Det bästa eller sämsta från två världar?
Att genomföra möten med en eller flera deltagare i samma rum och en eller flera digitala deltagare håller på att bli vardag. Den mötesstudie som jag själv initierat visar att ungefär hälften av alla möten är hybridmöten och andra studier visar på liknande siffror. Att arrangera ett riktigt bra hybridmöte är en utmaning. Att ha rätt teknik på plats kräver en rejäl budet och att få allt att klaffa under genomförandet kräver rätt planering. Risken är stor att den som ska bjuda in till konferensen eller eventet vill ha de bästa från både det digitala och det fysiska men varken har budget eller tiden för att lyckas. Då slutar det i stället med det sämsta från båda världar.
Luft i schemat IRL
Att samla människor på samma fysiska plats passar bäst när syftet är att bygga gemenskap, stärka teamet eller vara kreativa tillsammans. Just detta har många saknat under pandemin och under ett fysiskt event handlar det om att utgå från dessa element. Hjälp din uppdragsgivare eller kund genom att planera ett program med mycket tid för sociala aktiviteter och mycket luft i schemat. Utrymme för att skapa de informella mötena som gör verklig skillnad. Allt detta som hittills inte alls uppstår i det digitala mötet. Jämfört med om ni skulle arrangera ett hybridmöte finns dessutom budget att använda till inspiration, rörelse och aktivitet i stället för teknik.
Högre förväntningar digitalt
Det digitala mötet är överlägset bäst när deltagarna finns på olika platser. Många har blivit vana vid det här formatet och har allt större förväntningar. Här behöver du som eventarrangör eller ledningsassistent hjälpa till att tänka nytt. Vid det här laget vet alla att digitala möten behöver vara kortare, mer direkt och engagera för att nå genom skärmen. Vi är trötta på att bara se folk i en studio eller titta in i VDs sovrum. Baserat på syftet gäller det att överraska och utmana för att skapa ett möte som berör och engagerar. Lyckas ni inte får ni räkna med att mötesdeltagarna använder tiden till annat samtidigt som de är inloggade på mötet.
Hybridmöte ≠ Sändning
Hybridmöten passar bra när ni ska koppla ihop flera olika mötesrum eller när ett fåtal personer inte ska eller kan resa. För att ett hybridmöte ska bli riktigt bra behöver det planeras noga. Börja med att utgå från de lärdomar som ni redan har gjort det senaste året. Vad har fungerat bra och vad behöver justeras?
Ett vanligt antagande är att hybridmöten är detsamma som att ”sända” från ett rum till alla andra. Att vi likt ett TV-program har publik i en studio som har tränat på att klappa vid rätt tidpunkt men att samla exempelvis ledningen eller alla på HK i ett rum och låta alla andra vara med digitalt är knappast ett hybridmöte.
Utmaningen kommer när du på allvar vill skapa dialog och engagemang med ALLA som är på med på mötet. Mötets kärna kan alltså lika gärna vara i det digitala. Som utbildare är det numera inte ovanligt att jag är med digitalt men många av deltagarna sitter i samma rum. Med rätt möblering och teknik funkar det utmärkt.
Under ett bra hybridmöte växlar fokus mellan det som sker i något av de fysiska rummen och det som sker helt digitalt. Alla har samma förutsättningar att vara aktiva i mötet och ni har full koll på tekniken.
Utgå från syftet
Alla bra möten, konferenser och events har ett tydligt syfte. För dig som hjälper andra att skapa bra möten har du alltid behövt hjälpa din uppdragsgivare med att tydliggöra varför mötet ska äga rum och vad de vill uppnå. Detsamma gäller nu. Det som är nytt är att du också behöver hjälpa arrangören att förstå fördelarna och nackdelarna med respektive format. Och sen bestämma er för fysiskt, digitalt eller hybrid. Vill du ha det bästa från det digitala och det fysiska eller få det sämsta från båda världar? Det handlar om att våga välja!
Av Fredrik Bauer, Mötesutveckling Sverige
Fler tips och information om mötesstudien finns på https://motesutveckling.se
