Hon är både nybliven norrlänning och ny ordförande för organisationen International Management Assistants North. För Executiveeffect berättar Sabine Quist om hur hon redan som barn visste att hon ville jobba som EA och om sin nuvarande EA-roll där hon genom sitt eget bolag hyr ut sig själv.

JTI Sweden är Sveriges marknadsledande cigarettleverantör. Det är ägt av Japan Tobacco International och det svenska huvudkontoret ligger i Stockholm.

Sabine Quist är Executive Assistant åt vd:n i Sverige (som dock är irländare), och hennes arbetsuppgifter må vara lika många andra EA:s men ändå skiljer sig hennes jobb mot de flestas, då hon dels jobbar på distans från Norrland varannan vecka, dels driver sitt eget EA-bolag och hyr ut sig själv till sin uppdragsgivare.

Nyfiken på att höra mer slår vi oss ner i de bruna chesterfieldsofforna i deras stora lunchrum med utsikt åt två håll. Lite längre bort finns några biljard- och pingisbord där några kollegor passar på att spela lite. Det märks att det är en yta där de anställda gärna ”hänger”.

Berätta lite kort om dig personligen!

– Jag är relativt ny ”norrlänning”, som flyttade upp till Luleå för åtta månader sedan med sambo och hund då sambon fick jobb här uppe. Ursprungligen kommer jag från Norrköping men har hunnit med att bo i Halmstad under min utbildning vid högskolan där och sen Stockholm och Australien. Jag gillar när det händer saker, men är samtidigt en människa som gillar rutin och detta kan ju ibland ställa till det…

Du är personlig tränare och utbildad idrottspsykologisk rådgivare. Berätta!

– Ja, det stämmer. Jag läste tre år vid högskolan i Halmstad. När jag sen flyttade till Australien jobbade jag som personlig tränare till en början, men efter ett tag föll jag in i administrationens virvlande och lockande atmosfär och jobbade till slut som assistent till en av direktörerna på QUT (Queenslands University of Technology).

Så skulle du säga att du är en EA i dina gener?

– Absolut! Redan när jag var liten visste jag att jag ville bli sekreterare, som det hette då, och jag var det barnet som ville leka ”städa rummet” för att jag tyckte det var roligt att få göra fint och hålla ordning. Låter ju kanske helt sjukt, men jag är sådan fortfarande och jag hade lätt kunnat jobba på en sådan TV-serie där de kommer hem till folk och städar, slänger och gör om. Jag gillar helt enkelt när det är ordning och reda runt omkring mig och jag vet var jag har mina saker. Det är lätt att ”reta” mig, bara lägga en penna snett på mitt skrivbord 😂.

Hur det kom sig att du blev Executive Assistant?

– Det var inte helt planerat för då hade jag valt en annan högskoleutbildning. Men det har inte varit bortkastat! Jobbet som EA på QUT fick jag tack vare att jag var personlig tränare och att direktören var väldigt tränings- och hälsomedveten. Men när jag flyttade tillbaka till Sverige efter mina sex år i Australien valde jag att helhjärtat satsa på att bli EA och jag har inte tittat bakåt en sekund!

Beskriv din EA-roll!

– När jag flyttade till Norrland startade jag mitt eget bolag och hyr ut mig själv som EA till min uppdragsgivare, så det är annorlunda mot hur de flesta EA:s jobbar men min roll skiljer sig nog inte så jättemycket från the ”average EA”.

Jag ansvarar för kalenderbokningar, reselogistik, mötesbokningar och ledningsgruppsmöten. Men i min roll ingår också att jag ansvarar för olika projekt som att vara ”super user” för implementeringen av olika program och system. Jag är också ansvarig för vår Car Fleet på runt 40 bilar, men det är en hel story i sig!

Just nu jobbar jag för GM samt en ledningsgrupp om åtta personer. Bolaget jag jobbar på har så kallad Rotational Assignments, vilket betyder att cheferna har sin position i tre till fyra år för att sedan rotera. Detta leder till att det dyker upp nya ansikten med jämna mellan rum och det är både intressant och spännande men blir även emotionellt emellanåt.

Vad är det roligaste med ditt jobb?

– Att det är högt och lågt! Ena dagen sitter jag med på ledningsgruppsmöte, andra dagen hjälper jag till att klippa spindlar till Halloween-pyntet eller är med på en ledningsgruppresa. Att ha fått vara assistent till så många olika nationaliteter är en ynnest och en erfarenhet i sig, och något jag uppskattar. Det har varit allt från australiensare, sydafrikaner, canadensare, irländare, svenskar, britter och nu efter nyår välkomnar jag en GM från Litauen.

Och det mest utmanande?

– Att kunna klappa mig själv på axeln och faktiskt inse att jag gör ett bra jobb! Det är oftast (om inte jämt) ett väldigt högt tempo, och att kunna växla mellan sina prioriteringar är inte alltid det lättaste, speciellt inte då man assisterar fler personer samtidigt. Men med glimten i ögat brukar det gå bra för det mesta.

Du är också ny ordförande för IMA norr!

– Ja, det var verkligen ett bananskal! Jag kom i kontakt med IMA när jag jobbade på Swedish Match och bodde i Stockholm. När jag skulle flytta norrut tog jag kontakt med Mona Mörsare som var ordförande för IMA North. Hon berättade att de även var på jakt efter en ny ordförande, då hon kände sig klar med rollen. Det var inte direkt någon som rusade för att ta positionen, så det blev tal om att slå ihop region Norr med Öst så att de fortfarande kunde få vara kvar. Men då kände jag att det var lite tråkigt att ha flyttat ända till norr för att ändå vara en del av öst (Stockholmsregionen – absolut inget fel på den). Då kände jag att det var läge att erbjuda mig att ta över stafettpinnen för att få behålla vår norr-grupp intakt 😊!

Vi är ett härligt gäng men då vi är en väldigt stor region med långa avstånd har vi lagt upp våra träffar lite annorlunda. Vi träffas fyra gånger per år och vi har även infört en ”digi-fika” (15-30min) som är stående var tredje vecka. Då är det bara logga på och se vilka som dyker upp och kolla läget. Mitt mål är att försöka bibehålla en så stor gemenskap som möjligt trots de långa avståenden!

Och avslutningsvis, om du fick vara EA åt vem som helst, vem skulle det vara och varför?

– Det finns många men Richard Branson tror jag skulle ha varit väääääldigt intressant och roligt!!! Han verkar hålla sig jordnära trots stora framgångar.

Mer om:

Till Sabine Quist på LinkedIn.

JTI Sweden är Sveriges marknadsledande cigarettleverantör. Nordic Snus, som är en del av JTI Sweden, tillreder kvalitetssnus enligt svensk tradition i Vårgårda. JTI Sweden är ett dotterbolag till Japan Tobacco International som har 46 000 anställda i 130 länder. Det svenska huvudkontoret ligger i Stockholm. Här kan du läsa mer.

Av: