Om du trots det, skulle ge en praktikant några råd för att klara av ditt jobb, vad skulle du gett hen för råd?
Att vara bra på att kommunicera och läsa av andra. Att vara klurig, anpassningsbar och ärlig. Att vara ordentlig, trovärdig och vänligt bestämd. Att våga fråga när man inte förstår och vara ett riktigt bra bollplank.
Det var Siw Lundins svar på vad som krävdes för att lyckas som assistent och vd-sekreterare. Hon arbetade i över 40 år i dessa roller.
Det är mycket som förändras i vår värld och i snabb takt. Alla gamla modeller och metoder utmanas och behöver justeras. Det krävs nya sätt att tänka och verka för att hitta hållbara vägar framåt. Kloka företag och organisationer kan här använda sina vd-assistenter. Att den medvetna reflektionen sätts in och sköts före, under och efter mötena.
Ett sätt är att ha krismöte innan det blir kris och att skilja på lösningarnas nivå av svar. Så att inköp och montering av en skylt till matsalen, hamnar på en annan viktighetsnivå än placering av hjärtstartaren.
Några så kallade META-frågor för dig som vd-assistent, att ta med dig under processen:
- Att du reflekterar över och medvetandegör övriga gruppen om de tappar fokus. Dvs. frågar om det nuvarande samtalet, kommer närmare lösningen till denna utmaning. ”Samtala om samtalet” och parkera alla stickspår.
- Att du påminner och säkerställer att gruppens agerande är i samklang med era värderingar. Att ni är observanta på härskartekniker och maktspel. (Moralen sjunker dramatiskt i grupper där fulspel får pågå utan åtgärd.)
- Att gruppen hjälps åt att prioritera, så att det som är viktigast kommer först.
- Att du påminner och säkerställer alla om att lyssna klart på varandra. (Inte att förväxla med att tycka lika.)
- Att vi alla bryr oss, stöttar varandra och utgår från att andra också vill lyckas.
- Att vi alla förstår att vi gör missar ibland.
- Att det vi uppmärksammar och tränar på, är det som utvecklas och växer.
De företag och organisationer som är kloka nog och öppnar upp för att tänka, reflektera och verka tillsammans, skapar en möjlighet att skickliggöra varandra på riktigt. Här kan du som vd-assistent- eller sekreterare fylla den rollen och säkerställa att ni använder ”alla i rummet”. Det är viktigt att du på allvar får mandat att agera. Att du kan stödja gruppens medlemmar utifrån de gemensamt satta ramarna.
Då skapas ett klimat med möjlighet att använda er gemensamma tid och kapacitet på bästa sätt.
Du blir en skickliggörare, helt enkelt.
I denna roll har organisationen grundlagt förmågan att pröva sig fram, att dynamiskt lösa problem och lita på den gemensamma processen. De bygger in den medvetna reflektionen, modet och lusten. Det skapas tillit, kanske den viktigaste förutsättningen för att klara komplexa situationer.
Att verkligen trovärdigt lita på varandra.
För tänk om vi kan säkerställa Siws mellanmänskliga erfarenheter för framtida generationer, så att inte de tappas bort i ivern av att hitta snabba och enkla svar.
Lita på de mjuka värdena och företaget visar att det är människor som avgör, möjliggör och skickliggör varandra.
Anders Lundin är, förutom gästskribent på Executiveeffect, pedagog, idrottsledare, elittränare och före detta förbundskapten i handboll samt certifierad förändringsledare. Hans ämnesområde är kommunikation i alla dess former. Han har även blivit utsedd till Topp100 – Sveriges populäraste föreläsare 2019 av Eventeffect.se.
Läs även Anders tidigare krönikor:
Bakom varje framgångsrik VD står en assistent som får saker att hända.
Vad tränar du på?
