För 4-5 år sedan var jag på Ericsson och föreläste om möten och kommunikation. På frågestunden i slutet räckte en person upp handen och frågade om jag hade några tips för att få till bättre virtuella möten också. De satt i olidligt långa Lync-möten och ville ha hjälp. Jag skruvade på mig och försökte ducka frågan, för jag gillar nämligen inte digitala möten lika mycket som analoga. Jag har suttit i de där olidliga informationsmöten där någon röst mässar entonigt samtidigt som min skärm fyllts av lika olidliga slides. Jag gav ett halvhjärtat svar om att de borde korta ner tiden på sina möten och lämnade sedan byggnaden.
Två veckor senare träffade jag en HR-chef på Volvo. Jag trodde vi skulle prata om presentationsteknik, men det var avklarat på tre minuter. ”Visst får du uppdraget” sa hon och spände sedan ögonen i mig och fortsatte ”…men det vi verkligen vill ha är hjälp till alla chefer som har sin personal på olika kontor i olika länder och tidszoner. Kan du ta fram något där?”
Den här gången valde jag att inte backa utan bad om att få återkomma. Jag började intervjua experter och vanliga användare. Jag läste rapporter, böcker och studier. Jag reflekterade över när jag själv lyckades bra eller dåligt. Tillsammans med mötesevangelisten Micke Darmell skrev jag sedan boken Virtuella möten som strax senare också blev översatt till engelska (med den ospännande titeln Virtual meetings)
Det jag fann var följande: Analoga möten äger! De är oslagbara. Men – och det är ett viktigt ”men” – det finns en mängd fördelar med virtuella möten som vi kan dra nytta av. Här kommer därför sju fördelar med virtuella möten, sex av dem är hämtade från boken och det sjunde är direkt kopplat till Corona-viruset som jag inte hade en tanke på när vi skrev boken:
1. Vi sparar på MILJÖN genom att inte resa och därmed vräka ut koldioxid och olika gifter i vår natur.
2. Vi sparar TID. Tänk dig om du ska resa i två timmar, eller varför inte en hel dag, för att gå på ett möte som varar i 30 minuter…
3. Vi sparar PENGAR på resor.
4. Vi blir mer PRODUKTIVA. Kanske inte alltid i just det mötet, men i det större perspektivet får vi mer gjort. Studier har visat på detta. Flitiga användare av videomöten upplever sig mycket mer produktiva, serviceinriktade, konkurrenskraftiga och bidrar till organisationens miljömål.
5. Vi kan AGERA SNABBT. Har vi en krissituation kan vi inte alltid vänta på att alla reser till en plats. Virtuella möten går snabbare. Samma sak med korta avstämningsmöten. Lycka till med dina distansmöten!
6. RÄTT FOLK kan delta. Virtuella organisationer kan använda de skarpaste hjärnorna oavsett var de bor.
7. Vi SMITTAR INTE varandra. Visst finns det virus i den digitala miljön men de stannar i din dator och landar inte i din kropp.
Det finns en hel hög med nackdelar också. Allt från teknikstrul, koncentrationssvårigheter, empati-tapp osv. men det kan du läsa mer om, om du följer mig på LinkedIn
Boken Virtuella möten köper du för bara 80 spänn på Adlibris.
Lycka till med dina distansmöten
//Antoni Lacinai
Antoni Lacinai är en av Sveriges populäraste föreläsare och moderatorer, och vurmar framför allt för analog kommunikation och det mänskliga mötet, och längtar till vi kan träffas igen på det sätt vi är menade att träffas; runt lägerelden.
