Kalla till stämma
Kallelsen till stämman kan skickas ut på vanligt sätt även om själva stämman genomförs på distans. Vi rekommenderar att använda Trippus inbjudningsmodul där det blir enkelt att följa upp vilka som har tackat ja respektive tackat nej till att deltaga. Kom ihåg att kontrollera stadgarna så att inbjudan via e-post tillåts, och se till att skicka ut kallelsen i så god tid som stadgarna kräver.
Anmälan till stämman
Även anmälan till stämman på distans kan hanteras på samma sätt som inför en fysisk stämma. Men när en stämma ska genomföras med digitala verktyg så kan det kännas logiskt att även använda en webbaserad tjänst för att ta emot anmälningarna. Genom att använda Trippus för anmälningshanteringen så säkerställs korrekta kontaktuppgifter, något som blir helt avgörande för att få momenten under stämman att fungera. Många organisationer har dessutom olika kategorier av deltagare på sina stämmor där exempelvis bara vissa har rösträtt. Dessa olika deltagarkategorier blir mycket enklare att hantera via ett digitalt verktyg.
Närvaroregistrering och röstlängd
Närvaroregistreringen vid en stämma är avgörande för att få fram en korrekt röstlängd. Vid en stämma som genomförs fysiskt är det enkelt att pricka av varje deltagare när de anländer, endera manuellt mot en lista eller digitalt via inskanning av biljett eller namnskylt. När våra stämmodeltagare deltar på distans får vi hitta andra sätt att sköta närvaroregistreringen. Här rekommenderar vi att skicka ut ett SMS med en personlig länk till varje deltagare där de aktivt får gå in och markera sig själva som närvarande. Enkelt att förstå för deltagaren, och för arrangören säkerställer det att de som har anmält sig också faktiskt deltar.
Att begära ordet
Vid en stämma på distans blir det viktigt att från start ha tydliga spelregler om hur deltagarna ska begära ordet, i de fall de vill yttra sig under stämman. Vid mindre stämmor kan det fungera att varje deltagare får prata rakt ut, men vid större deltagarantal rekommenderar vi att deltagarna i början av stämman får meddela när de vill ha ordet och till vilka punkter på dagordningen. Detta görs med fördel i Trippus omröstningsverktyg.
Omröstning
Omröstning via handuppräckning som vi ofta ser vid fysiska stämmor fungerar inte på distans. Här får vi istället använda digitala verktyg för att varje deltagare ska kunna avge sina röster för respektive punkt på dagordningen. Via Trippus omröstningsverktyg får deltagarna avge sina röster digitalt. Vi rekommenderar ett flöde där mötesordföranden vid varje punkt på dagordningen:
- Presenterar punkten på dagordningen
- Ber deltagarna att avge sina röster
- När alla (eller tillräckligt många, beroende på organisationens stadgar) har avgett sina röster, visas resultatet av omröstningen på den skärm som delas med deltagarna.
Precis som vid en stämma som hålls fysiskt kan det förstås dyka upp frågor som inte finns med på dagordningen. Dessa frågor kan då snabbt läggas upp i Trippus omröstningsverktyg och skickas ut till deltagarna för att rösta även om dessa. Resultatet av omröstningen kan även i dessa fall visas för alla deltagare via den delade skärmen.
Hantering av tekniken
Även om det går smidigt att genomföra stämma på distans och evenemang på distans så innebär ändå tekniken ytterligare en faktor att ta hänsyn till. De handgrepp som ska göras av arrangören är ofta inte tekniskt svåra i sig, men i kombination med allt annat som dyker upp vid genomförandet kan det vara skönt att ha någon på plats som tar ansvar för tekniken. Därför erbjuder Trippus alltid den här tjänsten i kombination med en eller flera personer på plats (eller på distans!) vid genomförandet.
