Nästan hälften av svenskarna har delvis arbetat hemifrån under 2020 och undersökningar visar att produktiviteten har varit oförändrad eller till och med högre. Men hur utformar vi den bästa arbetsplatsen när pandemin är över? Hur ser den bästa mixen av det gamla och nya ut?

Executiveeffect fick tips om att Eleonora Hjalmarsson Staunstrup, Executive Assistant till PostNords vd och koncernchef, tagit fram en studie som svar på frågan alla ställer sig just nu: Hur kommer arbetsplatsen se ut när vi kommer tillbaka efter pandemin och hur kommer vårt sätt att arbeta se ut? Nyfiket ringde vi upp Eleonora för att få veta mer.

Eleonora är utbildad inom bland annat kommunikation och hållbarhet och har arbetat 10 år som vd-assistent och även 10 år som chefsassistent inom kommunikatonsområdet. Hon sitter också i International Management Assistant Swedens styrelse.
CSR-frågor ligger henne varmt om hjärtat så när hennes chef, Annemarie Gardshol, bad henne ta fram underlag för hur PostNord ska utarbeta sin strategi för en attraktiv arbetsplats efter pandemin, resulterade det i en rapport på 30 sidor där hon studerat olika bolag som Spotify, Microsoft, McKinsey, Boston Consulting Group och Kairos Future.

Var det något som förvånade dig i det du fick fram i rapporten?

Det som kanske förvånade mig mest är inte själva innehållet, utan att så många verkar tänka att det ska bli som före pandemin. Att många företag inte reflekterar över det positiva som faktiskt kommit ut ur den här tiden med digitala möten och färre resor.

Alla längtar vi efter det normala och vi har ju tvingats förändra oss till det digitala samhället så fort, men alla som tittar på hur deras arbetsplatser och arbetsrutiner ska se ut i framtiden bör ställa sig frågan ”Varför behöver vi göra så?”. Hur kan vi skapa bästa mixen av det som var före pandemin och det nya?

Arbetsplatsen efter corona kommer få ett helt nytt syfte

Vi behöver fundera och diskutera hur vi vill ha vår arbetsplats efter corona, säger Eleonora. Vad vill vi behålla? Vad kan vi göra nytt? Vill vi gå tillbaka till hur det var före pandemin? I det nya arbetslivet är tid och plats för arbete viktigare än arbetstid och arbetsplats.

Flexibilitet och förtroende
De flesta av oss har saknat kontakten med våra kollegor under den här tiden och man ska inte underskatta energin vi får av andra människor. Samtidigt har många uppskattat flexibiliteten arbetet från hemmakontoret inneburit. Den ger förhoppningsvis bättre balans mellan arbete och privatliv, vilket i sin tur ger ökad motivation och bättre prestationer.

Viktigt är också ömsesidig tillit där du som medarbetare har förtroende för din chef och vet att denne litar på dig. Detta är avgörande för att skapa en framgångsrik organisation där medarbetare känner sig trygga och motiverade att göra ett bra jobb.

… men med tydlig vägledning
Efter dialog med medarbetarna är det en fördel att chefen bestämmer när medarbetarna ska arbeta hemifrån, menar Eleonora. Och är man nyanställd bör man vara på kontoret oftare för att lära känna sina nya kollegor och arbetsplats. Företaget bör besluta centralt vilka team som ska vara inne på kontoret vilka dagar, annars kommer det vara tomt på måndag och fredag, men överfullt mitt i veckan.

Morgondagens kontorslösningar måste locka
Framtidens kontor bör vara en kreativ mötesplats där du kan utbyta idéer och möta såväl kollegor som andra. Förutom det självklara i bra it-uppkoppling, ljus och ventilation är det viktigt att erbjuda både avskilda ytor som gemensamma kreativa ytor.
Att lägga in alternativa sätt att mötas på, som vi lärt oss under pandemin, som att till exempel ta promenadmöten är också viktigt.

Detta bör du ta ställning till
I sin studie har Eleonora tagit fram konkreta frågor du som arbetsgivare bör ställa dig om. Här ett urval:

Kontoret – Varför har vi kontor överhuvudtaget? Varför man ska komma in på kontoret? Vad ska ske på kontoret? Hur skapar vi en längtan till arbetsplatsen?

Digitalt – Finns det fördelar med att fortsätta ha digitala möten i stor utsträckning och hur ska detta gå till? Hur skapar vi inkludering mellan dem som arbetar från externa platser och de som är på kontoret?

Hemmakontoret – Hur håller vi medarbetarna engagerade när de arbetar på distans? Vilket ansvar behöver företaget ta för hemarbetsmiljön som ergonomi, IT‐säkerhet, vila och tydliga ramar.

Välmående – Hur kan vi skapa känslan av mångfald, inkludering, tillhörighet? Hur kan vi i tid fånga upp problem som kan uppstå för vissa medarbetare när de arbetar hemifrån?

Ledarskap – Vilken typ av ledarskap krävs och hur säkerställer vi kompetensen? Vilka krav ställs på företagskulturen?

Kommunikation – Kom ihåg att se över hur ni kommunicerar mellan chef och anställd och var tydlig.

”Never waste a good crisis”
Se till att genomföra medarbetarenkäter för att se vilka förändringar de anställda vill ha, hur förändringarna tas emot av de anställda och gör en riskanalys. Pandemin innebär att vi har möjlighet att skapa något bättre nu när vi börjar gå tillbaka till kontoren, säger Eleonora som avslutar med att citera Winston Churchill som sa ”Never waste a good crisis” och menade att en kris ska man dra nytta av.

Nyfiken på att ta del av hela studien? Välkommen att kontakta Eleonora Hjalmarsson Staunstrup via Linkedin.

Av: Sophia Loader, Executive Editor