Flyg, hotell och en taxi till mötet. Så kunde affärsresan tidigare beskrivas. I dag är verkligheten betydligt mer komplex. Säkerhet, betalningar, hållbarhetsdata, resepolicy, AI, bokningssystem och resenärens välmående ska fungera tillsammans. Affärsresandet håller på att utvecklas till ett ekosystem – och för den som arbetar nära ledningen innebär det en ny typ av ansvar.

Affärsresandet fortsätter att växa. Global Business Travel Association, GBTA, räknar med att de globala utgifterna för affärsresor når rekordnivån 1,71 biljoner dollar under 2026. Samtidigt väntas omkring 1,84 miljarder affärsresor genomföras globalt. Men kostnaderna ökar betydligt snabbare än antalet resor: utgifterna väntas stiga med 7,2 procent medan antalet resor bara ökar omkring 1,3 procent.

Bakom siffrorna pågår en större förändring. Företag köper inte längre bara transporter och hotellnätter. De behöver få ett helt system runt resandet att fungera.

Från bokning till ekosystem

En affärsresa kan börja långt innan någon kliver på ett flyg eller tåg.

Resan ska godkännas. Biljetter och hotell ska bokas enligt företagets policy. Betalningen ska hanteras. Resenären kan behöva information om visum, säkerhetsläge eller förändrade resvägar. Under resan ska företaget kunna hjälpa till om något inträffar. Efteråt ska kvitton, kostnader och ibland klimatdata hamna i rätt system.

Samtidigt förväntar sig resenären att allt ska kännas ungefär lika enkelt som när en privat resa bokas i mobilen.

Det är här begreppet affärsresandets ekosystem blir relevant. Flygbolag, hotell, tågoperatörer, resebyråer och Travel Management Companies, bokningsplattformar, betalningslösningar, expense-system, säkerhetstjänster och företagens egna HR-, ekonomi- och hållbarhetssystem blir delar av samma kedja.

Och kedjan är inte alltid särskilt väl sammanfogad.

GBTA konstaterar i en studie från 2026 att fragmenterad data och ojämna resenärsupplevelser fortfarande är hinder för den sömlösa affärsresan. Samtidigt förändras distributionen av hotell och annat reseinnehåll och AI får en allt större roll.

AI flyttar in i bokningen

En av de största förändringarna sker inom tekniken.

AI används redan för bland annat rapportering, prognoser, kundservice och rekommendationer. Nu börjar tekniken även närma sig själva bokningen.

Det intressanta är att affärsresandet på vissa sätt kan vara särskilt lämpat för AI-agenter. Företagsresor styrs ofta av tydliga regler: budgetgränser, godkända hotell, reseklasser, leverantörsavtal och attestflöden. Det ger AI-system tydligare ramar för vilka beslut som får fattas.

Skift har under 2026 beskrivit hur aktörer inom managed travel börjat utveckla lösningar där AI inte bara hjälper resenären att söka utan också kan arbeta inom företagets policy och bokningsprocess.

Men utvecklingen skapar samtidigt en ny utmaning.

SAP Concurs globala undersökning 2026 visar att 72 procent av affärsresenärerna kan tänka sig att använda AI-verktyg som inte är godkända av arbetsgivaren.

Det innebär att företagets resepolicy framöver inte bara behöver tala om vad som får bokas, utan även vilka digitala verktyg som får användas för att boka det.

Säkerheten blir en del av reseupplevelsen

Geopolitisk oro och störningar i transportsystemet gör också säkerhetsfrågan mer central.

I SAP Concurs undersökning uppgav 67 procent av affärsresenärerna att de känner någon form av tveksamhet inför affärsresor under 2026. Bland orsakerna finns geopolitisk oro, förseningar och inställda avgångar samt frågor kring visum, immigration och digital identitet.

Samtidigt förändras synen på vem som bär ansvaret. 27 procent av resenärerna anser att arbetsgivaren har det största ansvaret för deras säkerhet under tjänsteresan, jämfört med 18 procent när en liknande fråga ställdes 2020.

Det gör så kallad duty of care till mer än en fråga för säkerhetsavdelningen.

Den som bokar eller koordinerar en ledningsgrupps resor behöver exempelvis veta hur resenärerna kontaktas vid en störning, vem som kan boka om resan, vilken information företaget har om var medarbetarna befinner sig och var gränsen går mellan säkerhet och personlig integritet.

Den sista frågan blir viktigare. I samma undersökning uppger 29 procent att realtidsövervakning av position och utgifter skulle minska deras förtroende för organisationens ledning.

Nästa steg: den nästan osynliga resan

Även själva flygplatsupplevelsen förändras.

International Air Transport Association, IATA, driver initiativet One ID, där digitala resehandlingar, identitetsplånböcker och biometrisk identifiering ska kunna minska behovet av återkommande dokumentkontroller under resan.

Under 2026 har IATA genomfört tester som enligt organisationen visar att digital identitet kan delas säkert före resan och att biometrisk verifiering kan ersätta manuella dokumentkontroller vid vissa kontaktpunkter. Mer än 50 flygbolag och över 40 flygplatser är involverade i pilotprojekt eller implementationer kopplade till One ID.

Visionen är i praktiken en resa där allt fler administrativa moment sker i bakgrunden.

Hållbarhet blir en datafråga

Ytterligare ett lager i ekosystemet är klimatdata.

För företag som vill följa och minska utsläppen från tjänsteresor räcker det inte längre med att veta hur mycket resandet kostar. Organisationen behöver kunna förstå vilka resor som genomförs, transportslag, sträckor och utsläpp.

BCD Travel pekar på att företag under 2026 möter ökade krav på tillförlitlig och transparent utsläppsdata och att reseprogram därför behöver koppla samman bokning, rapportering och klimatpåverkan.

EU regelverk kring hållbarhetsrapportering har samtidigt förändrats och förenklats under 2026, bland annat genom att färre företag omfattas av obligatorisk rapportering. Scope 3-utsläpp – indirekta utsläpp i värdekedjan där affärsresor kan ingå – är dock fortsatt en etablerad del av företagens klimatredovisning när de är relevanta.

Det gör reseinformationen värdefull långt utanför reseavdelningen.

Assistenten sitter mitt i systemet

För Executiveeffects läsare är utvecklingen särskilt intressant.

I många organisationer är det assistenten som befinner sig mitt mellan resenären och alla dessa system. Det är assistenten som känner chefens preferenser, vet vilka möten som är viktigast, förstår när flexibilitet är viktigare än lägsta pris och ofta blir den första personen som kontaktas när något går fel.

När affärsresandet blir mer komplext kan därför rollen förändras från resebokare till resekoordinator – och i vissa organisationer till strategisk rådgivare kring resandet.

Frågorna blir större än vilken avgång som passar bäst.

Behöver chefen verkligen resa? Vilken resa ger störst affärsvärde? Hur mycket marginal behövs mellan flyg och möte? Är destinationen säker? Vad säger resepolicyn? Hur påverkas kostnaden om biljetten behöver vara ombokningsbar? Finns det klimatmål att ta hänsyn till? Och vad händer om resan bryter samman klockan 22 på kvällen?

Det kräver en helhetssyn som ett enskilt bokningssystem har svårt att ersätta.

Resenärsupplevelsen blir en ledningsfråga

Samtidigt finns en paradox.

Affärsresandet har blivit mer komplicerat, men människor fortsätter att värdera det högt. I SAP Concurs undersökning säger 93 procent av affärsresenärerna att tjänsteresor på något sätt bidrar positivt till deras psykiska eller fysiska välbefinnande. 36 procent lyfter möjligheten till personliga möten med kollegor och kunder som en fördel. Samtidigt uppger 97 procent av de tillfrågade CFO att affärsresandet är viktigt för organisationens övergripande tillväxtstrategi.

Det är kanske där nästa fas i affärsresandet börjar.

Frågan är inte längre enbart hur företaget kan boka en resa så billigt och effektivt som möjligt. Frågan är hur hela resan – från beslutet att resa till kostnadsrapporten efter hemkomsten – kan fungera som ett sammanhängande system.

När bokning, betalning, säkerhet, hållbarhet, data och AI växer ihop blir affärsresan en del av företagets infrastruktur.

Och någon behöver fortfarande se till att allt fungerar för människan som faktiskt ska resa.

Källor

Global Business Travel Association (GBTA), 2026 Business Travel Index Annual Global Report and Forecast, augusti 2026. GBTA prognos för affärsresandet 2026

SAP Concur, 8th Annual Global Business Travel Survey, juni 2026. Undersökningen omfattar bland annat 3 300 affärsresenärer i 21 marknader, däribland Sverige. SAP Concur Global Business Travel Survey 2026

GBTA, forskning om teknik, managed travel och hotelldistribution, maj 2026. GBTA – Technology and the Perfect Business Trip

International Air Transport Association (IATA), One ID och tester av digital identitet och kontaktlösa resor. IATA One ID

BCD Travel, analys om hållbarhet och affärsresor 2026. BCD Travel – Sustainable Travel 2026

Europeiska unionens råd, förändringar av reglerna för hållbarhetsrapportering, februari 2026. EU råd – förändrade hållbarhetsregler 2026