En bra vd-assistent har flera viktiga egenskaper. Dessa är bland annat:
- Kunskap om relevanta lagar, förordningar och förfaranden.
- Utmärkt organisationsförmåga.
- Förmåga att kommunicera effektivt med alla intressenter.
- Goda kunskaper i ekonomisk förvaltning.
- Hög grad av integritet.
- Förmåga att tänka strategiskt och lösa komplexa problem.
- Skicklighet i att förvalta resurser och personal.
Utnämningen av en vd-assistent åtnjuter stor respekt och ses som en nyckelfaktor för ett företags långsiktiga framgång, enligt Olayimika Phillips i en artikel i Business Day. Detta understryker ytterligare betydelsen av rollen.
En skicklig sekreterare kan vara till stor hjälp för ett företag. De kan spela en viktig roll i det administrativa arbetet i en organisation. Den här typen av medarbetare är experter på att föra register, hantera dokument och organisera evenemang. De kan ge mycket stöd till de andra medlemmarna i teamet.
Varför är sekreterarens roll så viktig?
En auktoriserad sekreterare måste ha ett brett spektrum av färdigheter för att kunna vara effektiv i sin roll, och arbetet påverkar många affärsområden. Dessa områden omfattar bland annat följande:
- Hjälpa styrelsen och ordföranden att förstå sina skyldigheter i enlighet med företagets regler och nationell lagstiftning.
- Att hjälpa ordföranden att se till att styrelsen arbetar effektivt.
- Förbättra kommunikationen mellan den verkställande ledningen, styrelsen och dess kommittéer.
- Övervaka introduktions- och utvecklingsprocesser.
- Håller koll på frågor om efterlevnad av regler och lagstiftning som utvecklas.
- Administrera styrelsemöten och bolagsstämmor, vilket inbegriper utarbetande av dagordningar samt upprättande och distribution av protokoll.
- Organisera grundläggande företagsdokument och register.
- Informera styrelsen om aktieägarnas åsikter
- Förse styrelsen och ordföranden med kunskap.
Dessa element är nödvändiga för att verksamheten ska fungera väl. Därför är styrelsens sekreterare numera jämförbar med en styrelsens konsult.
Sekreterarrollen kommer att bli allt viktigare i takt med att företagen ställs inför ett större antal bestämmelser, t.ex. EU:s direktiv om visselblåsning, som de måste ta itu med.
Kännetecken för en utmärkt vd-assistent
Fokusera på de små detaljerna
Vd-assistentenmåste se till att styrelseledamöterna arbetar inom ramen för företagets och regeringens regler och bestämmelser. Liksom ledningen kan sekreteraren ställas till svars för brott mot sina skyldigheter om de gör något som strider mot företagets större intressen. Det är därför av största vikt att de förstår varje aspekt av sin roll när det gäller efterlevnad.
Styrelsen ska utföra sina uppgifter på ett fullständigt och korrekt sätt. Dessutom måste sekreteraren upprätthålla en felfri nivå av kommunikation med aktieägarna när de gör deklarationer samt när de avslöjar detaljer som rör ägande och utdelning.
Att ta på sig flera uppgifter samtidigt och att vara en mångsidig person är båda värdefulla färdigheter.
Rollen som vd-assistent innebär en rad olika ansvarsområden och därmed krav på en rad olika färdigheter. Dessutom är det viktigt att de kan växla mellan olika uppgifter under arbetsdagen, vilket kräver kompetens i multitasking.
Sekreteraren måste kunna utvärdera varje dags uppgifter och avgöra vilka uppgifter som ska prioriteras. Det kan handla om allt från nya risker för efterlevnad till att organisera ett styrelsemöte, eller till och med att tillhandahålla personliga utvecklingsmöten för styrelseledamöter. Det är viktigt att sekreteraren slutför alla dessa uppgifter och samtidigt håller intressenterna informerade om framstegen.
Det är viktigt i dagens värld att utveckla sin kommunikationsförmåga. Det är viktigt att bli expert på att kommunicera för att lyckas. Att lära sig att effektivt förmedla budskap och idéer är nyckeln till att bygga meningsfulla relationer och uppnå önskade resultat.
Bli en skicklig kommunikatör
Vd-assistentn måste vara skicklig på att ta emot och förstå företagsinformation, och sedan kunna uttrycka den för andra människor utan att det uppstår förvirring. Detta gör sekreterarens roll till en mycket ansvarsfull roll.
Sekreteraren måste utveckla effektiva kontakter med styrelseledamöterna och ordföranden och erbjuda hjälp och vägledning. För att lyckas måste sekreteraren kunna förstå personen och situationen och ändra sin kommunikation därefter, vilket visar på både sympati och förståelse.
En vd-assistents externa roll kräver att de anpassar sitt tillvägagångssätt till de olika intressenterna som de har kontakt med. Till exempel bör deras samtal med en tillsynsmyndighet skilja sig från deras dialog med en ledande investerare. En framgångsrik vd-assistent har förståelse och förmåga att avgöra när han eller hon ska ändra sitt sätt att tala, oavsett om det gäller förhandlingar, auktoritära order, vänskapliga lösningar på konflikter eller någon annan typ av kommunikation.
Analysera noggrant
Som central kontaktpunkt med viktiga externa intressenter måste vd-assistentn ha analytisk förmåga att ta itu med och lösa eventuella konflikter. De måste kunna förstå frågorna, ta hänsyn till alla perspektiv och komma fram till en slutsats eller hänvisa frågan till lämplig part för att komma fram till en lösning som är tillfredsställande för alla parter.
När det gäller interna frågor sätts sekreterarens analytiska förmåga på prov. För att styrelsen ska kunna samarbeta effektivt måste sekreteraren utvärdera eventuella meningsskiljaktigheter och använda sitt omdöme för att komma fram till ett svar som bevarar en positiv arbetsatmosfär.
Att skapa planer i förväg är en viktig aspekt av framgång. Det är viktigt att ha en strategi för att nå sina mål. Att göra upp planer i förväg är ett utmärkt sätt att se till att de önskade resultaten uppnås.
Ta initiativ till att planera i förväg
Genom att vara en planerare tar man initiativ till att förbereda och planera för framtiden. Detta kan vara fördelaktigt i många aspekter av livet, från att hantera tiden till att se till att uppgifter utförs i tid och på ett effektivt sätt.
Vd-assistentenmåste kunna planera strategiskt för att effektivt kunna hantera de olika uppgifter och stressfaktorer som följer med rollen. Genom noggrann planering kan sekreteraren se till att mötena förbereds på rätt sätt, att intressenterna fullföljer sina åtaganden, att organisationen följer nödvändiga lagar och att aktieägarna registreras.
Vilka egenskaper skiljer utmärkta vd-assistent från övriga?
Man kan identifiera en bra vd-assistent genom att ta hänsyn till följande egenskaper:
Vanliga frågor
Vilka fördelar kan en sekreterare tillföra en organisation?
Styrelsen får ett mervärde genom att sekreteraren erbjuder strategisk rådgivning. De presenterar information och uppgifter som kan användas för att fatta beslut och garantera att företaget utvecklas på ett positivt sätt. Dessutom hjälper sekreteraren styrelsen att avvärja risker med regleringar och upprätthåller en dialog mellan styrelsen och aktieägarna.
Hur kan sekreterare hjälpa till att optimera hur möten hanteras?
Sekreteraren och ordföranden samarbetar för att skapa dagordningen för styrelsemötena, och sekreteraren spelar en viktig roll när det gäller att bestämma hur mötena ska se ut. Dessutom kan de föreslå användningen av verktyg som program för möteshantering som kan effektivisera mötesförfarandet.
Vilken utveckling har skett när det gäller vd-assistentens roll på senare tid?
Bolagssekreterarens arbete har utvecklats från en rent administrativ roll till att bli en rådgivare till styrelsen, som hanterar frågor om styrning och interagerar med externa parter som aktieägare och myndigheter.
Källor för vidare forskning
För dem som vill ha ytterligare forskning rekommenderas följande referenser.
Det är ett faktum att användningen av teknik i klassrummet har potential att bli ett kraftfullt verktyg för undervisning och lärande. Genom att införliva teknik i undervisningen kan lärare skapa en miljö där eleverna uppmuntras att utforska och upptäcka. Dessutom kan användningen av teknik bidra till att engagera eleverna och göra lärandet mer interaktivt och roligt.
