Executiveeffect
  • Start
    • Affärsresor
    • Expertråd
    • Inspiration
    • Kontor
    • Ledningsmöten
    • Livsstil
    • Möteskultur
    • Personlig utveckling
    • Rekrytering
    • Styrelsearbete
    • Säkerhet
  • Member
  • Utvalda mötes- & eventlokaler
  • Profiler
  • Krönikor
  • Karriär
    • Lediga Jobb
  • Verktyg
  • EVENTLEVERANTÖRER
  • Partners
    • IMA – International Management Assistants 
    • Scandinavian XPO
    • Robot Event
    • 7A
    • Koncept & Event
    • Trippus
    • OneMotion
    • Elite hotels
    • Fotografiska
    • Bio & Bistro Capitol
    • Aktiva event
    • Citykonferensen
    • Båsenberga Hotell & Konferens
    • Golfbaren
    • Volvo Studio
    • Liberty International
    • Convendum
    • Ventla
    • Style Scandinavia
    • Mindley
    • Spritmuseum
    • Maxim
    • Artipelag
    • Aronsborg
  • Annonsera
  • Om oss
Skip to content

2023-06-15 | Profiler

Möt Ulrica Westlund VD-assistent på Camfil

Ulrica Westlund arbetar numera som VD-assistent på Camfil. Genom att under flera år arbeta på konsultbasis på olika företag skaffade hon sig en bred erfarenhet, vilket gett henne en trygghet i yrkesrollen.  

Möt Ulrica Westlund VD-assistent på CamfilUlrica Westlund VD-assistent på Camfil

– Varje uppdrag innebar nya utmaningar med möjligheter att få lära sig sånt man aldrig tidigare gjort, säger Ulrica. Men för att kunna gå runt som konsult på olika företag krävs att man har hög stresströskel och klarar att snabbt bli inkastad i arbetsrollen.

När Ulrica började som VD-assistent, var det inledningsvis inte ett planerat yrkesval. Det hela startade med att hon fick ett erbjudande från en rekryterare via Linkedin. Det gällde ett vikariat på Boston Consulting Group som VD-assistent. Hon hade då under många år arbetat med marknad, event och backoffice inom bank, försäkring och finansvärlden.

– Rollbeskrivningen innehöll lite av allt jag tidigare gjort fast komprimerat till att fokusera på en person och styrelsearbete, säger Ulrica. Jag tog jobbet och tyckte att det var fantastiskt roligt.  Vi var många assistenter där och det var en fördel att som ny kunna få komma in i en grupp – man kunde få hjälp och hade möjlighet att bolla idéer med andra kollegor.

När vikariatet var över valde Ulrica att fortsätta arbeta som VD-assistent på olika företag under fem år på konsultbasis.

– Jag har inte behövt söka några jobb utan har varje gång blivit kontaktad av rekryterare på Linkedin, vilket är en utmärkt plattform. Varje uppdrag har inneburit nya utmaningar med möjligheter att fått lära nya saker. Det har inte bara handlat om att förstå, hur och vad en ny person som jag ska assistera arbetar och behöver. Utan även att komma in i en ny bransch och ett nytt fackspråk, som det gäller att snabbt lära sig att förstå. Det har också varit viktigt att även ta in olika företagskulturer, för även där finns det skillnader.

Arbetsuppgifterna kunde till viss del vara ganska lika men det fanns ändå ofta stora skillnader beroende på typen av företag. När Ulrica arbetade på ett stort globalt företag fanns exempelvis kollegorna i olika länder.

– Jag hade inga kollegor på plats. Istället fick man bygga upp nätverk med de andra VD-assistenterna som fanns runt om i världen. Vi gjorde samma jobb fast satt i olika länder. Eftersom även cheferna satt i olika länder gällde det att koppla samman dem fysiskt på plats eller via teams. Det var många parametrar att tänka på.

– En stor utmaning var exempelvis tidszonerna när man skulle koppla ihop personer i Australien, Sverige, Ryssland samt England och det fanns ganska stora tidsskillnader. Men vi skapade ett bra samarbete och jag fick väldigt fin kontakt med hela assistent gänget.

Även om konsultuppdragen var tidsbegränsade trivdes Ulrica bra med att omväxlande arbeta på olika företag och möjligheten att få bredda sina kunskaper. När hon exempelvis arbetade på ett internationellt företag, som bland annat var specialiserade på chefsrekryteringar, såg arbetet i vissa delar ganska annorlunda ut jämfört med tidigare uppdrag.

– Där supportade man konsulterna som arbetade mot företagets kunder. Vi var flera stycken VD-assistenter och alla supportade en eller flera personer.

Att arbeta som konsult i perioder på olika typer av företag kan ge en hel del värdefulla kunskaper och erfarenheter, menar Ulrica. Men det kräver flexibilitet.

– Yrkesrollen varierar mellan de olika personerna man assisterar så det gäller att vara flexibel och systematiskt anpassa sig efter deras behov. Det är alltid svårast i början, innan man integrerat sig med den som ska assisteras och vet om den information som ges är fullständig.

– När jag gått in som konsult har det ofta funnits en anledning till att de vill få om någon snabbt som ersätter den som är frånvarande. De tänker inte på att man är ny. Därför gäller det att lära sig att ställa rätt frågor. Ska man exempelvis sammankalla till ett möte direkt fråga: hur länge ska ni träffas, måste alla vara med fysiskt, vilka ska delta, behövs det tas fram material, osv. Ställs de rätta frågorna slipper man skicka en massa mail för att få veta allt som behövs.

Vad är det första du gör när du kommer till en ny arbetsplats?

– Jag bokar in korta möten för presentationer med de personer jag kommer att jobba nära, säger Ulrica. Pratar med andra assistenter, höra hur det arbetar och få information om olika projekt. Det är viktigt att bygga upp sitt eget lilla nätverk så fort som möjligt.

– Finns det ett system man inte är van vid är det bra att stämma av med kollegorna om det är okej att man kommer att behöva fråga en del.

– Det finns nästan alltid en person på varje företag som vet det mesta och känner alla. Det gäller alltid att hitta den personen. Finns det frågor som den personen inte kan svara på vet de nästan alltid vem man ska prata med.

En egenskap som vuxit fram under åren som Ulrica haft stor nytta av är att inte vara förändringsrädd. Då yrkesrollen exempelvis är bunden till olika datasystem blev hon van vid att det varierade mellan olika företag mellan vilken typ av de använde.

–  Det gäller att bli kompis med systemet så fort som möjligt och att skapa kontaktytor. För att gå runt som konsult på olika företag krävs också att man har hög stresströskel och klarar att snabbt bli inkastad i rollen. Det första uppdraget bör vara lite längre, för att man ska kunna komma in i rutinerna och få kontroll. Det som sedan till stor del avgör hur arbetsrollen kommer att se ut beror också på vilken typ av företag det är.

Trots att Ulrica är en social person som gillar utmaningar och trivdes med den omväxling konsultarbetet innebar valde hon förra året att tacka ja till en fast tjänst på Camfil.

– Jag började som konsult här och arbetade som renodlad VD- och styrelseassistent, säger Ulrica. Jag klickade fantastiskt bra med vd:n och styrelsen. Efter ett par månader kom frågan om jag kunde tänka mig att stanna kvar. Jag tackade ja, eftersom det är ett fantastiskt företag med en bra företagskultur. Det är det första privatägda svenska företag jag varit på som är internationellt. Här har jag även haft möjlighet att själv kunna utforma rollen som VD-assistent utifrån de behov som finns.

Ulricas tips!

Är du ny:

– ställ frågor inför olika arbetsuppgifter slipper du maila runt.

– lär dig datasystemet så fort som möjligt.

– skapa relationer till andra på jobbet och bygg nätverk.

– gör inte andras jobb. Vill någon ha hjälp säg istället:  jag kan visa hur man gör.

 

Börjar du som konsult tänk på att:

– om du blir erbjuden ett jobb – läs på rollbeskrivningen ställ frågor till de som rekryterar.

– struktur och kommunikation är A och O i yrkesrollen.

– det kräver hög stresströskel och att man ska klara att snabbt bli inkastad i yrkesrollen.

– se till att det första uppdraget du tar är lite längre, för att kunna komma in i rutinerna och få kontroll.

– man behöver ha ett bra språkbruk både på svenska och engelska. Många företag och bolag har engelska som koncernspråk. Att bättra på affärsengelskan är aldrig fel.

– beroende på företag kan det finnas andra språkkrav. Det räcker inte med att hacka sig fram på ett språk. Du måste kunna läsa avtal och förstå vad det står.

Av: Karin Urbina Rutström

Redaktionen [email protected]

Läs mer:

Möt Johanna Tüll Hollander:  ”Jag höll på att ta livet av min chef”

Möt Johanna Tüll Hollander: ”Jag höll på att ta livet av min chef”

Hon har nyligen bytt jobb från Executive Assistant på Munters till Chaos Coordinator på Swedish Neutral. Vi möter Johanna Tüll Hollander som berättar hur hon höll på att ta livet av sin chef, om sin checklista och sitt bästa engelska språktips!

Möt My Widholm: "Mitt stora nätverk är ovärderligt"

Möt My Widholm: ”Mitt stora nätverk är ovärderligt”

Hon är Office Manager på Tradedoubler och ett av hennes första projekt när hon började var att hitta ett nytt huvudkontor. För Executiveeffect berättar My Widholm hur hon jobbar med AI och hur hon får kollegorna att älska att hänga på kontoret med hjälp av sitt stora nätverk. Och så får vi reda på vad som är hennes hemliga talang …

Möt Christina Fredrikson:  ”Jag tvingades boka in chefen på BB-hotellet”

Möt Christina Fredrikson: ”Jag tvingades boka in chefen på BB-hotellet”

I drygt tre år har hon jobbat på Storskogen – först som Executive Assistant och sedan även som Office Manager. Hon lever efter devisen ”Don’t be nice, be kind” och hon har alltid varit en problemlösare. För Executiveeffect berättar Christina Fredrikson hur hon en gång tvingades boka in chefen på ett BB-hotell i Stavanger, hur hon ”rensar” hjärnan och om att bli utsedd till ”Årets kulturbärare”!

Förstärk upplevelsen med en Ventla-app som fokuserar på människan!

Förstärk upplevelsen med en Ventla-app som fokuserar på människan!

Annons

Women in Tech Swedens event har blivit ett fenomen inom tech i Sverige; välkänt för fantastiska talare, roliga aktiveringar och en atmosfär utöver det vanliga. Vi tittar lite närmare hur deras event-app, levererad av oss på Ventla, stöttade eventets vision och aktiviteter och hjälpte till att både förenkla administration och förstärka upplevelsen för deltagarna.

Annonsplatta gron
IMA banner

BESTÄLL VÅRT KOSTNADSFRIA NYHETSBREV

Jag godkänner EventEffect Nordics personuppgiftspolicy *Personuppgiftspolicy

300x250 studio puck

Tillgängliga nätverk

 
  • IMA - International Management Assistants Sweden
  • Inhouse - Nätverket för Executive Assistants
  • The Pace - Nätverk för executive assistants
  • EGN - Nätverk för executive assistants
  • Chefssekreterarna Skåne
  • Cassto
  • Dialog - Kompetensnätverket för Executive Assistants
  • Handelskammarens Nätverk för VD-assistenter

Krönika

Dags för sandaler och solglasögon!

Dags för sandaler och solglasögon!

Krönika

Vi har snackat AI, bjudit på tips, råd och inspiration. Vi har fått ta del av hur olika EA-rollen kan se ut i våra många profilintervjuer med er och vi har setts på olika event och webinarier. Men nu stundar midsommar och det är dags att byta e-post mot solkräm och ta på sandaler och solglasögon och gå ner i varv några veckor. Vårt nyhetsbrev är tillbaka igen i augusti. Vi ses då! 😎

Retorikexperterns 10 tips – så får du dina mottagare att lyssna och delta

Kan AI förstå ironi? Och vad har det med retorik att göra? 

Krönika

AI kan härma, men inte känna – och just där ligger den avgörande skillnaden. Retorik och kommunikation handlar om nyanser, känslor och samspel, något tekniken aldrig helt kan ersätta. Retorik- och röstexpert Per Furumo reflekterar över AI:s begränsningar och vad det betyder för mänsklig interaktion. 

Därför är självledarskap avgörande för VD:ar

Därför är självledarskap avgörande för VD:ar

Krönika

Självledarskap är inte längre en individuell färdighet – det är en nyckel för framtidens ledarskap. I denna krönika skriver Louise Key-Hedberg om insikter från rapporten Ledarspaning 2025 och om hur VD:ar ser självledarskap som avgörande för hållbara organisationer.

Vad är du utan ditt jobb? AI kanske snart ger dig svaret

Vad är du utan ditt jobb? AI kanske snart ger dig svaret

Krönika

Är du någonsin på en middag där det första som händer är att någon frågar: ”Vad jobbar du med?” Det är en oskyldig fråga på ytan, men bakom den ligger en samhällsnorm som kopplar din identitet till din produktivitet. Vi är våra jobb, våra titlar, våra leveranser. Och det är kanske därför vi känner oss så hotade av AI.

Årskrönika: ”Detta kan ni EA:s förvänta er av vår bransch!"

Årskrönika: ”Detta kan ni EA:s förvänta er av vår bransch!”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Kajsa Tamsen är partner på Inhouse och vi bad henne skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Emmy Sundberg

Årskrönika: ”Att våga gå före kräver mod”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Emmy Sundberg är Director of Meetings & Private Events på Fotografiska Stockholm, och vi bad henne skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: ”Vi ska spegla era förväntningar”

Årskrönika: ”Vi ska spegla era förväntningar”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Mikael Björkqvist är CMO på matlagningsstudion AVEQIA, och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Pär Haga

Årskrönika: ”Ta på dig rollen som innovatör!”

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025? Pär Haga är CEO och co-founder på Boardeaser, en plattform med digitala verktyg för styrelse och ledning, och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: Framtidsäkra din karriär steg för steg

Årskrönika: Framtidsäkra din karriär steg för steg

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025 när det kommer till din egen karriär och yrkesroll? Stefan Haglund är vd på Företagsuniversitetet och vi bad honom skriva en årskrönika åt er. Varsågoda – låt er inspireras och ta del av den här!

Årskrönika: 2025 innebär både nya krav och nya möjligheter

Årskrönika: Nytt år med nya krav och nya möjligheter

Krönika

Vilka trender gäller och vad bör du som jobbar som Executive Assistant ha koll på under 2025 när det kommer till möten och evenemang? Henrik Vallentin är CEO på Event Logic, en webbaserad plattform som förenklar planering, upphandling och hantering av möten, event och konferenser. Ta del av hans årskrönika skriven för dig som EA. Trevlig läsning!

Utbildning

- Distansutbildningar

AKTUELLT ERBJUDANDE

Lediga Jobb

Mest läst

Möt Liza Plühm:  ”Ambitionen är att ligga steget före"

Möt Liza Plühm: ”Ambitionen är att ligga steget före”

Hon har varit SEB trogen i drygt 26 år varav de senaste snart fyra åren som assistent till regionchefen halvtid och eventansvarig resten av tiden. Liza Plühm berättar hur hennes roll är en perfekt mix av event och driva egna projekt med ambitionen att alltid ligga steget före.
Lista: 8 restauranger med chambre séparée i Stockholm

Lista: 12 restauranger med chambre séparée i Stockholm

Allt fler restauranger erbjuder Chambre Séparée som är det perfekta alternativet för dig som vill äta god mat ute men fortfarande sitta avskilt med ditt sällskap. Här listar vi 12 restauranger som erbjuder chambre séparée i stockholm!
Port Du Soleil i Göteborg rankas som världens 25:e bästa nattklubb

Port Du Soleil i Göteborg rankas som världens 25:e bästa nattklubb

Port Du Soleil har nyligen blivit utsedd till världens 25:e bästa nattklubb i den prestigefyllda globala nattklubbsrankingen ”International Nightlife Association”. Inte nog med det – klubben har även vunnit priset som den mest miljövänliga nattklubben på listan. Tävlingen, som avgjordes tidigare denna vecka, är baserad på en samlad bedömning från en expertjury, branschfolk och röster från nattklubbsbesökare världen över.
Hitta topp 13 festlokaler att hyra i Malmö

De 13 bästa festlokalerna att hyra för ditt evenemang i Malmö

Letar du efter den perfekta festlokalen i Malmö för ditt nästa evenemang? Oavsett om du planerar ett stort firande med många gäster eller en mer intim tillställning, har Malmö ett brett utbud av fantastiska festlokaler att hyra. Här kan du hitta allt från stora, pampiga lokaler till små, mysiga festlokaler som passar perfekt för mindre sällskap. Vill du hyra en ...
VD, CEO eller managing director - vad är skillnaderna?

Vd, CEO, president eller managing director – vad är skillnaderna?

Vd, CEO, president, managing director eller kanske koncern-vd? När det kommer till ledartitlar är företagsvärlden en djungel av akronymer och begrepp. Men vad betyder de egentligen, vilken titel gäller var och skrivs de med stor eller liten bokstav? Här reder vi ut skillnaderna och bjuder på en rolig språkfälla du absolut vill undvika.

Expertråd

Från försvar till framtidstro – därför behövs Almedalen mer än någonsin

Från försvar till framtidstro – därför behövs Almedalen mer än någonsin

Gästskribent

Efter några års tvekan är Almedalsveckan tillbaka, inte bara till omfång, utan till relevans. I en tid när demokratin skakar och marknaden söker fotfäste blir värdet av genuina mötesplatser tydligt.

Välkommen till Mötesbaren på nyrenoverade Maxim Stockholm

Välkommen till Mötesbaren på nyrenoverade Maxim Stockholm

Event

Den 4 september bjuder Effect-sajterna in till en inspirerande kväll med föreläsningen Framtidens möte – när själ, känsla och AI kliver in i rummet, med hållbarhetsexperten Mikael Salo. Kvällen bjuder även på mingel och visning av nyrenoverade Maxim Stockholm.

Dags för sandaler och solglasögon!

Dags för sandaler och solglasögon!

Krönika

Vi har snackat AI, bjudit på tips, råd och inspiration. Vi har fått ta del av hur olika EA-rollen kan se ut i våra många profilintervjuer med er och vi har setts på olika event och webinarier. Men nu stundar midsommar och det är dags att byta e-post mot solkräm och ta på sandaler och solglasögon och gå ner i varv några veckor. Vårt nyhetsbrev är tillbaka igen i augusti. Vi ses då! 😎

Magisk kväll på Fotografiska när Mötesbaren bjöd in till mingel och inspiration

Magisk kväll på Fotografiska när Mötesbaren bjöd in till mingel och inspiration

Event

Sol från klarblå himmel, mingelglada gäster, fantastisk mat och en inspirerande föreläsning – när Mötesbaren intog sommarverandan på Fotografiska blev det en kväll att minnas. Kolla in mingelbilderna här!

Möt Johanna Tüll Hollander:  ”Jag höll på att ta livet av min chef”

Möt Johanna Tüll Hollander: ”Jag höll på att ta livet av min chef”

Profiler

Hon har nyligen bytt jobb från Executive Assistant på Munters till Chaos Coordinator på Swedish Neutral. Vi möter Johanna Tüll Hollander som berättar hur hon höll på att ta livet av sin chef, om sin checklista och sitt bästa engelska språktips!

Sustainable Healthy Performance lär chefer agera i oroliga tider

Sustainable Healthy Performance lär chefer agera i oroliga tider

Event

Chris Christiansson är programdirektör på Ara Health och har utbildat över 5 000 ledare i ”Sustainable Healthy Performance” och i ”In Demand Robustness”. I geopolitiskt oroliga tider är detta viktigare än någonsin, menar Chris. Nu har du som Executiveeffects läsare möjlighet att få delta under två dagar i Laax i Schweiz för att se om det kan vara något för din organisation.

Grattis alla ny-cerifierade EA:s!

Grattis alla ny-certifierade EA:s!

Aktuellt

I går var det dags för den tionde omgången av Executive Business Assistant att certifieras. Stort grattis säger vi på Executiveeffect till er alla!

Grattis Julia Wiklund - utsedd till årets EA!

Grattis Julia Wiklund – utsedd till årets EA!

Aktuellt

Efter 23 år med namnet ”Vidgade Vyer” har Företagsuniversitetets årliga konferens för assistenter och administratörer bytt namn till Perspektiv 360. Den ägde rum förra veckan och till ”Executive Assistant of the Year” utsågs Julia Wiklund på Hitachi Energy till. Stort grattis säger vi på Executiveeffect!

Hidden Gem: Skandinaviskt hantverk når nya höjder över Stockholm

Hidden Gem: Skandinaviskt hantverk når nya höjder över Stockholm

Inspiration

Den 12 juni öppnade Clarion Hotel Sign sin nya rooftop bar ”Hidden Gem” på åttonde våningen i samarbete med Orrefors & Kosta Boda. Med en ginbar i glastema, signaturglas från Lena Bergström och en utsikt värdig åtagandet som landets ledande designhotell, har Stockholmarna fått en ny takpärla att samlas kring i sommar

Så köper Västra Götalandsregionen in resebyråtjänster – 5 lärdomar för VD-assistenter

Så köper Västra Götalandsregionen in resebyråtjänster – 5 lärdomar för VD-assistenter

Affärsresor

Vill du förstå hur stora organisationer köper in resebyråtjänster? Västra Götalandsregionen hanterar över 20 000 resor per år – här är 5 tips du kan ta med dig.

 

Executiveeffect.se - Oberoende nyheter, expertråd, inspiration och verktyg för ​dig​ som jobbar närmast ledningen i företag och organisationer.
Eventeffect Nordic AB, Vasagatan 28, 111 20 Stockholm
Vi följer GDPR och använder cookies. Läs mer här.

Eventeffect.se | Passioneffect.se | Saleseffect.se | Influencereffect.se | Bestplacesinsweden.com