Heléne ArvidssonVad innebär detta för ledarskapet, de chefer som ska hantera sina team och organisationer? En hel del är nog inte en underdrift, alla kontor och hemmamiljöer som ska anpassas och tekniska lösningar så behövs är några delar som behöver uppgraderas. Jag tror att den interna kommunikationen likväl sätts på prov i detta hybrida landskap och arbetssätt.
Här följer några tips för att hantera den interna kommunikationen.
- Ta fram en strategi för när, var och hur vi kommunicerar om vad?
De flesta organisationer vi arbetar med använder (fortfarande) möten, som är den viktigaste kommunikationskanalen, för att informera. Inte särskilt väl använd tid och framför allt inte givande för mötesdeltagarna. Vi har även inte mött många organisationer som 25 år senare bestämt vad man använder mejlen till för kommunikation.
Sedan dess har det ju minst sagt hänt en hel del, en mängd andra sätt att informera och kommunicera har tillkommit.
Om chefer och ledare inte är tydlig med hur den interna kommunikationen ska gå till så kommer varje medarbetare utgå från vad som passar den bäst. Konsekvensen för verksamheten är att det blir ineffektivt och skapar frustration. Denna otydlighet leder till mer mötestid än nödvändigt och fler mejl , chat etc än någon önskar. Några vinster med att införa en tydlig strategi för den interna kommunikationen är: Mindre tid i möten och på att läsa mejl etc. Med en bättre effekt på de interna mötena får vi en bättre social arbetsmiljö. Vi når de resultat vi vill åstadkomma snabbare och vi stärker teamet. Glöm inte bort att varje möte bara en miniatyr av organisationskulturen.
- Bestäm vilka informationskanaler ni har och vill använda. Skapa en struktur för den interna informationen. Vem bör ge information om vad och till vem? Vill ni använda filmer? Har ni teams-kanaler eller dylikt där ni kan förmedla information? Bestäm om ni vill att informationen ska ”signeras” som mottagen.
- För dialog kring om bestäm vad ni använder mejl till? Ett tips är att prata kring vilket ansvar ni anser att man har som sändare respektive mottagare av mejl? Är det ok att skicka mejl närsomhelst? Vad anser ni om CC och BC kultur?
- Upprätta en mötesstruktur där ni över ett år kartlägger vilka möten ni vill och bör ha. Spegla era möten så att de tydligt har en koppling med er affärs- eller verksamhetsplan. Bestäm vilka möten ni anser bör vara fysiska? digitala? hybrida? Var noga att definiera syfte & mål med mötet innan ni väljer deltagare, bestämmer om tid och frekvens.
I en nutid/framtid där flexibla arbetssätt, flexibla kontor och hybrida miljöer/möten så är min övertygelse är att vi som chefer och ledare behöver ta ansvar och tydliggöra hur den interna kommunikationen och samarbete ska se ut och hur och vart den äger rum. Jag tror detta är grundläggande för att vi ska få laget att vara i fokus och inte bara jaget.
För visst håller vi med om vad Eric Schmidt, dåvarande styrelseordförande på Google, svarade när han fick frågan på ett World Economic Forum för några år sedan:
-Vilket är det viktigaste attributet en anställd på Google behöver i framtiden?
Han svarade: -Att kunna arbeta i ett team är det viktigaste attributet vi vill att våra anställda ska ha.
Spot on tycker jag, för att kunna få team som presenterar på topp behöver vi ge dem rätt förutsättningar med en genomtänkt intern kommunikation och hur vi förväntas samarbeta. Annars hamnar vi dels i ett informationskaos och i en uppmärksamhetskris med fokus på fel saker.
Av: Heléne Arvidsson, vd gr8 meetings
