Executive Assistant-rollen år 2025. Bild GrokVi på Executiveeffect har gjort en omfattande sammanställning över nio trender som påverkar rollen – från tekniksprång och nya arbetssätt till ett utökat strategiskt ansvar – vilket innebär att den moderna EA:n behöver vara mer mångsidig än någonsin. För den som anammar utvecklingen finns stora möjligheter att växa med uppgiften. Rollen går en spännande framtid till mötes, där Executive Assistants fortsätter kliva fram som nyckelpersoner i sina organisationer.
1. Teknik – AI och automatisering i assistentens vardag
Teknikrevolutionen märks tydligt i Executive Assistantens arbetsdag. Uppgifter som mötesbokning, reseplanering och kalenderhantering kan idag till stor del automatiseras med smarta verktyg. AI-baserade schemaläggare och digitala assistenter fungerar som assistentens bästa vän och tar över repetitiva administrativa moment. Det här frigör tid som istället kan läggas på mer kvalificerade uppgifter. Till exempel kan en AI-assistent automatiskt föreslå mötestider, skicka ut påminnelser och till och med svara på enkla mejl, vilket gör att den mänskliga assistenten kan fokusera på komplexare problem. Tekniken utvecklas snabbt – från smarta kalenderappar till röststyrda hjälpredor – och Executive Assistants förväntas ligga i framkant. Att vara bekväm med nya digitala verktyg och att kontinuerligt lära sig dem har blivit en nödvändig del av jobbet. Denna trend förändrar vardagen genom att förvandla traditionella rutingöromål till högautomatiserade processer, där assistenten istället övervakar och finjusterar snarare än utför varje litet moment manuellt. Resultatet blir en effektivare arbetsdag, men också ett behov av ständig kompetensutveckling för att hänga med i teknikutvecklingen.
2. Nya kommunikationsvanor – från e-post till Slack och Teams
Den klassiska inkorgen är inte längre navet för all kommunikation. Moderna samarbetsplattformar som Slack och Microsoft Teams har tagit en central plats i många företag, och Executive Assistants behöver anpassa sig till denna förändring. I stället för att skicka formella mejl fram och tillbaka sker mycket av dialogen nu i chattkanaler och snabbmeddelanden. En undersökning visar att över hälften av anställda (51 %) föredrar realtidsmeddelanden i appar som Teams och Slack framför e-post. För en EA innebär det att hålla koll på otaliga kanaler, trådar och @-omnämnanden – ofta i flera olika verktyg parallellt. Kommunikationsstilen har också blivit mer informell och snabb; man förväntas svara direkt på frågor och uppdateringar som dyker upp under arbetsdagen. Det här ställer krav på att kunna växla tonläge mellan snabba chattar och mer formella mejl eller dokument när situationen kräver. Dessutom måste Executive Assistants ofta agera kommunikationshubbar som ser till att rätt information når rätt personer vid rätt tid. Att bemästra nya kommunikationsvanor och verktyg har blivit en självklar del av vardagen, och förmågan att filtrera och prioritera i informationsflödet är viktigare än någonsin.
3. Projektledning och självständiga beslut
Dagens Executive Assistant kliver ofta in i en projektledarroll och förväntas driva egna initiativ. Rollen handlar inte längre enbart om att assistera passivt – nu ingår att leda projekt, samordna team och fatta beslut när chefen inte kan vara närvarande. I praktiken kan det betyda att en assistent projektleder en intern konferens, implementerar ett nytt administrativt system eller koordinerar en omorganisationens praktiska detaljer. Kraven på självständigt beslutsfattande har ökat. Chefer förlitar sig på att deras assistenter kan lösa problem ad hoc och ta kloka beslut i stunden utan att alltid behöva förankra allt i förväg. Detta skifte beror delvis på att ledare idag har bredare ansvarsområden och ett högre tempo – de behöver en ’högerhand’ som kan avlasta mer än tidigare. För Executive Assistantens del innebär trenden att vardagen fylls av fler strategiska diskussioner och att man ofta får mandat att driva frågor framåt. Planeringsmöten, budgetuppföljning och riskbedömningar kan nu vara en naturlig del av assistentens vecka. Den som trivs med ansvar och att ta egna initiativ ser denna trend som en möjlighet att växa, medan det för andra kan kännas som en brant utvecklingskurva. Klart är att projektledningsförmåga, proaktivitet och beslutsamhet nu har blivit nyckelkompetenser i yrket.
4. Fler hybridmöten kräver digital kompetens
Under de senaste åren har hybridmöten – där vissa deltagare sitter på plats och andra deltar via video – blivit vardag. Executive Assistants får ofta rollen att organisera dessa möten och se till att tekniken fungerar för alla. Det innebär nya utmaningar: man måste behärska videokonferensverktyg, testa ljud och bild i förväg, samt kanske vara “Zoom-värd” under mötet och hantera presentationer eller deltagarfrågor i chatten. En positiv effekt av trenden är att assistenter blir allt mer bekväma med digital mötesteknik och utvecklar en spetskompetens i att skapa effektiva virtuella möten. Flexibla arbetsmodeller och hybrida lösningar väntas dessutom förfinas ytterligare framåt, vilket ställer krav på att kunna arbeta effektivt oavsett om man sitter på kontoret eller hemifrån. I praktiken kan en EA på morgonen förbereda ett fysiskt ledningsmöte i konferensrummet, för att efter lunch moderera ett globalt Teams-möte med kollegor i flera länder. Vardagen har blivit mer varierad geografiskt – kontoret sträcker sig numera ut i den digitala sfären. Denna trend gör att Executive Assistants behöver en hög digital kompetens och förmågan att snabbt lösa tekniska strul som kan uppstå med uppkopplingar och program. Att ständigt ligga steget före – ha plan B om videolänken strular, kunna stötta chefen med skärmdelning eller mutefunktion – har blivit en del av det dagliga arbetet i en hybridmötesvärld. Hybridmötenas intåg påverkar också etiketten och strukturen i möten. En Executive Assistant behöver se till att alla blir hörda, både de i rummet och de på länk, och kanske påminna om att ansluta externa deltagare eller spela in mötet vid behov. Det handlar om att skapa jämlika mötesupplevelser för samtliga deltagare. Många EAs har blivit experter på att hitta knep för att involvera den digitala publiken – till exempel genom att använda omröstningsverktyg eller virtuella whiteboards. Sammantaget har hybridmöten ökat assistentens synlighet och ansvar under möten: man är inte längre en tyst organisatör i bakgrunden, utan ofta den som aktivt faciliterar att mötet flyter på för alla. Detta är en trend som sannolikt består, då företag fortsätter att erbjuda flexibla arbetsformer och ser värdet i att kunna samla team både fysiskt och digitalt.
5. Arbete i internationella team
Globaliseringen av arbetslivet har nått assistentrollen. Idag kan en Executive Assistant mycket väl supportera en chef som har personal spridd över flera länder, eller själv ingå i ett assistentteam med kollegor i olika tidszoner. Arbete i internationella team ställer krav på språkkunskaper och kulturell förståelse. Engelska är ofta koncernspråk – i många platsannonser anges ”mycket god engelska” som en förutsättning. I det dagliga arbetet kan detta innebära att morgonen börjar med ett videomöte med kontoret i Asien, följt av att skicka ut en sammanfattning på engelska till ledningsgruppen, och avslutas med att koordinera ett event tillsammans med en kollega i USA. Förmågan att växla mellan språk och anpassa kommunikationen efter kulturella skillnader blir central. Till exempel kan mötesvanor, artighetsnivå och beslutsprocesser variera stort mellan olika länder – något en erfaren EA behöver navigera smidigt. Dessutom innebär internationella team ofta arbete utanför det vanliga 8–17-schemat. Tidsskillnader gör att man kanske ibland har sena kvällsmöten eller tidiga morgnavstämningar. Denna trend kan berika rollen – man får ett globalt perspektiv och möjlighet att knyta kontakter världen över. Samtidigt kräver det att Executive Assistants är extra strukturerade (för att hålla reda på olika helgdagar, tidszoner och resebestämmelser) och att de är känsliga för hur affärskulturen skiljer sig åt. Allt detta har blivit en naturlig del av vardagen när rollen sträcker sig över landsgränserna. Faktum är att utvecklingen av rollen öppnar möjligheten att sikta in sig särskilt på internationellt arbete för den som vill
6. Nya verktyg för produktivitet och tidshantering
I takt med att kraven ökar har marknaden exploderat av nya produktivitetsverktyg som ska hjälpa oss att arbeta smartare, inte hårdare. För Executive Assistants innebär det en ständig ström av appar och program att utvärdera och bemästra – från avancerade att-göra-listor och projekthantering (som Trello, Asana eller Notion) till tidshanteringsappar och digitala notisblock. Många assistenter använder idag molnbaserade samarbetsverktyg för att dela dokument, spåra ärenden och hålla koll på deadlines. Ett exempel är att mötesprotokoll kanske inte längre skrivs i Word och mailas runt, utan direkt författas i ett delat Google Docs där alla kan följa uppdateringarna i realtid. Även kalenderhanteringen får ett uppsving med smarta schemaläggningsverktyg som hittar mötestider åt alla. Denna trend förändrar vardagen genom att mycket av det manuella pusslandet ersätts av smart teknologi – men bara om assistenten aktivt tar till sig de nya verktygen. Kompetensutveckling blir ännu viktigare; de som håller sig nyfikna och snabbt lär sig nya system ligger steget före. I en typisk vecka kanske en EA behöver sätta sig in i en ny funktion i projektverktyget på måndagen, utvärdera en uppdatering av reseräkningssystemet på onsdagen och lära sig grunderna i företagets nya CRM-system på fredagen. Fördelen är att rätt verktyg kan kapa många minuter av monotont arbete – nackdelen är att tekniklandskapet ständigt förnyas, så lärandet tar aldrig slut. Executive Assistants blir i praktiken små systemexperter som ofta också får rycka in och hjälpa kollegor och chefer att använda verktygen rätt. Att anamma ett digitalt mindset och alltid söka effektivare lösningar har blivit en del av yrkesidentiteten.
7. Mer dataanalys och rapportering
Rollen utvecklas från ren administrativ service mot att ge mer analytiskt stöd. I många företag förväntas Executive Assistants idag kunna hantera siffror och data – kanske inte som en fullfjädrad analytiker, men åtminstone på ett grundläggande nivå. Det kan handla om att ta fram KPI-rapporter, sammanställa resultat från kundundersökningar eller göra enkla analyser av försäljningssiffror åt sin chef. Traditionella arbetsuppgifter som protokollskrivning har fått sällskap av att “sammanställa och analysera material till rapporter” . För assistenten innebär detta att Excel och dashboard-verktyg blivit lika viktiga som kalendern och e-posten. I vardagen kanske man lägger tid varje vecka på att uppdatera ledningens KPI-tavla, följa upp budgetutfall mot prognos eller visualisera data inför ett styrelsemöte. Datadrivet beslutsfattande genomsyrar många organisationer, och EAs bidrar genom att se till att beslutsunderlagen är korrekta och välpresenterade. Många har skaffat sig kunskaper i t.ex. pivot-tabeller, enklare statistik eller affärssystem för att hämta ut data. Detta är en stor förändring jämfört med för bara ett decennium sedan, då dylika uppgifter oftare låg på ekonomi- eller analysavdelningar. Trenden gör att Executive Assistants blir ännu mer värdefulla – de kombinerar överblicken över verksamheten (som de får genom sin nära kontakt med ledningen) med förmågan att dyka ner i detaljer när det behövs. Noggrannhet och konfidentialitet är förstås kritiskt, eftersom man ofta hanterar känsliga siffror. Sammanfattningsvis har inslaget av data och analys förstärkt rollen, och de som behärskar det har ett ess i rockärmen som strategisk resurs för företaget.
8. Gränslöst arbete och ständig tillgänglighet
Smartphones och uppkoppling har suddat ut linjen mellan arbete och fritid för många Executive Assistants. Chefen kanske förväntar sig att kunna nå sin assistent även utanför kontorstid – om inte uttryckligen, så åtminstone underförstått. Att alltid vara ett ping bort på mobilen kan kännas som en serviceplikt, särskilt i företag där tempot är högt. Många EAs kollar mejlen sent på kvällen, svarar på ett sms från chefen under helgen eller förbereder morgondagens möteshandlingar hemifrån soffan. Denna gränslöshet ger flexibilitet – man kan själv ibland gå tidigare och istället jobba lite senare hemma – men riskerar också att skapa stress. Arbetsmiljöforskare varnar: att ständigt vara tillgänglig för jobbet kan i längden orsaka ohälsa. Flera företag och offentliga arbetsgivare har börjat diskutera riktlinjer för att motverka “alltid på”-kulturen, till exempel genom policys för att inte skicka mail efter en viss tid. För Executive Assistants kan dock verkligheten vara att man är navet som alltid måste snurra, även om det är kväll. Trenden med gränslöst arbete innebär att många assistenter behöver sätta egna gränser och strategier för återhämtning: kanske stänga av jobbnotiser under semestern, ha en överenskommelse med chefen om vilka ärenden som kan vänta till morgonen, eller helt enkelt bli bättre på att säga nej när arbetsbördan blir orimlig. Samtidigt vittnar många om att just tillgängligheten är en del av yrkets natur – i utbyte får man ofta en närmare relation med ledningen och insyn i spännande skeenden i realtid. Det gäller att balansera på den tunna linjen mellan att vara proaktiv och pålitlig, och att inte bränna ut sig i processen. Gränslöst arbete är en trend som utmanar både individen och företagskulturen i stort.
9. Från administrativt stöd till strategisk partner
En av de mest omvälvande trenderna är hur Executive Assistant-rollen håller på att omdefinieras från administrativt stöd till strategisk partner. Det är inte längre bara kalenderpåminnelser och möteskaffe – många chefer ser idag sin assistent som ett bollplank i affärsbeslut och en förlängning av ledningsfunktionen. Supportrollen blir mer strategisk och assistenter är mer involverade i de större beslut som formar företagets utveckling.. I praktiken kan detta betyda att en EA sitter med i ledningsgruppsmöten, deltar aktivt i diskussioner och ger perspektiv från sin unika position som spindeln i nätet. Man har örat mot marken i organisationen och kan fånga upp stämningar, risker eller möjligheter som chefen kanske missar. När rollen tas till denna nivå fungerar Executive Assistanten som en rådgivare – någon som kan ifrågasätta, komma med idéer och driva egna förbättringsinitiativ för verksamheten. Det är en enorm förändring från bilden av “sekreteraren” för några generationer sedan. Denna utveckling märks också i jobbtitlar (vissa kallas nu Business Assistant eller liknande) och i rekryteringskrav som betonar affärsförståelse. Rollen har fått mer ansvar och mandat än tidigare, något som både är en möjlighet till karriärtillväxt och ett tecken på förtroendet assistenter har förvärvat. För många Executive Assistants är detta en välkommen trend – det ger en känsla av att verkligen bidra till företagets framgång på hög nivå. Samtidigt kräver det att man sätter sig in i affärsstrategier, håller sig informerad om omvärlden och vågar ta plats. Att gå från administrativt stöd till strategisk partner är kanske den tydligaste indikationen på hur dynamisk och anpassningsbar denna yrkesroll är. Executive Assistantens vardag må innehålla färre pappershögar och fler PowerPoint-presentationer nu för tiden, men i grund och botten handlar det om att vara den oumbärliga högerhand som både får vardagen att fungera och framtiden att formas.
