Senior administratör till ledningsgrupp och chefer – långsiktigt konsultuppdrag i Stockholm
QUATTRO BEMANNING & REKRYTERING AB söker en senior administratör för ett flerårigt konsultuppdrag inom en större organisation med samhällsviktig verksamhet. Rollen innebär kvalificerat administrativt stöd till ledningsgrupp och flera chefer i en projektorienterad avdelning – med möjlighet till distansarbete upp till 50 procent och en omfattning på 80–100 procent.
Varför är tjänsten relevant för Executive Assistants och ledningsstöd?
Uppdraget kombinerar klassiskt ledningsstöd med operativ projektadministration. Du arbetar nära chefer och medarbetare, ingår i ett nätverk av administratörer och får nyckelansvar för styrning, uppföljning och informationsflöden. För dig som är Executive Assistant, VD-assistent eller ledningsassistent innebär det ett tydligt mandat att skapa struktur, samordna aktiviteter och driva igenom beslutade åtgärder i en miljö med många kontaktytor.
Huvudsakliga arbetsuppgifter
- Boka och koordinera möten, konferenser och workshops samt säkra praktisk administration före, under och efter.
- Ta fram underlag, mötesmaterial och kommunikationsstöd för chefer och ledningsgrupp.
- Stödja onboarding, förändringar och avslut för medarbetare med tillhörande administrativ hantering.
- Genomföra beställningar och säkerställa smidiga administrativa flöden.
- Administrera och strukturera SharePoint-ytor för god dokument- och informationshantering.
- Hantera viss fakturahantering och relaterade administrativa moment.
- Planera och administrera ledningsmöten, inklusive agendahantering och mötesbokningar.
- Skriva mötesprotokoll och följa upp beslutade åtgärdspunkter med tydlig ansvarsfördelning och tidslinjer.
- Hålla avdelningens årshjul uppdaterat med återkommande aktiviteter och deadlines.
Kvalifikationer som efterfrågas
- Dokumenterad erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete på senior nivå.
- Vana av att ge administrativt stöd till chefer och/eller ledningsgrupp.
- Erfarenhet av planering och administration av möten, konferenser och workshops.
- Förmåga att producera underlag, protokoll och kommunikationsmaterial.
- Stark uppföljningsförmåga av beslut, aktiviteter och åtgärdspunkter.
- Erfarenhet av HR-nära administration kopplad till onboarding, förändringar och avslut.
- Gedigen erfarenhet av att strukturera och administrera SharePoint-ytor.
- Vana vid beställningar och bred administrativ hantering.
- Erfarenhet av fakturahantering.
Villkor och omfattning
- Placeringsort: Stockholm.
- Distansarbete: Upp till 50 % beroende på verksamhetens behov.
- Omfattning: 80–100 %.
- Uppdragsperiod: 1 februari 2027 – 30 januari 2029, med möjlighet till förlängning.
Vem lyckas i rollen?
Du som är strukturerad, serviceinriktad och lösningsorienterad, med hög integritet och förmåga att arbeta proaktivt i en projektintensiv miljö. Du trivs med att skapa ordning, driva möteslogistik och governance (agenda, protokoll, uppföljning) samt säkra att beslut omsätts i handling. Vana av Office 365/SharePoint, tydlig kommunikation och ett öga för detaljer i fakturaflöden och årshjul är meriter som sticker ut.
Så stärker du din ansökan
- Konkretisera exempel där du stöttat ledningsgrupp/chefer och drivit uppföljning av åtgärdspunkter till avslut.
- Beskriv hur du har byggt/strukturerat SharePoint-ytor och förbättrat dokumentstyrning.
- Visa resultat från konferenser och workshops du koordinerat (budget, nöjdhet, tidsplan, leverabler).
- Redogör för HR-nära administration (onboarding/offboarding) och hur du säkrat regelefterlevnad.
- Lista verktyg du behärskar (t.ex. Microsoft 365, Teams, Excel, SharePoint) och relevanta certifieringar.
Om uppdragsgivaren och ansökan
Uppdraget genomförs via QUATTRO BEMANNING & REKRYTERING AB för en större samhällsviktig organisation. Ansökan hanteras enbart via företagets karriärsida. Bifoga ett uppdaterat CV som tydligt visar ovan efterfrågad kompetens och erfarenhet. Urval sker löpande.
Nyckelord för dig som söker
Senior administratör, Executive Assistant, VD-assistent, ledningsgrupp, projektorienterad avdelning, Stockholm, SharePoint, Office 365, fakturahantering, mötesbokning, onboarding, årshjul, konsultuppdrag, QUATTRO BEMANNING & REKRYTERING AB.
