Bakom kulisserna: så säkras perfekta event med rätt flygstrategi

Stefan Pettersson, Sales Manager på Aircontact, beskriver hur flyglogistiken har utvecklats från att vara en ren transportfråga till en integrerad del av själva eventproduktionen.

Han menar att det i dag handlar om mer än att ta sig från punkt A till B. För arrangörer är det avgörande att hela resan fungerar sömlöst och bidrar till helhetsupplevelsen, samtidigt som komplexiteten i omvärlden har gjort professionell hantering allt viktigare.

Aircontact arbetar främst med större företagsevent, internationella konferenser, incentives och produktlanseringar där många deltagare behöver transporteras samtidigt. Det kan handla om allt från ledningsgrupper till hela organisationer som reser tillsammans. 

– Vi ser också en ökning i uppdrag där destinationen är mer avlägsen eller svåråtkomlig, vilket gör charterflyg till en naturlig lösning.

Just när många människor ska resa tillsammans uppstår ofta flera logistiska utmaningar som kan vara avgörande för hela eventets genomförande.

– De vanligaste utmaningarna är tidssamordning, tillgänglighet på flyg, förändringar i deltagarlistor och att säkerställa att alla anländer samtidigt.

Genom att arbeta med charterlösningar kan transporten i stället anpassas efter eventets behov. 

– Charterflyg ger oss möjlighet att anpassa avgångstider, flygplatser och kapacitet exakt efter eventets behov, vilket minimerar risk och komplexitet.

Skillnaden mot reguljärflyg är tydlig enligt Stefan Pettersson. Med charter finns en möjlighet att styra hela resan, från detaljer i planeringen till upplevelsen ombord, medan reguljärflyg ofta innebär kompromisser.

– Det innebär att vi kan anpassa transporten efter eventets schema, i stället för tvärtom.

Flyglogistiken blir särskilt avgörande i situationer där tidsschemat är pressat eller där deltagare reser från flera olika platser. Det kan handla om internationella konferenser där alla måste vara på plats vid en gemensam start, eller om lanseringar där exakt timing är avgörande för utfallet.

– Vid lanseringar eller events med högt kommersiellt värde kan exakt timing vara kritisk, där kan en försening få stora konsekvenser för hela arrangemanget.

För att få logistiken att fungera som en integrerad del av eventet arbetar Aircontact nära eventbyråer och arrangörer redan i planeringsfasen. Målet är att transporten inte ska upplevas som en separat del, utan som en naturlig förlängning av upplevelsen.

– Ju tidigare vi involveras, desto bättre kan vi optimera både logistik och upplevelse.

Timing är en av de mest kritiska faktorerna i eventproduktion, och här krävs både planering och flexibilitet. Genom att arbeta med noggranna processer, kontinuerlig uppföljning och nära dialog med alla involverade parter kan förändringar hanteras utan att det påverkar helheten.

– Vi har etablerade rutiner för att hantera förändringar snabbt, oavsett om det gäller passagerarlistor, tider eller operativa utmaningar.

Han lyfter också att möjligheten att justera lösningar i realtid, genom ett brett nätverk av operatörer – en viktig del i att säkerställa kvaliteten i genomförandet.

Samtidigt ser Aircontact tydliga förändringar i hur företag planerar sina resor kopplade till event. Effektivitet, hållbarhet och upplevelse är tre områden som fått ökad betydelse.

– Många företag vill maximera tiden på destinationen och minimera restid och friktion.

Framåt bedömer han att flyglogistikens roll kommer att fortsätta utvecklas i samma riktning, med högre krav på både flexibilitet och integration i eventstrategin.

– I en mer komplex och föränderlig värld kommer professionell hantering av flygtransporter att vara en avgörande konkurrensfördel för arrangörer som vill leverera framgångsrika och minnesvärda event.

Av: Elin Bisander