Hållbarhet är en helhetsfilosofi som innefattar flera delar, vilket inte minst blir tydligt när man anordnar möten och konferenser. Social hållbarhet − med bland annat tillgänglighet och demokratisering som parametrar − är i dag minst lika viktiga som de miljömässiga aspekterna.
Simon Strandvik är hållbarhetsrådgivare och föreläsare. Här delar han med sig av sina bästa tips för att skapa mer hållbara möten och konferenser.
1. Minska pappret
Hur mycket pengar lägger ert företag på trycksaker som program, menyer, deltagarlistor och artiklar till möten och konferenser? Genom att samla all information i en app går det att spara stora summor på layout, tryck och distribution. Att reducera trädavverkning och CO2-utsläpp är andra viktiga aspekter av det hållbara mötet.
Ett papperslöst möte minskar också nedskräpning och städkostnader. Och när det gäller avfallshanteringen går det att göra positiva avtryck med små medel.
− Bara att erbjuda sopsortering på eventet visar att man tar miljöfrågan på allvar, säger Simon Strandvik. Jag brukar uppmana partners och utställare att vara restriktiva med informationsmaterial i pappersform, och istället använda digitala verktyg. Även giveaways och goodiebags måste vara genomtänkta. Genom att samla all information på ett enda ställe kan du som arrangör få bort många trycksaker samtidigt som du sparar tid och pengar.
2. Demokratisera mötet
Om man som företagsledning verkligen vill veta vad ens anställda tycker, eller om man som leverantör vill veta ens kunders egentliga åsikter, så har en öppen diskussion sina begränsningar − i synnerhet i ett stort sammanhang. Människor är ofta rädda för att ställa dumma frågor och anpassar sig omedvetet eller medvetet till vad man tror är accepterat i gruppen.
Genom att använda digitala verktyg för omröstningar kan detta problem elimineras. Med en mötes-app finns det två enkla sätt att få reda på faktiska åsikter samtidigt som de som normalt inte hörs får komma till tals på lika villkor:
A) Låta deltagare ställa anonyma frågor till scenen.
B) Göra omröstningar via appen istället för handuppräckning. Det ger andra och mer exakta resultat.
Ett exempel: I en branschorganisation hade styrelsen under lång tid försökt genomföra en viktig förändring, men som skulle kräva investeringar och höjda medlemsavgifter. Detta röstades ner i möte efter möte när de hade öppen diskussion utan sluten omröstning.
När man istället lät medlemmarna snabbt rösta i mötes-appen fick förslaget 80 procent bifall − den högljudda minoriteten som var emot kunde då inte styra beslutet. Tack vare appen kunde omröstningen avdramatiseras och blev enkel att genomföra.
3. Uppmuntra till samåkning
Det är lätt att glömma bort, men som arrangör har du ett ansvar för hur deltagare tar sig till mötet. Av alla mötets beståndsdelar är det transporter till och från evenemanget som har störst klimatpåverkan.
− Av de totala utsläppen för ett event står transporterna ofta för ungefär hälften, säger Simon Strandvik. Försök lägga mötet i anslutning till en bra knytpunkt och anpassa tiderna så att deltagarna gynnas av att åka kollektivt.
Med digitala verktyg kan kommunikationen kring hållbara alternativ bli tydligare, menar han.
− Med en event-app kan du underlätta för deltagarna att åka kommunalt genom att kommunicera tidtabeller och uppmuntra till samåkning. Se till att informera i god tid om tåg, kollektivtrafik och samåkningsappar – gärna redan i inbjudan.
4. Låt maten vara grön
Ofta minns vi tydligare vad vi åt under evenemanget snarare än vad vi faktiskt lärde oss. Inom mat finns det stor förbättringspotential för många arrangörer, särskilt om man vill ladda sitt varumärke med hållbarhet.
− Ett större fokus på mat innebär förstås lite högre kostnader, men jag är övertygad om att det är värt det, säger Simon Strandvik. Det är enkelt att satsa på vegetarisk, ekologisk och närproducerad mat med lägre CO2-utsläpp, så kan köttet vara specialkost istället. Maten kan vara en central del av arrangörens budskap. Och just det, skippa vatten på flaska!
5. Skapa tillgänglighet för alla
Man räknar med att ungefär en miljon personer i Sverige lider av någon form av funktionsvariation. Det räcker alltså inte att lokalen har en rullstolsramp för att uppnå tillgänglighet i bred bemärkelse.
− Naturligtvis är det grundläggande att se till så att det finns avsedda parkeringsplatser, hissar, ramper och så vidare för de som behöver det. Men det handlar också om att på ett bra sätt kunna bemöta de som har nedsatt syn eller hörsel, säger Simon Strandvik.
Tillgänglighet har förstås även en annan dimension. Det är viktigt att säkerställa att informationen från möten och konferenser tillgängliggörs, även till medarbetare som inte kan närvara. Genom att samla all information och kommunikation i en event-app kan mötets fysiska begränsningar suddas ut en aning. Dessutom kan dialogen fortsätta mellan arrangemangen.
För arrangörer som vill hantera information, kommunikation och interaktion på ett pappersfritt och hållbart sätt, är MeetApp ett utmärkt verktyg. Skräddarsy din egen event-app efter varumärkets färger och preferenser, så har samtliga deltagare ständigt uppdaterad event-information i fickan.
Simon Strandvik föreläser ofta om hållbara möten, och har byggt ett verktyg som heter Hållbart Evenemang. Där kan arrangörer gå igenom en checklista för att se vilka områden som kan förbättras.
