanför Sverige med internationella möten.
Vad är roligast i ditt jobb?
– Att en dag aldrig är en annan lik. Mötet med olika människor i mitt dagliga arbete, allt från kungligheter, ministrar, företagsledare till kollegor på kontoret – det är något jag verkligen uppskattar och njuter av. Att få vara med att bygga upp en verksamhet och dessutom vara delaktig i ledningen och bidra till en så fantastisk organisation känns som ett privilegium och jag känner en stor stolthet i mitt arbete.
Vad lockade dig till rollen?
– När jag fick mitt första jobb som sekreterare till en VD var det inget jag planerade, allt var nytt för mig och jag hade mycket att lära. Efter att ha arbetat under några år inom yrket var jag fast. Det är nog ett av de roligaste och mest utvecklande arbeten man kan tänka sig. Man jobbar med högt och lågt och ingen dag är den andra lik, du arbetar i nära samarbete med en eller fler chefer och ni formar och utvecklar ert eget unika sätt att arbeta på. I vårt yrke har vi chansen att jobba i en ledningsgrupp och i nära samarbete med den person som leder hela verksamheten. Att få ett sådant unikt tillfälle att på nära håll observera och lära sig allt om organisationens ledning och strategiska frågor är otroligt spännande.
Vad är det viktigaste i samarbetet mellan en chef och en assistent?
– Det måste finnas en viss personlig kemi mellan en chef och en assistent, det är även viktigt med respekt och tillit. Detta är något man bygger upp över tid, man bygger en gemensam plattform att arbeta utifrån.
– Själv har jag lagt in ett planeringsmöte med min chef varje måndag morgon så att vi tillsammans kan gå igenom kalendern och vad som ska prioriteras. Under dessa möten får jag även input och lär mig om hur min chef tänker och vill hantera vissa situationer och möten, jag frågar mycket frågor och lär mig på så sätt min chefs prioriteringar och sätt att arbeta.
Om du som Executive Assistant har ambitionen att utvecklas i yrkesrollen och få fler ansvarsområden. Hur gör man då?
– Lär dig så mycket som möjligt om din organisation. Mitt råd är att du ber att få ”skugga” din chef och vara med på samma möten som han/hon deltar i. När du är med på möten får du kunskap om organisationen, strategier och hör de diskussioner som förs och framförallt även hör hur din chef och dina kollegor diskuterar, tänker och tycker i många frågor. Du kan även be att få driva vissa projekt. Själv har jag drivit flytt projekt, ändringar inom organisationen och arrangerat många möten, både i Sverige och utomlands. Tala om att du är redo att ta dig an denna typ av arbeten, anmäl dig frivilligt till att delta i eller leda ett projekt.
– Hör dig för om utbildning, om du kan delta på kurser, seminarier och om du genom din arbetsplats kan få ansöka om medlemskap i professionella nätverk. Idag är det extra viktigt med ett livslångt lärande för att hålla sig i framkant. I början av min karriär sa någon till mig ”Det finns inga dumma frågor bara dumma svar”, – var inte rädd att fråga – för att lära måste vi ställa frågor.
Kan du berätta om något misstag som du har gjort i början när du var ny i rollen och hur du hanterade det?
– Säkert flera misstag, jag fick lära mig arbetet och vad det innebar efter hand.
Vilket tips skulle du ge till andra som är sugna på rollen?
– Mitt första tips är att söka en tjänst som Executive Assistent eller liknande roll. Det är ett unikt tillfälle att lära sig från insidan hur ett företag/en organisation fungerar på ledningsnivå, att vara med där det händer och att få vara med och lära sig av de bästa.
