Malin GranliVem är Malin Granli?
Malin har arbetat som Assistent/Office manager i ca 30 år i både stora och små bolag och även en del start-ups. Hon har även arbetat en hel del som interim. Att arbeta som interim tycker Malin har gett henne möjlighet att också känna efter om det är en arbetsgivare som hon skulle vilja bli anställd hos. Efter att ha jobbat i många olika branscher så har hon landat i att hon trivs bäst att arbeta i den privata sektorn och/eller i start-up bolag och få vara med från början. Bäst gillar hon att bara arbeta som EA till VD och är man i ett lite större bolag så har man oftast inte rollen som Office Manager.
Du har ju tidigare arbetat som Virtuell Assistent. Vad är skillnaden?
”Den egentliga skillnaden är ju att du alltid arbetar digitalt med kunden och att du oftast tar in flera kunder. Jag upplevde att mitt arbete blev mer effektivt och att det gick åt färre timmar då jag inte behöver lägga tid på att pendla eller vara på en fast plats, vilket passar mig då jag gärna arbetar själv”, berättar Malin. ”Behovet av en assistent ser ju olika ut och för en del behöver de inte mer än några timmar i veckan och då är det ju bra att kunna fylla på med flera kunder för att täcka de timmar jag behöver. Min ena kund jag hade träffade jag aldrig IRL. Vi hade avstämningar på telefon, mail och sms. I övrigt är det i stort sett ingen skillnad, förutom att man fakturerar från sitt eget bolag. Det funkar fint att jobba tätt ihop utan att ses”, fortsätter Malin.
Hur kan en dag ut se ut som Executive Assistant?
Ingen dag är den andra lik. I den anställning jag har i dag arbetar jag endast som Executive Assistant till VD, vilket innebär mycket koordinering av hans möteskalender att hitta så smarta och effektiva lösningar som möjligt för att effektivisera hans dag/vecka. Jag behöver sätta mig in i verksamheten då jag allt som ofta behöver fatta egna beslut om vilka möten och event han ska närvara på. Jag blir som en ”door keeper” där jag ofta får tacka nej till sådant som inte är relevant eller man inte har möjlighet att prioritera. Jag får verkligen jobba varje dag med det jag älskar och är bra på!
Till sist, har du några inspirations tips till andra som jobbar som assistenter och som kanske kan underlätta eller effektivisera deras vardag?
1, Var en problemlösare. Ligg tre steg före för att snabbt kunna ändra och planera om. Du behöver ständigt vara på ”tå” för att förutse vad som kan komma härnäst.
2, Våga fatta egna beslut. Lita på dig själv och din kompetens då du snabbt kanske behöver ta ett beslut om din chef inte finns tillgänglig. Gör det bästa du kan!
3, Gör luft i kalendern. Där det är möjligt, bokar jag numer alltid in 45 minuters möten i stället för 60 minuter samt digitala möten på 30 minuter. Då får du luft i kalendern både för dig själv och för din VD.
Av: Michelle Dandenell
