Ny studie visar att chefer vill ha möten på kontoret medan medarbetarna vill fortsätta jobba digitalt när restriktionerna efter Coronapandemin lättar. Här får du nya fakta om hur mötesvanor nu har förändrats, hur svenska tjänstepersoner ser på sina framtida möten och hur hybridmöten kan bli det nya normala.

Den senaste tiden har många vant sig vid att jobba hemifrån och digitala möten har blivit det nya normala. En ny studie från Mötesutveckling Sverige visar att svenska tjänstepersoner i genomsnitt har 1,4 fler möten per vecka nu än för tre år sedan och chefer ännu fler. Det som tidigare kunde klaras av vid kaffemaskinen behöver idag planeras in. Frågan är hur det blir när nuvarande rekommendationer om hemmajobb på grund av Covid-19 hävs?

Många möten börjar i tid men slutar sent

Fler möten börjar och slutar i tid nu jämfört med innan pandemin. Men trots att det har skett en förbättring är det inte ens hälften av alla möten som slutar i tid. Studien från Mötesutveckling tar också hål på myten att digitala möten skulle vara mindre effektiva – möten upplevs ungefär lika effektiva nu, när möten är digitala, som i en motsvarande studie för tre år sedan. Det betyder inte att allt är bra. Nästan 60 procent upplever att max hälften av deras möten är effektiva.

– Många verkar ha släppt ansvaret för sin kalender och tackar ja till möten utan att fråga efter syfte. Det är också alldeles för många personer med på mötena och det är inte många som vågar fråga efter varför de förväntas vara med på ännu ett möte säger Fredrik Bauer, initiativtagare till studien, och fortsätter De flesta som leder möten har ingen utbildning för det. Samtidigt har digitala möten och hybridmöten gjort att det är ännu viktigare med en kompetent och tydlig mötesledare.

Chefer vill att möten ska vara fysiska

Majoriteten av alla möten idag är digitala, men det finns stora skillnader mellan chefer och medarbetare. I Mötesutvecklings undersökning svarar bara 37 procent av cheferna att alla eller nästan alla av deras möten är digitala jämfört med 61 procent för icke-chefer.

Vad händer när vi kan börja ses fysiskt igen då? Ingen vet säkert men den här studien pekar åt samma håll som andra undersökningar och vi kan vänta oss en större mix av fysiska och digitala möten. Chefer menar dock att det är mycket viktigare att alla är på samma plats för mötet än vad icke chefer anser. Det gäller oavsett vad det är för typ av möte, med undantag för kreativa möten i mindre grupp och sociala aktiviteter. Då är alla överens om att det är bäst att ses fysiskt på samma plats.

– Företag och organisationer behöver bli tydliga med sina förväntningar framåt. Ett sätt är att inventera vilka möten man ska ha och styra sina arbetssätt efter det sade Lena Lid Falkman, vid Handelshögskolan i Stockholm och Karlstads universitet under eventet Morgondagens möten i juni. Amanda Falck från Sveriges HR förening beskrev på samma event hur många chefer och ledare idag kan uppleva brist på kontroll och kan känna sig mer isolerade när de inte ser sina medarbetare på samma sätt. Frågan är hur chefernas uppfattning kommer att påverka interna mötespolicys och arbetssätt när hemmajobbande inte längre är ett krav.

Hybridmöten – det nya normala?

54 procent tror att minst hälften av deras möten kommer att genomföras med några personer fysiskt på samma plats och att andra deltar digitalt på samma möte enligt studien från Mötesutveckling.

– Många ser problem med hybridmöten och visst finns det stora utmaningar. Jag ser verkligen fram emot när vi kan mötas på ett mer normalt sätt men hoppas nu att syfte och innehåll ska få stå i centrum. Ibland är det perfekt med ett digitalt möte, andra gånger behövs ett fysiskt möte och ibland hybridlösningar sammanfattar Fredrik Bauer, Mötesutveckling Sverige AB

Fem nycklar till ett lyckat hybridmöte

Välj format utifrån syfte

Är hybrid rätt? Våga välja format för mötet beroende på vad ni vill uppnå och antal deltagare. Ett bra genomfört digitalt möte eller flera fysiska möten med olika syften är bättre än ett dåligt hybridmöte.

Tänk digitalt

Det funkar inte att använda post-itlappar i konferensrummet medan distansdeltagarna knappt kan göra sin röst hörd. Välj digitala lösningar för diskussion och dokumentation.

Var tydlig

Välj enkla lösningar, testa själv tekniken och förklara på ett inkluderande sätt. Ingen blir irriterad om du ger tydliga instruktioner men många känner sig utanför om de vare sig förstår eller har någon att fråga.

Planera mera

Planera ett upplägg som engagerar och involverar. Håll ditt möte kort, aktivt och planera noga även för en B-plan om något strular.

Utse rätt mötesledare

Att hantera deltagare både digitalt och fysiskt är en utmaning. Vem klarar det? Är ni många kan ni behöva två mötesledare – en för det fysiska rummet och en för det digitala.

Fem nycklar till ett effektivt möte

Oavsett om det är ett fysiskt möte, digitalt möte eller hybridmöte finns det fem gyllene nycklar till ett effektivt möte, som sammanfattas i akronymen SURFA, enligt Fredrik Bauer från Mötesutveckling Sverige och baserar detta på deras undersökningar 2019 och 2021.

Struktur – Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om?

Underlag – För att alla ska kunna förbereda sig krävs besluts- eller förberedelsematerial.

Rätt personer – Bjud in de som berörs av frågorna. Andra kollegor kan göra annat!

Fokus – Se till att alla blir involverade i diskussioner och inte håller på med annat.

Avslut – Vilka är slutsatserna av mötet? Vem ska göra vad till när?

Om studien:

Mer information om studien som genomfördes på 505 heltidsanställda i tjänstepersoner i privat och offentlig sektor på arbetsplatser med minst 26 medarbetare under perioden 11–20 maj 2021 finns i rapporten Nya mötesvanor efter Corona, på https://motesutveckling.se

Om initiativtagaren:

Fredrik Bauer vill rädda världen från trista och ineffektiva möten. Han driver bolaget Mötesutveckling Sverige AB och är initiativtagare till studien. Genom att ta reda på fakta om mötesvanor och sprida kunskap om effektiva möten vill han skapa förutsättningar för fler effektiva möten med aktiva deltagare. Mer information på: https://motesutveckling.se

Morgondagens möten:

Det digitala eventet Morgondagens möten där bland annat Lena Lid Falkman och Amanda Falck medverkade genomfördes 23 juni 2021 och finns att se i efterhand via https://jirango.com/cms/register/tc?lang=swe.

Efter registrering får du direkt tillgång till eventets tre delar:

Block 1: Morgondagens konferenser och events – vad krävs?

Block 2: Möteskultur för både fysiska och digitala möten – hur lyckas?

Block 3: Teknik som funkar oavsett möte – vad behövs?