Du som chefsassistent vet hur olidligt det är med dåliga möten.
Du vet också att det finns för många av dem och att knappt en enda chef fått en vettig kurs att gå i hur man leder möten. Det ska man bara kunna. Eller?
Att leda fysiska möten är svårt.
Är syftet och målet klart – för alla? Är rätt personer inbjudna? Är rätt lokal bokad. Är tekniken på plats och fungerar? Används rätt metoder för att skapa engagemang och effektivitet? Blir alla sedda och bekräftade? Blir utmanande beteenden hanterade på ett bra sätt? Blir mötet involverande och inte bara informerande? Är mötet kort nog? Listan kan göras lång.
Att leda virtuella möten är ännu svårare.
Plötsligt är deltagarna någon annanstans. Ibland kan ni inte se dem och ni har ingen aning om vad de andra gör. Och så har vi tekniken som naturligtvis lever ett eget liv. Deltagarna glömmer mötet eller kommer sent. Pinkoder försvinner så att mötet inte kommer igång. Telefonens batteri tar slut. Bilden på webmötet hackar när väl loginen funkar. Videolänken strular. Några glömmer att muta vilket gör att alla hör vägarbeten, barnskrik, hundskall och skratt. Folk pratar i mun på varann.
Vid det här laget är mötesledaren stressad och hjärtat pumpar på den dubbla vilopulsen. Kortisolet (stresshormon) sprayar hjärnan och gör mötesledaren en aning korkad eftersom hjärnan nu vill fly eller slåss. Det är ingen bra miljö för ett konstruktivt möte.
Jag kan fortsätta men jag tror att du hänger med. Förmodligen har du själv upplevt detta. Ibland kanske det är du som är ansvarig för att allt runtomkring ska fungera? Som om du kan trolla!
Så är då virtuella möten ett gissel eller en möjlighet?
Frågan är dum. Virtuella möten är fattigare än fysiska men vi kommer dels att se fler och fler virtuella möten allteftersom organisationer vill spara tid, pengar och miljö, och dels att se bättre teknik som gör virtuella möten mer och mer lik de fysiska. Till dess är det superviktigt att utveckla sin kompetens i hur man leder möten, både fysiska och virtuella. Annars kastar ni mycket pengar i sjön som ni skulle kunna göra roligare saker för än att lida er igenom ännu ett syrefattigt möte.
Av: Antoni Lacinai
Om Antoni Lacinai:
Kommunikationsexpert som hjälper människor i arbetslivet att blir bättre på att leda, sälja och samarbeta. Han står ofta scen som föreläsare, moderator eller workshopledare, och håller kurser i bland annat presentationsteknik, mötesledning, monterbeteende, försäljning etc. Med ett stort antal böcker, krönikor, videos och annat är han idag en av Sveriges mest uppskattade kommunikationskonsulter. Inspireras av hundratals tips och tankar på www.lacinai.se eller på LinkedIn.
