Executive assistant till Novavax i Uppsala

Vi söker dig med några års erfarenhet från en roll som Executive Assistant på hög nivå i en snabbrörlig och internationell miljö, och gärna med bakgrund från Life Science. Dina tidigare erfarenheter har gjort dig trygg i rollen och du arbetar alltid lösningsorienterat med hög kvalitet gentemot företagets VD och ledning.

För att lyckas i rollen talar och skriver du svenska och engelska obehindrat och är en god kommunikatör. Du är en van användare av Officepaketet och har erfarenhet från att ta fram presentationer med hög kvalitet från PowerPoint.

Det är viktigt att du har erfarenhet av att arbeta med digitala plattformar för möten, information och kommunikation. Som person har du ett starkt engagemang och driv för att få saker gjorda och gör det med ett strukturerat arbetssätt och ett analytiskt sinne. Du har förmågan att förutse, prioritera, planera och möjliggöra både ditt eget och andras arbete.

Som Executive Assistant har du lätt för att nätverka inom organisationen och har alltid ett positivt och trevligt bemötande mot likväl kollegor som externa partners. För att axla rollen är det viktigt att du har hög integritet då du arbetar under ledningens högsta förtroende. Ingen arbetsuppgift är för liten för dig och du löser eventuella problem på ett prestigelöst och flexibelt sätt. Du är van vid att snabbt ta beslut och har inga problem med att ligga ”steget före” för att underlätta VDs och ledningens vardag. Vidare har du en positiv attityd, en hög grad av servicekänsla och bemöter alltid människor i din omgivning på ett professionellt och trevligt sätt.

Några av de arbetsuppgifter som kommer att ligga på ditt bord är:

• Förberedelser kring interna och externa möten; bokningar, kallelser, praktiskt genomförande, utvärderingar.
• Agera protokollförare på Ledningsgruppens möten.
• Sammanställa och följa upp ledningens att-göra lista.
• Hantera intern kommunikation via intern hemsida för Novavax AB samt SharePoint-sida mot Novavax Inc.
• Löpande administration för att avlasta VD och ledning såsom t.ex. göra research, skapa presentationer, sammanställa data, hantera och publicera interninformation, underhåll och uppföljning av kvalitetsdokumentation.
• Ansvara för ledningsgruppens resebokningar, tillhörande logistik och administration
• Administrativa ad hoc-uppgifter
• Koordinera och ta emot externa besökare till ledning och VD
• Avlasta övriga ledningsgruppen med administrativa uppgifter

Din ansökan vill vi ha så snart som möjligt, dock senast den 23/5. Då detta är en ny roll inom företaget så kommer det inledningsvis vara en konsulttjänst där du blir anställd av Randstad, för att senare, om alla parter är överens, bli anställd av Novavax.

För frågor, vänligen kontakta rekryteringskonsult Martin Winrow, 0725530792, [email protected]