Ulrica Westlund VD-assistent på Camfil– Varje uppdrag innebar nya utmaningar med möjligheter att få lära sig sånt man aldrig tidigare gjort, säger Ulrica. Men för att kunna gå runt som konsult på olika företag krävs att man har hög stresströskel och klarar att snabbt bli inkastad i arbetsrollen.
När Ulrica började som VD-assistent, var det inledningsvis inte ett planerat yrkesval. Det hela startade med att hon fick ett erbjudande från en rekryterare via Linkedin. Det gällde ett vikariat på Boston Consulting Group som VD-assistent. Hon hade då under många år arbetat med marknad, event och backoffice inom bank, försäkring och finansvärlden.
– Rollbeskrivningen innehöll lite av allt jag tidigare gjort fast komprimerat till att fokusera på en person och styrelsearbete, säger Ulrica. Jag tog jobbet och tyckte att det var fantastiskt roligt. Vi var många assistenter där och det var en fördel att som ny kunna få komma in i en grupp – man kunde få hjälp och hade möjlighet att bolla idéer med andra kollegor.
När vikariatet var över valde Ulrica att fortsätta arbeta som VD-assistent på olika företag under fem år på konsultbasis.
– Jag har inte behövt söka några jobb utan har varje gång blivit kontaktad av rekryterare på Linkedin, vilket är en utmärkt plattform. Varje uppdrag har inneburit nya utmaningar med möjligheter att fått lära nya saker. Det har inte bara handlat om att förstå, hur och vad en ny person som jag ska assistera arbetar och behöver. Utan även att komma in i en ny bransch och ett nytt fackspråk, som det gäller att snabbt lära sig att förstå. Det har också varit viktigt att även ta in olika företagskulturer, för även där finns det skillnader.
Arbetsuppgifterna kunde till viss del vara ganska lika men det fanns ändå ofta stora skillnader beroende på typen av företag. När Ulrica arbetade på ett stort globalt företag fanns exempelvis kollegorna i olika länder.
– Jag hade inga kollegor på plats. Istället fick man bygga upp nätverk med de andra VD-assistenterna som fanns runt om i världen. Vi gjorde samma jobb fast satt i olika länder. Eftersom även cheferna satt i olika länder gällde det att koppla samman dem fysiskt på plats eller via teams. Det var många parametrar att tänka på.
– En stor utmaning var exempelvis tidszonerna när man skulle koppla ihop personer i Australien, Sverige, Ryssland samt England och det fanns ganska stora tidsskillnader. Men vi skapade ett bra samarbete och jag fick väldigt fin kontakt med hela assistent gänget.
Även om konsultuppdragen var tidsbegränsade trivdes Ulrica bra med att omväxlande arbeta på olika företag och möjligheten att få bredda sina kunskaper. När hon exempelvis arbetade på ett internationellt företag, som bland annat var specialiserade på chefsrekryteringar, såg arbetet i vissa delar ganska annorlunda ut jämfört med tidigare uppdrag.
– Där supportade man konsulterna som arbetade mot företagets kunder. Vi var flera stycken VD-assistenter och alla supportade en eller flera personer.
Att arbeta som konsult i perioder på olika typer av företag kan ge en hel del värdefulla kunskaper och erfarenheter, menar Ulrica. Men det kräver flexibilitet.
– Yrkesrollen varierar mellan de olika personerna man assisterar så det gäller att vara flexibel och systematiskt anpassa sig efter deras behov. Det är alltid svårast i början, innan man integrerat sig med den som ska assisteras och vet om den information som ges är fullständig.
– När jag gått in som konsult har det ofta funnits en anledning till att de vill få om någon snabbt som ersätter den som är frånvarande. De tänker inte på att man är ny. Därför gäller det att lära sig att ställa rätt frågor. Ska man exempelvis sammankalla till ett möte direkt fråga: hur länge ska ni träffas, måste alla vara med fysiskt, vilka ska delta, behövs det tas fram material, osv. Ställs de rätta frågorna slipper man skicka en massa mail för att få veta allt som behövs.
Vad är det första du gör när du kommer till en ny arbetsplats?
– Jag bokar in korta möten för presentationer med de personer jag kommer att jobba nära, säger Ulrica. Pratar med andra assistenter, höra hur det arbetar och få information om olika projekt. Det är viktigt att bygga upp sitt eget lilla nätverk så fort som möjligt.
– Finns det ett system man inte är van vid är det bra att stämma av med kollegorna om det är okej att man kommer att behöva fråga en del.
– Det finns nästan alltid en person på varje företag som vet det mesta och känner alla. Det gäller alltid att hitta den personen. Finns det frågor som den personen inte kan svara på vet de nästan alltid vem man ska prata med.
En egenskap som vuxit fram under åren som Ulrica haft stor nytta av är att inte vara förändringsrädd. Då yrkesrollen exempelvis är bunden till olika datasystem blev hon van vid att det varierade mellan olika företag mellan vilken typ av de använde.
– Det gäller att bli kompis med systemet så fort som möjligt och att skapa kontaktytor. För att gå runt som konsult på olika företag krävs också att man har hög stresströskel och klarar att snabbt bli inkastad i rollen. Det första uppdraget bör vara lite längre, för att man ska kunna komma in i rutinerna och få kontroll. Det som sedan till stor del avgör hur arbetsrollen kommer att se ut beror också på vilken typ av företag det är.
Trots att Ulrica är en social person som gillar utmaningar och trivdes med den omväxling konsultarbetet innebar valde hon förra året att tacka ja till en fast tjänst på Camfil.
– Jag började som konsult här och arbetade som renodlad VD- och styrelseassistent, säger Ulrica. Jag klickade fantastiskt bra med vd:n och styrelsen. Efter ett par månader kom frågan om jag kunde tänka mig att stanna kvar. Jag tackade ja, eftersom det är ett fantastiskt företag med en bra företagskultur. Det är det första privatägda svenska företag jag varit på som är internationellt. Här har jag även haft möjlighet att själv kunna utforma rollen som VD-assistent utifrån de behov som finns.
Ulricas tips!
Är du ny:
– ställ frågor inför olika arbetsuppgifter slipper du maila runt.
– lär dig datasystemet så fort som möjligt.
– skapa relationer till andra på jobbet och bygg nätverk.
– gör inte andras jobb. Vill någon ha hjälp säg istället: jag kan visa hur man gör.
Börjar du som konsult tänk på att:
– om du blir erbjuden ett jobb – läs på rollbeskrivningen ställ frågor till de som rekryterar.
– struktur och kommunikation är A och O i yrkesrollen.
– det kräver hög stresströskel och att man ska klara att snabbt bli inkastad i yrkesrollen.
– se till att det första uppdraget du tar är lite längre, för att kunna komma in i rutinerna och få kontroll.
– man behöver ha ett bra språkbruk både på svenska och engelska. Många företag och bolag har engelska som koncernspråk. Att bättra på affärsengelskan är aldrig fel.
– beroende på företag kan det finnas andra språkkrav. Det räcker inte med att hacka sig fram på ett språk. Du måste kunna läsa avtal och förstå vad det står.
Av: Karin Urbina Rutström
