Michelle Dandenell Jag har genom åren träffat många EA:s och har förstått att ni är VD:ns ”superhjältar”! Ni hjälper till att navigera genom den hektiska världen av företagsledning. Kanske man kan beskriva det som att vara en dirigent som styr en orkester av möten, resor, korrespondens, administration och i många fall vara en länk mellan VD och andra anställda, styrelseledamöter och externa partners. En EA är en värdefull och uppskattad medlem i en VD:s team och kan vara avgörande för VD:s effektivitet och produktivitet. Med rätt stöd kan en VD fokusera på att ta beslut som kan hjälpa företaget att växa och utvecklas, och därmed öka sin lönsamhet och konkurrenskraft.
Att vara en extraordinär Executive Assistant kräver en kombination av färdigheter, egenskaper och strategier. Här har vi samlat på oss några punkter från dina kollegor för att inspirera dig att bli en extraordinär EA:
- Förstå din chefs prioriteringar. Lägg din vinn om att verkligen förstå vad som är viktigt för din chef och hjälp henne/honom att hålla fokus på det. Genom att lära dig att identifiera och ta hand om det som är akut och viktigt kan du hjälpa din chef att använda sin tid på bästa sätt.
- Var proaktiv. Försök att se framåt och förutse vad din chef behöver. Då kan du planera i god tid och undvika stress. Om du kan ta itu med eventuella problem innan de dyker upp och alltid vara redo att lösa dem snabbt och smidigt, kommer du att göra livet så mycket enklare för både dig och din chef.
- Var kommunikativ. Se till att kommunicera tydligt och rak på sak, och att du alltid finns tillgänglig för att svara på frågor och ge stöd. Genom att vara öppen och positiv i din kommunikation, kommer din chef att kunna lita på dig ännu mer och se dig som en pålitlig samarbetspartner.
- Utveckla dina tekniska skills. Håll alltid utkik efter nya tekniska lösningar och smarta system som kan hjälpa till att göra arbetet mer effektivt och smidigt. Ju mer teknisk kunnig du är desto mer värdefull kommer du att vara för din chef och teamet.
- Var diskret. Eftersom du ofta har tillgång till känslig information är det viktigt att visa din lojalitet genom att respektera sekretesskrav och etiska standarder. Tänk på dig själv som en ”doorkeeper” och var selektiv i vilka som kan boka möten eller få tillgång till information. Det höjer ditt förtroende hos din chef och visar att du är en pålitlig partner.
- Ständigt lärande. Förutom att lära dig mer om nya tekniker och verktyg så var nyfiken och ta initiativ till att bygga relationer med andra EA:s och nätverka inom din profession. Då håller du dig ständigt lärande och kommer att vara en ännu mer värdefull resurs för din chef.
- Ge utrymme för pauser i din chefs kalender. Det är viktigt att ge din chef tid att andas och ta pauser under arbetsdagen. Försök att lägga in tid för kaffe, toalettbesök och att svara på viktiga mail mellan mötena. Ett bra sätt att göra det är att boka in 45-minuters möten med en 15-minuters paus till nästa, så att det finns lite ”luft” i kalendern. På det sättet kan din chef hantera dagens uppgifter på ett mer avslappnat och effektivt sätt. Och inte minst, göra plats för dig och dina frågor.
- Friska upp möten med en promenad. Föreslå för din chef att ta möten under en walk-and-talk för att öka kreativiteten och mental klarhet. Rörelse kan hjälpa hjärnan att tänka bättre och skapa klarhet i tankarna.
Genom att använda dessa strategier och egenskaper kan du verkligen göra en stor skillnad för din chef och hela teamet. Du kommer att kunna bidra på ett ovärderligt sätt till ökad produktivitet och effektivitet. En härlig känsla av att veta att man har gjort en positiv inverkan på arbetet!
Av: Michelle Dandenell
