Har du någonsin testat ChatGPT och känt dig besviken på resultaten? Eller kanske du helt har vänt ryggen till AI-chatbots eftersom dina första försök inte levde upp till förväntningarna? Du är inte ensam. Men sanningen är att det inte är verktyget som sviker – det handlar om att förstå konsten att ställa rätt frågor.

Som Executive Assistant har du en hektisk vardag, full av olika uppgifter och ansvar. Det är därför AI kan vara en ovärderlig resurs, men bara om du vet hur du ska använda det rätt. I denna artikel delar vi på redaktionen med oss av våra tips, tricks och taktiker som hjälper dig att få ut det mesta av AI-chatbots som ChatGPT. Med rätt strategi kan du spara tid, öka produktiviteten och förbättra kvaliteten på ditt arbete.

Genom att bemästra konsten att skriva bra prompts kan du dramatiskt öka effektiviteten i ditt arbete som Executive Assistant. AI är inte här för att ersätta dig, utan för att hjälpa dig att bli ännu bättre på det du gör. Så ta till dig dessa tips, experimentera och iterera – och snart kommer du att spara timmar varje vecka genom att outsourca delar av ditt arbete till AI.

Vad är ett prompt?

För att förstå hur man använder AI effektivt, måste vi börja med grunderna. Ett prompt är den fråga eller instruktion du ger till en AI-chatbot för att få ett svar. Kvaliteten på ditt prompt avgör kvaliteten på svaret. Ju mer specifik och detaljerad din fråga är, desto bättre blir resultatet.

Hur kan AI hjälpa dig i din roll?

Som Executive Assistant kan AI vara en ovärderlig partner i många aspekter av ditt arbete. Här är några exempel på uppgifter du kan outsourca till AI-chatbots:

Skrivande och redigering: AI kan hjälpa dig att skapa utkast till rapporter, e-postmeddelanden och presentationer, samt ge feedback och förbättringsförslag på texter du redan skrivit.
Forskning och affärsintelligens: Be om hjälp med att sammanfatta tunga rapporter, förbereda mötesunderlag eller skapa briefingar inför externa möten.
Möten och evenemang: Låt AI hjälpa dig med att skriva mötesprotokoll, sammanfatta möten eller skapa projektplaner för företagets viktiga evenemang.

Tips för att skriva effektiva prompts

Här är några viktiga tips för att skriva bra prompts som ger dig de bästa resultaten:

Var specifik: Ju tydligare och mer detaljerad du är i din fråga, desto bättre blir svaret. Ange vilken roll du vill att AI ska anta, till exempel en erfaren jurist eller en marknadsföringsexpert, och specificera tonen och stilen du önskar.
Ta inte första svaret som slutgiltigt: Använd AI som ett utgångspunkt. Du kan förfina och justera svaret genom att fortsätta ställa frågor och ge feedback.
Bygg upp en prompt-mall: Om du lägger tid på att skapa bra prompts, spara dem i ett dokument så att du kan återanvända dem. Det sparar tid i framtiden.

Fallgropar att undvika

Det är lätt att göra misstag när man börjar använda AI. Här är några vanliga fel att undvika:

Att inte vara tillräckligt specifik: Ett vagt prompt ger ett vagt svar. Var noga med att inkludera alla detaljer och sammanhang som AI behöver för att ge ett relevant svar.
Förvänta dig färdiga resultat: AI är fantastiskt, men det kommer inte att ge dig 100 % färdiga resultat. Du behöver alltid göra en sista kontroll och justera svaret efter dina behov.
Negativa instruktioner: AI har svårt att förstå negationer. Istället för att säga ”Skriv inte formellt”, säg ”Skriv informellt.”

COIF-formeln: Din formel för bra prompts

För att säkerställa att dina prompts är omfattande och effektiva, använd COIF-formeln:

Context (Kontext): Ge bakgrundsinformation som är relevant för uppgiften.
Output (Utdata): Var tydlig med vad du förväntar dig att AI ska leverera.
Intent (Avsikt): Förklara syftet med uppgiften så att AI förstår vad du försöker uppnå.
Format (Format): Specificera vilket format du vill ha svaret i.

Begränsningar med AI

Även om AI är ett kraftfullt verktyg, finns det vissa begränsningar att vara medveten om:

Hallucinationer: Ibland kan AI ge svar som verkar trovärdiga men som är helt felaktiga. Det är viktigt att alltid faktakontrollera.
Datasekretess: Var försiktig med vilken information du delar med AI, särskilt personlig eller känslig information.
Begränsad minneskapacitet: AI kan bara hålla en viss mängd information i minnet under en konversation, så du kan behöva ge samma information igen om konversationen är lång.