Tidsbrist är mer en känsla än verklighet. Det här med att alla har lika mycket tid kan bli jobbigt att höra, men så är det ju. MEN i första hand är det din egen uppfattning om din egen tid som styr. 24 timmar hit eller dit spelar ingen som helst roll om inte du uppfattar att du har utrymme inom den tiden.
I huvudet hopar sig alla måsten och de studsar runt där inne och skapar kaos. Detta kaos artar sig som oro och rädsla för att inte hinna med. Det blir som en ond cirkel av för mycket att göra. Det är lätt att låta fantasin skapa scenarion om hur jobbigt det är och hur du absolut inte har tid – just därför behöver du ge dig själv tid. Låt mig förklara hur.
Skillnad när du tar dig tid
När du sätter dig ner och faktiskt tar dig tid att få tid, då blir det skillnad. Det är nämligen så det ligger till – tid får du av att ta dig tid. Tid till att strukturera och skriva ner. Du skapar din lista över det du behöver göra, allt du har i huvudet och allt som ligger i högar på skrivbordet, Nästa steg är att boka in tidsbestämda aktiviteter i din kalender. Möjligen behöver du ringa inblandade personer och även ta reda på om du har allt du behöver för att genomföra uppgifterna. Gör du detta ordentligt inför varje ny vecka och sedan en kort överblick varje dag så kommer ditt tidsutrymme att öka.
Man brukar säga att om du behöver få något gjort så ge det till någon som redan har mycket att göra. Varför? Jo, för den personen kommer att lägga in det i den första öppna luckan och göra arbetet på den tiden som ges. Det är så vi människor fungerar. Tajta deadlines skapar fokus och skarpare hjärnor. Tjugo procent av arbetet utförs på 80 procent av tiden.. det säger rätt mycket eller hur? Vad gör vi med resten av tiden? Antagligen oroar oss för hur arbetet ska bli klart.
Tidsbristen bor i huvudet, i högarna på skrivbordet och på den allt för långa att göra-listan. Det finns tid men arbetsmängden är stor och då gäller det att ha struktur. I strukturen bor tiden hur tråkigt det än låter.
Tips för att skapa tidsutrymme
För att få det här med att skapa tidsutrymme att fungera så finns det många knep och tankar om det. Här kommer några;
-
Ha bestämd planeringstid.
-
Ha en tydlig och kort att göra-lista. Fyll på efter hand.
-
Ha koll på vad du inväntar från andra och var noga med kommunikation kring när du behöver få återkoppling.
-
Skriv alltid bekräftelsemejl efter möten där beslut har fattats så att alla vet vad de ska göra och när deadline infaller.
-
Det som kan göras på 5-15 minuter – gör det direkt!
-
Använd väntetiden mellan aktiviteter smart – antingen till att ta en paus och rensa hjärnan eller till de där småsakerna som hamnar sist på listan.
-
Låt inte mejlen vara din första prioritet. Mejlen får vänta tills du är klar med den uppgift du håller på med för tillfället.
-
Korta ner tiden på alla möten. Ha en tydlig agenda med tidsangivelser. Håll tiden. Ifrågasätt möten som initieras – behöver det verkligen vara ett fysiskt möte eller kan du svara på frågan utan att ses?
Om Dorotea Pettersson
Dorotea Pettersson är planeringsexpert, författare och föreläsare. Hon hjälper människor att hantera sin tid och få utrymme för det de verkligen vill göra. Dorotea har grundat medlemsprogrammet Be Your Power som är en community för dem som vill få bättre ordning på sin vardag och vill skapa det liv de älskar.
