Experten: Ta utmaningarna med hybridevenemang på allvar

Nästan alla i eventbranschen förutspår att hybridevenemang blir nästa stora trend. Minskat resande, större räckvidd och ökad flexibilitet är tunga argument ekonomiskt, ekologiskt och socialt. En del menar till och med att deras medarbetare och andra deltagare kommer kräva att de får välja om de ska delta fysiskt eller digitalt. Jag kan vittna om att det går utmärkt att producera roliga, engagerande och effektiva hybridevenemang. Däremot är det alldeles för många som gravt underskattar utmaningarna med att göra evenemang som på riktigt skapar värde för alla, oavsett om de deltar fysiskt på plats eller på distans. Om mötesbranschen medvetet eller omedvetet medverkar till evenemang som inte skapar det värdet så försvinner på sikt incitamentet för kunderna att arrangera olika typer av evenemang. Då kommer de istället att lösa sin behov av att kommunicera, lära och umgås på andra sätt än de som erbjuds på våra hotell och konferensanläggningar runt om i landet.

De fysiska deltagarnas och de digitala deltagarnas intressen krockar

Det finns ett antal olika fenomen och intressen som riskerar att krocka och som vi behöver ta hänsyn till när vi planerar ett hybridevenemang.

Tiden

Få människor klarar av, än mindre uppskattar, långa möten och evenemang framför skärmen. Vi blir trötta och ju längre tiden går desto svårare är det att hålla fokus. Handen på hjärtat hur mycket minns vi av det som sägs från timme fyra och framåt i ett digitalt evenemang? Jag brukar generellt rekommendera mina kunder att göra digitala evenemang som är max tre timmar långa inklusive pauser och interaktivitet. Om kommunikationsbehovet varit så stort att detta inte räckt har vi ofta delat upp det digitala evenemanget i två  halvdagar. Eftermiddag och förmiddag. På så sätt har vi dessutom kunnat repetera på förmiddagen dag ett. Hybridevenemanget behöver alltså hållas kortare än de flesta fysiska evenemangen var före Covid eller bli två halvdagar.

Tempo och variation

De digitala evenemang som har blivit allra bäst har haft ett högt tempo med många olika format. Man har haft presentationer som är tio minuter långa, soffsamtal på sju minuter, interaktion på 60 sekunder, tre minuters reportagefilm, 20 sekunders vinjett, åtta sekunders bumper och så vidare. Många fysiska evenemang från förr skulle må bra av att åtminstone delvis inspireras av detta högre och varierade tempo, men här är det nog många arrangörer som behöver branschens hjälp att ta klivet dit. Ett evenemang på tre timmar som mestadels består av långa presentationer och långsamma intervjuer blir ofta ganska ointressant för deltagarna på plats. För deltagarna på distans är ett sådant evenemang ett garanterat sömnpiller

Interaktiviteten

Nästan alla evenemang oavsett om de är digitala eller fysiska tjänar på kvalificerad och varierad interaktion. Om det är stora grupper kan det handla om att på ett smart sätt involvera och engagera genom omröstningar, prioriteringsövningar, ordmoln och fritextövningar som kan skapas i mötesappar och liknande verktyg. Om vi jobbar med mindre grupper öppnas möjligheter att interagera med kropp och röst, digitalt eller fysiskt. Men när det kommer till hybrid måste vi ha i minnet att förutsättningarna skiljer sig markant åt för deltagarna beroende på om de är med på distans eller om de finns med fysiskt. Att rösta och prioritera går utmärkt i båda fallen. Men hur fungerar bikupan för distansdeltagarna? Om man ska arbeta två och två hur går det till? Eller om vi ska ha breakouts? Alla dessa utmaningar går att lösa för distansdeltagarna. Men vi måste ha planering för det och kanske extra teknik. Samma lösning för deltagare på distans som för dem på plats fungerar sannolikt inte. Här finns en risk att många väljer att minska komplexiteten genom att ta bort eller minska på interaktiviteten i programmet. Då riskerar vi minskat lärande, mindre engagemang, färre idéer, lägre energi och sämre efterlevnad. Allt sådant som minskar incitamentet för att fortsätta investera i evenemang.

Socialiserande

Raden av välplanerade digitala evenemang har verkligen visat att informationsspridning, kommunikation, lärande och entusiasmerande fungerar utmärkt digitalt. Det som inte fungerar lika bra digitalt är dels innovation, men framförallt så är det verkligt socialiserande genom informella samtal. Det finns en del försök till plattformar som ska lösa detta. Min erfarenhet är att de flesta ännu är relativt dåliga substitut till fysiska möten och inte minst då kaffepauser, middagar och mingel. Hur löser vi detta för distansdeltagarna? Ska de umgås digitalt med andra digitala deltagare i fikapausen? Ska de kanske ”underhållas” på annat sätt i pauser? Alternativen är många men även här krävs planering.

Ögonkontakt

Alla vi människor söker hela tiden bekräftelse från andra i vår omgivning. Den vanliga vägen är genom ögonkontakt. Under alla digitala evenemang finns det en fras jag upprepat till leda:  –”Titta i kameran!”. Det har för många medverkande varit oerhört mycket mer lockande att titta på sina bilder i monitorn eller söka ögonkontakt med en tekniker än att titta i linsen. Hur ska det fungera när det finns hundratals deltagare i rummet? Hur många kommer att klara av att tillräckligt ofta titta i kameran? Och vad är tillräckligt ofta? Hur man än tittar så väljer man bort en del av deltagarna, de i rummet eller de på distans. Personligen tror jag att merparten av alla medverkande kommer att missa kamerorna och att vi därför behöver ge distansdeltagarna kompletterande upplevelser och fokus.

Fungerande hybridevenemang har funnits sedan 1954

1954 gjorde SVT sina första provsändningar. Bara någon vecka senare sändes den första fotbollsmatchen och VM i fotboll 1958 satte rejäl fart på försäljningen av TV-apparater. Det här är ett typexempel på ett hybridevenemang med deltagare på plats och deltagare på distans via TV-apparater. När det gäller en TV-sänd fotbollsmatch så är en sak tydlig. Det är samma match, men upplevelsen som serveras deltagarna på distans skiljer sig markant åt från upplevelsen som serveras de som finns med på plats.

På plats njuter deltagarna förutom av själva matchen även av gruppenergi, dofter, hejaramsor och sång, gemenskap och något att äta och dricka i pausen. Under tiden hemma i sofforna får deltagarna andra upplevelser som inte livedeltagarna får.

Några saker av de sakerna är:

• Kommentatorer och experter i studio
• Uppvärmningssamtal om statistisk och annat med intressanta studiogäster
• Grafik med strategitavlor, repriser med mer
• Pausintervjuer med spelare
• Mellansnack i pausen med analyser
• Riktigt bra teknik – vi ser och hör ofta bättre hemma i soffan än på läktaren

Fotbollsmatchen är sammanlagt under tre timmar inklusive för- och eftersnack. En längd som som sagt passar det hybrida formatet.

Gör som Vinterstudion

Ett bra format att inspireras av om du på riktigt vill skapa ett fungerande hybridevenemang med en betydande andel distansdeltagare är SVT:s Vinterstudion. Här är utgångspunkten för sändningen till distansdeltagarnas en TV-studio. Här finns kommentatorer och olika gäster. Det kan vara allt från en läkare som visar hur en skada ser ut i en tävlandes knä genom att peka på en modell av ett knä eller genom att visa tydlig grafik. Man pratar om vad tittarna kommer att få se under dagen. När det börjar närma sig starten på tjejernas femmil så transporteras vi genom en skärm ner till startområdet där det finns  flygande reporter som intervjuar någon i ett vallateam, en tränare eller liknande. Sedan går starten och vi följer sändningen genom ett antal kameror ute i spåret. Då och då kommer vi tillbaka studion som analyserar hur det går.

Om vi omsätter det här till vår värld så kan vi alltså ha en studio med en programledare och gäster som erbjuder ett unikt värdskap och en unik upplevesel för distansdeltagarna. Distasdeltagarna kanske inte får fika, informella samtal eller fysisk workshop. Men de kan få fördjupningar, varierat i format och de kan bli hörda och sedda genom en större dos interaktivitet. De kan också ta del av presentationer och samtal från scenen på samma sätt som vi som TV-tittare får titta på bilder från spåret. Det blir en toppenbra upplevelse med mycket lärande och mycket engagemang. Men upplevelsen är inte identisk med den som deltagarna som är på plats får.

Men tänk dig nu femmilen, eller en fotbollsmatch som bara filmas av utan kommentatorer, utan grafik, utan experter, utan repriser, utan tidtagning i rutan. Ganska trist? Om du dessutom tänker att femmilen filmats av med för få och för billiga kameror så att man bara ibland såg en åkare, eller att man inte såg de plågade ansiktsuttrycken i den långa uppförsbacken, då hade upplevelsen varit medioker.

Ska du göra ett hybridevenemang som skapar värde för distansdeltagarna så behöver du sannolikt erbjuda dem en egen upplevelse och du behöver en tekniklösning värd namnet.

Hybridevenemang kräver förändringar av budgeten

Om du vill göra som i exemplet ovan med Vinterstudion så kommer det innebära ett antal kostnader som inte finns om man väljer ett antingen helt fysiskt eller ett helt digitalt evenemang. Sannolikt har du dock en större räckvidd och inga löpande kostnader för att addera ytterligare distansdeltagare. Du spar kanske också en hel del i form av resor, mat och dryck, hotell och förlorad arbetstid. Inte minst är vi mer flexibla och vi sparar miljön.

Kostnader som man bör räkna med vid hybridevenemang är:

• Dubbla programledare
• En extra studio med teknikuppsättning om minst tre kameror, ljud, ljus, skärmar mm
• Bra teknik för att ”filma av” det som sker på det fysiska evenemanget. I alla fall scenen. Det kräver kanske två till fyra kameror, två fotografer, bildproducent, extra ljus mm.
• Nu börjar det också krävas att riggning, repetitioner och övriga förberedelser sker en annan dag än själva genomförandedagen.

Summan av detta är att istället för att ha en relativt begränsad teknikkostnad för ett liveevenemang så adderas i princip teknikkostnaden för två digitala evenemang.

Nystart eller pyrrhusseger

Hybridevenemang är kanske det som krävs för att många arrangörer ska våga börja boka möten med i alla fall delvis fysiska deltagare. Men om vi inte gör dessa evenemang tillräckligt bra finns risken att lyckan av att åter få in fysiska deltagare på anläggningarna istället blir kortvarig och förvandlas till en pyrrhusseger.

Av: Tommy Brotte, grundare av företaget Interaktiva Möten.

 

Läs mer: Lugn – det går att göra bra digitala evenemang

Korta ner evenemanget, öka interaktiviteten och skapa en tydlig dramaturgi. Det är enligt Tommy Brotte, grundare av företaget Interaktiva Möten, nyckeln till bra digitala evenemang