Hon sitter på Catellas huvudkontor på Birger Jarlsgatan i Stockholm men projektleder möten både på hemmaplan och i Europa. I sin roll som Executive Assistant för ledningsgruppen och Office Manager har Carola Bender två roller och är dessutom personalansvarig. För Executiveeffect ger hon sina bästa tips på hur du organiserar event utomlands, berättar om sitt mentorskap inom organisationen Stella och vem hon skulle vilja vara EA åt om hon fick drömma helt fritt.

Vi träffas på Catella Groups huvudkontor i Stockholm, bara ett stenkast från Stureplan. Här sitter ledningsgruppen och Carola Bender tillsammans med ett 40-tal kollegor.

Låt oss börja med vem är Carola Bender privat?

– Jag bor på Kvarnholmen i Stockholm, har två utflugna barn och är en morgonpigg tjej som är på gymmet klockan 05.00 fem dagar i veckan. Att leva sunt och må bra har alltid intresserat mig och nu i höstas utbildade mig till hälsocoach.

Från det att jag som 16-åring flyttade till Gran Canaria där jag stannade i sex år har mina jobb alltid innefattat service av något slag. Jag tenderar att projektleda det mesta i mitt liv och ibland även mina vänners …

Efter mina år inom turistbranschen älskar jag hotellfrukostar och skulle säga att jag är lite av en mästare på att det 😋.

Hälsocoach? Berätta mer!

– Att jag utbildade mig till hälsocoach är en del av ett hälsoprojekt vi startat för de anställda på Catella för att främja hälsan och för att få alla att röra på sig mer och komma ut i löparspåret. Det innebär att vi erbjuder våra anställda att delta på olika halvmaratonlopp runt om i Europa och nu den 27 april kommer 20 kollegor att springa det första halvmaratonloppet i Nice. En kollega kommer också nu i vår att vara ansvarig för en löpargrupp och jag för en promenadgrupp där vi kommer gå ut och röra på oss under lunchen. Och så har vi infört hälsofika på onsdagar där vi serverar smoothies, fruktsallad, dadlar, bananbröd och nötter.

Berätta om din karriärresa! När kände du att Executive Assistant var din ”grej”?

– Min karriär har varit en spännande och lärorik resa och jag har haft förmånen att utvecklas i flera olika roller, vilket har lett mig till min nuvarande position som Executive Assistant. Jag började min yrkesbana inom service och administration och upptäckte snabbt att jag trivdes i en miljö där jag får organisera, planera och vara en central del i verksamheten.

Att rollen som EA passade mig insåg jag när jag började på en ny arbetsplats och snabbt fick ta ansvar för att hantera komplexa scheman, planera viktiga möten och säkerställa att alla administrativa processer flöt på utan problem. Mina chefer uppskattade min förmåga att vara både proaktiv och lösningsorienterad och gav mig feedback på att det jag gjorde verkligen gjorde skillnad för hur effektivt ledningen kunde arbeta. Då insåg jag att jag inte bara gillade rollen – jag var bra på den!

Berätta hur en vanlig (?) dag kan se ut!

– I min roll som EA på Catella är ingen dag den andra lik. Det kan vara att möblera om, laga ett bord, boka en konferens i Paris, planera för fastighetsmässan i Cannes, ha utvecklingssamtal med mina anställda, gå till notarien med viktiga papper, boka flyg till vår vd, ordna sommarfest för personalen eller att ha koll på och boka restaurangen som passar för vår styrelses middag.

Du bokar ofta möten och konferenser utomlands. Vad är viktigt att tänka på? Några tips?

– När man arrangerar möten utomlands finns det flera viktiga faktorer att ta hänsyn till för att säkerställa att mötet blir framgångsrikt och effektivt. Här är några av mina tips:

1.Planera resor, transport och boende i god tid.
2.Se till att alla deltagare har tillgång till information om hur de kan ta sig till möteslokalen.
3.Ta med rusningstrafik och möjliga förseningar i schemat, så att alla kan vara på plats i tid.
4.Se till att alla deltagare är medvetna om mötets syfte och agendan i förväg, så att alla kan förbereda sig ordentligt. Detta gäller särskilt när man arbetar på en internationell nivå, då olika deltagare kan ha olika förutsättningar och förväntningar på mötet.
5.Gör en agenda och lägg på allas hotellrum, branda en vattenflaska så alla har sin egen eller ta fram till exempel västar om det blir kallt i konferensrummet eller något annat enkelt så alla känner sig speciella och välkomna!

Privat har du varit mentor åt unga tjejer inom organisationen Stella. Berätta!

– Ja, det stämmer. Att vara mentor för en ungdom var en både givande och ansvarsfull roll. Det handlade om att vara ett stöd, en förebild och en vägledare för en ung person som står inför viktiga beslut om framtiden och att ställa de rätta frågorna som får den unge att reflektera och tänka långsiktigt om sina val och sin framtid och sin personliga utveckling.

Och avslutningsvis, om du fick vara EA åt vem som helst, vem skulle det vara och varför?

– Barack Obama! Han arbetade för att främja jämlikhet, särskilt genom att stärka medborgarrättigheter för minoriteter. Han stödde legaliseringen av samkönade äktenskap och gjorde insatser för att minska rasdiskriminering. Att få jobba nära och lära sig av en sådan fantastisk person vore en ära.

Mer om:

Till Carola Bender på LinkedIn

Catella Group finns i 12 länder med 25 olika kontor. De är ca 500 anställda över hela Europa och är verksamma inom Corporate Finance, Investment Management och Principal Investments.

Av: