Bild: ExecutiveeffectFör många medarbetare är Expense Management fortfarande synonymt med det som händer efter resan: fotografera kvittot, fylla i reseräkningen, ange kostnadsställe och vänta på godkännande.
Men det perspektivet håller på att förändras.
Swedish Business Travel Association, SBTA, lyfter Expense Management som en allt viktigare del av företagens Travel Management. När affärsresandet blir mer komplext handlar frågan inte längre bara om bokningar, avtal och resepolicy utan också om data, kontroll, compliance, hållbarhet och effektivitet genom hela flödet.
För den som arbetar som assistent, Executive Assistant eller på annat sätt ansvarar för företagets resor, möten och konferenser innebär utvecklingen att det finns anledning att titta betydligt längre än på priset vid själva bokningstillfället.
Från reseräkning till styrning
Expense Management kan förenklat beskrivas som hur organisationen hanterar, kontrollerar och analyserar medarbetarnas kostnader.
Det kan handla om flyg, tåg och hotell, men också taxi, hyrbil, måltider, representation, traktamenten, milersättning, företagskort och andra utlägg. Lägg därtill konferenser och möten, där kostnaderna ofta fördelas mellan flera leverantörer och kostnadsslag.
När informationen samlas går det att få en helt annan bild av vad företagets resande och möten faktiskt kostar.
Moderna system för Travel & Expense Management kopplar därför samman bokningar, företagskort, kvitton, utlägg och ekonomisystem. Syftet är bland annat att automatisera administrationen, öka efterlevnaden av företagets policy och skapa bättre beslutsunderlag.
Det är här Expense Management går från administration till affärsfråga.
Vet ni egentligen vad en konferens kostar?
En konferens kan exempelvis ha ett tydligt pris från anläggningen. Men den verkliga kostnaden kan vara betydligt mer utspridd.
Hotellrum kanske bokas separat. Några deltagare tar tåget, andra flyger. Taxi betalas med företagskort och ytterligare kostnader hamnar på privata kort för att senare redovisas som utlägg.
Om informationen ligger i olika system blir det svårt att se helheten.
Det gör också att organisationen riskerar att fatta beslut utifrån en ofullständig kostnadsbild. En konferensanläggning som ser billig ut vid inköpet behöver inte vara det mest kostnadseffektiva alternativet när resor, transporter, logi och övriga kostnader räknas in.
Här finns en viktig möjlighet för den som arbetar med företagets möten: att börja se total meeting cost snarare än enbart lokal- eller konferenspriset.
Data kan ge bättre förhandlingsläge
En annan fördel är möjligheten att använda företagets samlade inköpsdata.
Hur mycket köper organisationen egentligen från en viss hotellkedja? Hur många hotellnätter genererar verksamheten under ett år? Vilka flyg- och tågleverantörer används? Hur stora är taxikostnaderna? Och vilka leverantörer används återkommande för konferenser?
När den informationen blir synlig kan den användas i upphandlingar och förhandlingar.
SAP Concur beskriver exempelvis hur analys av rese- och utläggsdata kan användas för att identifiera kostnadsmönster och leverantörsrelationer. Data om utgifter som annars ligger utanför det ordinarie resesystemet kan dessutom ge en mer komplett bild och skapa bättre underlag för leverantörsförhandlingar.
Det innebär i praktiken att varje kvitto också kan vara en liten datapunkt i nästa förhandling.
En fråga om compliance
Men Expense Management handlar inte bara om att pressa kostnader.
När verksamheten har många resenärer, flera marknader, olika kostnadsställen, företagskort och lokala skatteregler ökar komplexiteten snabbt. SBTA pekar just på att manuella och fragmenterade processer blir otillräckliga när volymerna växer.
Tydliga processer kan dessutom göra det enklare att följa resepolicy och attestregler och upptäcka avvikande kostnader. Moderna lösningar kan exempelvis automatisera kontrollen mot företagets policy och flagga utgifter som avviker från reglerna.
Det handlar alltså både om kontroll och om att göra rätt från början.
Mindre administration för resenären
Det finns samtidigt en annan sida av utvecklingen som kanske är minst lika viktig: medarbetarupplevelsen.
En affärsresa kan vara smidig fram till dess att resenären kommer hem med ett antal kvitton, korttransaktioner och utlägg som ska sorteras.
Automatisering innebär att delar av den administrationen kan försvinna. Kvitton kan fångas digitalt, transaktioner kopplas till rätt utgift och information överföras till ekonomisystemet.
För organisationen handlar vinsten därför inte bara om kronor och ören. Den tid som chefer och medarbetare lägger på administration kring resor och utlägg är också en kostnad.
Assistenten sitter på en viktig del av pusslet
Här blir utvecklingen särskilt intressant för Executive Assistants och andra som organiserar resor och möten.
Den som bokar ledningens resor, planerar konferenser och samordnar större möten befinner sig ofta mitt i flödet mellan resenären, leverantörerna, inköp och ekonomi.
Det skapar en möjlighet att ta en mer strategisk roll.
I stället för att enbart fråga ”Vad kostar konferensen?” kan nästa fråga vara:
”Vad kostar hela mötet – och vad kan vi lära oss av den kostnaden?”
Samma perspektiv kan appliceras på affärsresandet. Om organisationen kan se var, hur och varför pengarna används blir det möjligt att upptäcka mönster, justera policyer och följa budgetar. Analysverktyg för Expense Management används redan för att jämföra utgifter mellan perioder, regioner, avdelningar och olika kostnadskategorier.
Fem frågor att ta med till nästa möte
För den som ansvarar för resor och konferenser kan det därför vara värt att tillsammans med ekonomi, inköp eller Travel Management undersöka:
- Har vi en samlad bild av företagets kostnader för resor, möten och konferenser?
- Hur mycket av kostnaderna ligger utanför våra ordinarie bokningskanaler?
- Kan vår data användas för bättre avtal med hotell, transportföretag och andra leverantörer?
- Hur mycket arbetstid lägger medarbetarna på kvitton, reseräkningar och attestering?
- Kan vi koppla samman bokning, betalning och Expense Management så att vi får bättre beslutsunderlag?
Expense Management låter kanske fortfarande som en fråga för ekonomiavdelningen.
Men när företag vill få bättre kontroll över kostnader, resande, möten och leverantörer blir området betydligt bredare än så. För den som organiserar företagets affärsresor och konferenser kan det bli ytterligare ett område där rollen går från praktisk samordning till strategiskt ansvar.
Det är inte längre bara frågan om hur resan bokas som är viktig – utan vad organisationen kan lära sig av allt som händer från bokning till slutredovisning.
