På bilden: Maj SchwerinMöt Maj Schwerin, vd-assistent på E.ON Energidistribution. Hon berättar att hon efter några år i Stockholm bestämde sig för att flytta tillbaka till Malmö igen.
– När jag hade jobbat i Stockholm några år bestämde jag mig för att flytta tillbaka till Malmö igen. Jag hade till en början några vikariat innan jag via nätverket Chefssekreterarna i Malmö fick tips om tjänsten på E.ON som jag genast sökte och fick, berättar Maj Schwerin.
Den digitala utveckling har gått framåt
Att göra den mest effektiva kalenderplaneringen och organisera resor är en stor del av Majs arbetsvardag.
– Att planera resor, möten och besök är väldigt roligt tycker jag. Nu i coronatider är det tyvärr inte så mycket av detta. Jag tycker också det är roligt att göra den bästa kalenderplaneringen för min chef. Det är en utmaning som jag gillar mycket. Det går även mycket tid åt att planera för Ledningsteamsmötena där jag hanterar agendaplanering och gör anteckningar.
Sedan Maj började på E.ON för drygt fyra år sedan har det den digitala utveckling gått framåt. Speciellt under detta år.
”Min nuvarande chef tillträdde i januari i år”
– Den största förändringen har varit att under detta år, ställa om till digitala möten, och bli ännu mer digitaliserad. Men också att min nuvarande chef tillträdde i januari i år, berättar Maj och fortsätter:
– Det tar flera månader att lära känna varandra. Både han och jag tycker att vi har lyckats bra och vi trivs fint tillsammans. Sedan mitten av mars är vi inte så ofta på kontoret men vi har dagliga avstämningar på telefon. Han är både empatisk och omtänksam, vilket jag gillar.
Japansk metod för att städa
Det galnaste som Maj har haft på sitt bord är ett så kallat 5s-projekt som är en japansk metod för att städa.
– I en tidigare roll på ett annat företag var jag ansvarig för att genomföra ett 5s-projekt, en japansk metod. 5s står för sortera, systematisera, städa, standardisera och sköta om, berättar Maj och fortsätter:
– Inget galet projekt i sig, men det var väldigt förvånande att se hur många prylar som medarbetarna städade ut från sina rum. Vi gjorde oss av med hundratals kilo med saker vi inte behövde ha kvar.
Det är viktigt att din chef utmanar dig
För att utvecklas i rollen som chefsassistent behöver du en chef som utmanar dig menar Maj.
– Det är otroligt viktigt att ha en chef som utmanar dig och låter dig växa i din roll.
Följ med Maj under en arbetsdag:
Vad är det första du gör på morgonen?
– Startar datorn och öppnar Outlook. Tittar i kalendrarna och hanterar min och min chefs e-post.
När och hur tar du din förmiddagsspaus?
– Den blir vid halvtiotiden tillsammans med några kolleger i fikarummet. Jag äter alltid en liten smörgås och dricker dagens första kopp kaffe. Sedan pandemin började arbetar jag hemma cirka tre dagar i veckan. Då blir det fikapaus i köket och jag passar på att lyssna på musik och ta några danssteg
Vad är det sista du gör innan lunchen?
– Skannar av e-posten.
När och hur tar du din eftermiddagspaus?
– Den blir vid halvtretiden och gärna med kollegorna när jag är på kontoret. Det händer dock att arbetet kräver att det blir vid datorn.
Vad är det sista du gör innan du går hem?
– Jag skannar av så att alla viktiga mail är omhändertagna och tittar i kalendern hur morgondagen är planerad. Jag skriver ibland ner de två till tre viktigaste sakerna jag ska göra nästa dag, säger Maj och avslutar:
– Det här låter kanske väldigt inrutat men det händer ofta att rutinerna kastas om när vissa saker kräver snabbt agerande.
